19 Tipps um die Produktivität in deinem Team zu steigern
Hast du manchmal den Eindruck dein Team könnte noch mehr aus sich rausholen? Oder sogar du aus dir selber? Oder hast du einfach gerade keine Lust mehr zu arbeiten und willst nur noch in den Urlaub fahren? Dann gönn es dir oder deinem Team! 51% aller untersuchten Teilnehmer sind produktiver nach dem Urlaub (Quelle & weitere Statistiken).
Montag? Oh je nicht schon wieder – denkst du dir auch? Können wir verstehen, der Produktivität geht es auch so. Mehreren Studien zu Folge ist Dienstag der produktivste Tag der Woche. Schwere Projekte von Montag auf Dienstag zu verschieben ist daher gar keine dumme Idee.
Diese und viele weitere Tipps haben wir in diesem Artikel für dich zusammengesucht. Der Artikel ist in 3 Teile aufgebaut, Organisatorische Produktivität, Produktivität in Meetings, und individuelle Produktivität.
Organisatorische Produktivität verbessern:
Hast du den Eindruck Kommunikation und Organisation von Projekten beansprucht zu viel deiner kostbaren Zeit? Dann vergewissere dich, dass du die folgenden Tipps befolgst:
- Setze klare Ziele
Beginn damit dir über die übergestellten Ziele Gedanken zu machen. Danach unterteile diese in kleinere Projekte und sei dir im Klaren darüber was dein Team maximal erreichen kann. Ziele sollten immer ambitioniert aber erreichbar gesetzt werden.
- Kommuniziere deine Erwartungshaltung
Einer der größten Fehler die du machen kannst, ist deinem Team nicht genau zu erklären was du von Ihnen erwartest. Unklarheiten führen zu Frustration, extra Arbeit und höheren Kosten.
- Vertraue deinem Team und gib ihnen Verantwortung
Vertrauen und Verantwortung in der Arbeit gibt Mitarbeiten Rückhalt und Motivation. Das Gefühl selbst für ein (Teil)Projekt verantwortlich zu sein steigert die Motivation und führt daher auch zu mehr Produktivität.
- Benutze gemeinsame Plattformen/Kalender
Die Benutzung von gemeinsamen Plattformen hat viele Vorteile.
Einerseits stellst du sicher, dass alle sich im Klaren sind welche Projekte bis wann erledigt werden müssen. Des Weiteren wissen deine Mitarbeiter, wer gerade an welchem Projekt arbeitet. Hinzu kommt auch das deine Mitarbeiter sehen wann du und der Rest des Teams verfügbar sind. Es gibt mehrere Projekt Management Methoden die solche gemeinsamen Plattformen fördern (z.B. Scrum oder Kanban).
- Benutze eine Projekt Management (PM) Software
87% aller Firmen die hohe Leistungen erbringen benutzen eine PM Software.
(Quelle & weitere Statistiken) Es gibt viele verschiedene PM Methoden die alle ihre Vor- und Nachteile haben. Manche davon eignen sich besser für IT- Projekte manche sind besser für Marketing Projekte. Die wichtigsten PM-Methoden und ihre Vor- und Nachteile findest du hier
- Regelmäßiges Feedback
Dieser Punkt ist wichtig um deinen Mitarbeitern deine Erwartungshaltung zu zeigen. Des Weiteren hilft regelmäßiges Feedback dabei, dass jeder Mitarbeiter weiß was erledigt ist und was noch gemacht/ überarbeitet werden muss.
- Halte Kommunikationskanäle stets offen
Die Kanäle helfen dir dabei deine Erwartungshaltung zu kommunizieren. Des Weiteren kannst du mit deinen Mitarbeitern über dringende Punkte diskutieren. Falls nötig kannst du das Team alarmieren, dass zum momentan Zeitpunkt mehr von Ihnen verlangt wird. Natürlich hilft es auch dabei Problem zu klären oder Unklarheiten zu überwinden.
- Genug Zeit für Pausen
Stelle deinem Team genug Ruhezeit zur Verfügung. Hiermit vermeidest du, dass deine Mitarbeiter sich nicht überarbeiten oder sich freinehmen weil sie ausgelaugt sind. Das kann dir auch dabei helfen wenn ein Projekt gerade dringend extra-Arbeit braucht. Deine Mitarbeiter sind zu viel mehr bereit wenn sie sich geschätzt fühlen und halbwegs ausgeruht sind.
Quelle: https://visual.ly/blog/10-infographics-to-help-your-productivity/
Produktivität in Meetings steigern:
96% aller Befragten haben zugegeben, dass sie schon mal ein Arbeitsmeeting verpasst haben. Ganze 39% haben sogar zugegeben während Meetings schon mal ein Nickerchen gemacht zu haben (Quelle & Statistiken).
Damit deine Meetings nicht auch so unproduktiv sind haben wir die folgenden Tipps für dich:
- Vorbereitung ist die halbe Miete
Du solltest dich immer auf Meetings vorbereiten, um nicht unnötig Zeit zu verschwenden. Sei dir im Klaren darüber welche Themen unbedingt auf der Agenda stehen sollen. Vermeide unnötige Themen, die du in einem kleineren Rahmen klären kannst. Damit wird die Zeit deiner Mitarbeiter auch nicht verschwendet. Schicke die Themen der Agenda auch an deine Kollegen, um sicherzustellen dass diese sich auch vorbereiten können.
