12 Projekt Management Methoden um effektiver zu arbeiten

Wie? Es gibt mehr als eine Projekt Management Methode? Und die meisten davon sind für mein Unternehmen besser geeignet als die klassische Methode? Weiß keiner davon oder weshalb werden weniger als 1/3 aller Projekte im festgelegten Zeit- und Kostenrahmen erfüllt?

 

Damit dein Projekt nicht auch so endet stellen wir dir in dieser Liste die 12 beliebtesten Projekt Management Methoden vor. Noch dazu, gehen sogar einen Schritt weiter und helfen dir dabei eine Methode auszusuchen die für dein Unternehmen am besten passt.

 

Die traditionellen, schrittweise ablaufenden Methoden:

1. Wasserfall/ traditionelle Methode:

Fast Facts:

  • Für Projekte mit Aufgaben die voneinander abhängig sind
  • Geeignet für kurze Projekte die reibungslos verlaufen
  • Fehleinschätzungen der Projektlänge (zu optimistisch) bei größeren Projekten

Diese Methode funktioniert wie ein Wasserfall mit mehreren Stufen. Wenn das Wasser bzw. Project die erste Stufe absolviert hat geht es weiter zur nächsten Stufe und kann nicht mehr zurückkommen. Die Aufgaben legt der Projekt Manager vor Beginn fest, plant sie bis ins Detail und absolviert sie schrittweise.

Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/2/26/Wasserfall_in_der_Gr uga_3.jpg

Diese Methode ist hilfreich, wenn es sich um ein kleines Projekt von kurzer Dauer handelt und die Aufgaben gut definierbar sind. Des Weiteren, wird diese Methode gerne in der Produktion verwendet, da es sich dort um sequenzielle Abläufe handelt.

Eindeutig nicht zu empfehlen ist die Wasserfall-Methode für umfangreichere Projekte in denen die Aufgaben und Reihenfolgen nicht klar definierbar sind. Projektzeitpläne und Abhängigkeiten von Aufgaben müssen konstant mitverfolgt werden um Stillstandskosten und höhere Gesamtkosten zu vermeiden.

 

2. Critical Path Methode (CPM)

Fast Facts: 

  • Für Projekte mit Aufgaben die voneinander abhängig sind
  • Geeignet für kurze Projekte die reibungslos verlaufen
  • Fehleinschätzungen der Projektlänge (zu optimistisch aber besser als Wasserfall- Methode)
  • Bestandteile des Projekts werden auf Erfüllungslänge examiniert

Die „Critical Path“ (kritische Pfad) Methode ähnelt der Wasserfall-Methode indem sie auf einen sequenziellen Ablauf der Aufgaben setzt. Im Gegensatz zur vorigen Methode werden hier die Aufgaben mit den längsten Abwicklungszeiten bestimmt und aneinander gereiht, sodass das Projekt von kurzer Dauer ist.

Diese Methode ist flexibler als die Wasserfall- Methode, da der kritische Pfad von Beginn an festgelegt wurde. Das bietet Projektmanagern mehr Freiraum in der Planung von Aufgaben die nicht Bestandteil des kritischen Pfads sind. Die Vor- und Nachteile sind weitestgehend ähnlich zu der Wasserfall- Methode. Eine der größten Problematiken, ist das auf die Ressourcenaufteilung nicht viel acht gegeben wird. Daher kann es zu Verzögerungen im kritischen Pfad kommen wenn z.B. nicht genügend Arbeitskräfte zu einem bestimmten Zeitpunkt vorhanden sind.

CPM findet Anwendung in vielen Industrien (z.B. Bauindustrie, Software Development, Forschung, usw.) und wird meisten in der Verbindung mit PERT-charts benutzt. PERT steht für Program Evaluation Review Technique und wird auf Deutsch Ereignis-Knoten-Darstellung genannt. Es ist ein Graph der aufweist welche Schritte in welcher Reihenfolge absolviert werden müssen.

Quelle: http://www.acqnotes.com/acqnote/tasks/critical-path-critical-path-method

Die Pfeile stellen die Aufgabenreihenfolge dar. Dabei stehen die roten Pfeile für den kritischen Pfad.

Falls du noch weitere Informationen über diese Methode bekommen möchtest folge am besten diesem Link:

http://erfolgreich-projekte-leiten.de/kritischer-pfad/

 

3. Critical Chain Methode (CCM)

Fast Facts: 

  • Für Projekte mit Aufgaben die voneinander abhängig sind
  • Weniger Fehleinschätzungen der Projektlänge
  • Bestandteile des Projekts werden auf Erfüllungslänge examiniert
  • Ressourcen werden auch in Betracht genommen

Die Critical Chain Methode ähnelt der Critical Path Methode. Beide erkennen an, dass es kritische Aufgaben gibt die ein Projekt hinauszögern können. Daher werden diese Aufgaben in beiden Methoden zuerst bearbeitet.