- Kläre die Teilnehmerliste zuvor ab
Überleg dir vor den Meetings immer wer dabei sein muss und auf wen man verzichten kann. Durch unnötige Anwesenheit verlieren deine Kollegen nur ihre Zeit. Zu viele Teilnehmer wirken auch Kontraproduktiv, vor allem wenn sie keine Ahnung von dem Thema haben.
- Halte stehende Besprechungen
Über 90% aller befragten sagen das sie in Meetings Tagträumen (Quelle & Statistiken).
Das kommt meistens durch die Gemütlichkeit in Sitzungsstühlen. Stehende Besprechungen haben daher eine Reihe an Vorteilen. Sie fördern die Aufmerksamkeit und bringen mehr Energie in die Diskussion. Stehende Diskussionen führen meist zu schnelleren und qualitativ besseren Ergebnissen. Das wiederum spart deiner Firma Zeit und Geld.
Eine Methode bei der Stehende Meetings Standard sind ist Scrum. Bei dieser Projekt Management Methode trifft man sich auf einer wöchentlichen Basis um Projekte zu planen. Des Weiteren hält man kurze tägliche Meetings um Feedback zu bekommen und die nächsten Schritte zu besprechen.
- Erstelle klare Besprechungsregeln
Mobiltelefone können zum Beispiel in Besprechungen verboten werden welches Kollegen weniger ablenkt. Des Weiteren sollten klare Regeln bezüglich Pünktlichkeit erstellt werden um keine Zeit zu verschwenden.
Eine der nützlichsten Tools in diesem Bereich ist der Time-timer. Er ermöglicht es Zeit sinnvoll einzuteilen. Mehr dazu findest du hier:
- Übernimm eine Vorbildfunktion
Handele immer so wie du es von den anderen Teilnehmern erwarten würdest. Benehmen ist ansteckend – auch schlechtes. Daher solltest du dich immer von deiner besten Seite präsentieren. Sei höflich, aufmerksam, vorbereitet und energetisch um deine Kollegen in eine erfolgreiche Diskussion einzubinden.
- Erwarte Pünktlichkeit
Eines der größten Probleme bei Meetings ist die Pünktlichkeit. Pünktlich sein sollte man nicht nur aus Höflichkeit und Politesse. Man verschwendet die Zeit aller Anwesenden. Darüber hinaus ist die Zeit schwer wieder zurückzubekommen. Das bedeutet wenn auch nur 1 Team Mitglied zu spät kommt geraten alle in Stress und haben Probleme die Zeit wieder aufzuarbeiten.
Individuelle Produktivität verbessern:
Überarbeitung verringert Produktivität um ganze 68% (Quelle & Statistiken)! Daher ist ein organisierter Arbeitsbereich und regelmäßige Pausen von hoher Bedeutung. Weitere Tipps um deine Arbeit produktiver und stressfreier zu gestalten findest du in den folgenden Tipps:
- Erstelle to-do Listen & setze Prioritäten
To-do Listen helfen dir dabei nicht den Überblick zu verlieren. Vor allem wenn du viel zu tun hast helfen sie dir dabei kategorisch vorzugehen. Markiere dir die Aufgaben die zuerst erledigt werden müssen damit du nicht in Verzug gerätst. Eine Methode die dir dabei helfen kann ist die Eisenhower-Matrix.
- Verfolge und limitiere deine Zeit für Aufgaben
Dieser Punkt ist extrem wichtig um deine Arbeit schneller durchzuführen. Setze dir Ziele die du erreichen möchtest und dein innerer Ansporn wird gesteigert. Durch die Zeitmessungen kannst du auch deine Schnelligkeit messen und in Zukunft versuchen Aufgaben schneller zu bearbeiten. Eine bekannte Methode im Zeitmanagement ist die Pomodoro Technik. Mehr Infos dazu findest du hier
- Stelle Benachrichtigungen aus
Benachrichtigungen ziehen dich aus deiner momentanen Arbeit raus. Du verlierst durch sie wertvolle Konzentration und weißt am Ende nicht mehr wo du gerade warst. Nimm dir bestimmte Zeiten um deine Nachrichten oder E-Mails zu beantworten, so vermeidest du die Ablenkung. Es gibt dir trotzdem ein gutes Gewissen, weil du weißt du wirst dich zu einer anderen Zeit darum kümmern.
Auch hierzu gibt es nützlich Tools die Ablenkungen vermeiden sollen. Leechblock für Firefox und Stayfocused für Chrome ermöglichen es dir Zeit auf ablenkungsreichen Seiten einzuschränken.
- Fahr in die Arbeit
73% aller Befragten sagen sie arbeiten besser auf der Arbeit als von zu Hause aus. Geht dir das genauso? Dann fahr in die Arbeit! Dort wartet ein konzentrierteres Umfeld auf dich. Keine Ablenkung durch die Familie oder den Hund. Falls du aber doch von zu Hause arbeiten möchtest oder musst haben wir natürlich ein paar Empfehlungen parat damit du deine Arbeit trotzdem hinbekommst:
Für 10 Tipps zur Steigerung im Home Office hier klicken
- Bearbeite anstrengende Aufgaben zwischen 10h und 12h
In dieser Zeit ist der Normalbürger am produktivsten und konzentriertesten. Verschwende daher diese Zeit nicht damit E-Mails zu beantworten oder Kaffee trinken zu gehen. Das erleichtert dir auch den Rest des Tages, weil du die wichtigen Aufgaben ein großes Stück vorwärts bringst.
Zusatzinformation:
- Teamwork macht Mitarbeiter faul und demotiviert
- Top-Tools für mehr Produktivität im Team
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