Die Critical Chain Methode geht aber noch einen Schritt weiter. Sie erkennt an, dass schlechte Ressourcenallokationen ein weiterer Faktor für Verzögerungen sind. Daher weist die CCM den kritischen Aufgaben Ressourcen von Beginn an zu. Des Weiteren werden bei CCM Zeitpolster eingebaut. Dies dient dazu Raum für Fehler einzuräumen und trotzdem noch dem Zeitplan zu folgen.

Wenn du mehr zu den Unterschieden zwischen CPM und CCM herausfinden möchten, folge diesem Link:

http://www.na-businesspress.com/gershonweb.pdf

 

Agile Projekt Management Methoden:

Agiles Projektmanagement setzt auf wenige und einfache Regeln, mit denen das Projektteam selbstständig, effizient und flexibel an der erfolgreichen Fertigstellung des Projekts arbeitet.

Der Hauptunterschied zu den klassischen Methoden liegt darin, dass Agile Methoden viel flexibler mit Problemen umgehen können. Hinzu kommt das Agile Methoden durch kleine sich wiederholende Schritte ihre Kunden besser in den Prozess einbringen, welches wiederum zu höherer Kundenzufriedenheit führt. Agile Projekt Management Methoden werden heutzutage in allen Geschäftsbereichen benutzt (z.B. Marketing, Softwareentwicklung, Eventplanung).

Weitere Information zum Thema Agile können sie im Agilen Manifest nachlesen. Das Manifest besteht aus 12 Prinzipien die „Agile“ festlegen. Diese können Sie hier nachlesen:

 

4. Kanban

Fast Facts: 

  • Hohe Transparenz (Klare Übersicht der Projektstände)
  • Effizienz & Schnelligkeit (Probleme werden frühzeitig erkannt & behoben da die Aufgaben in begrenzte Arbeitsschritte aufgeteilt werden)
  • Flexibilität & Zufriedenheit

Toyota ist ein Unternehmen, welches heutzutage bekannt für seine Produktivität und Kontrolmechanismen ist. Eine dieser erfolgreichen Methoden hat das Unternehmen schon im Jahre 1947 in Japan entwickelt.

„Kanban“ bedeutet auf Deutsch Tafel und wird online oder offline genauso verwendet. Man unterteilt die Tafel in Spalten, die anzeigen in welcher Phase sich die Arbeitsschritte momentan befinden. Wird ein Schritt absolviert geht er in die nächste Phase über. Bei fehlerhaften Arbeitsschritten kann man die Aufgabe eben so leicht zurückversetzen und Verweise zu den Problemen schreiben. Die Tafel besteht aus vielen kleinen Zetteln die einfach zu verschieben sind, ebenso wie digitale Tools das ermöglichen.

Simples Kanban Board:

Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/d/d3/Simple-kanban-board-.jpg

Online Kanban (oder 5. Scrum) Boards helfen Teams dabei sich besser zu koordinieren vor allem wenn diese nicht am gleichen Standort arbeiten. Eine klare Übersicht der Arbeitsschritte vereinfacht den Teams das Leben und fördert ihre Produktivität. Teammitglieder suchen sich bei dieser Methode ihre Aufgaben selber aus, welches wiederum Ihre Motivation fördert.

Um die Tabelle übersichtlich zu halten werden die Anzahl der maximalen Einträge pro Zeile vom Team zuvor definiert. Daher ist diese Methode vor allem für kleinere Projekte oder regelmäßig anstehende Aufgaben gut geeignet.

 

5. Scrum

Fast Facts:

  • Hohe Flexibilität (Fehler können schnell behoben werden durch sich wiederholende Arbeitsschritte)
  • Zufriedenheit (Höhere Motivation der Teammitglieder durch Selbstbestimmung der Aufgaben & der Kunden durch Inklusion in den Entwicklungsprozess)
  • Produktivität, Qualität & Transparenz (Zeitersparnisse durch einfache Projektregeln, dafür kurze tägliche Meetings)

Bei Scrum werden zu Beginn eines Projektes die Aufgaben zusammengefasst, priorisiert und in einer Liste hinterlegt, dem sogenannten Produkt Backlog. Dafür ist der Produkt Owner zuständig, der die Ziele des Projektes festlegt. Die Aufgaben werden dann in einzelne Arbeitsschritte untergliedert, worum sich der Scrum Master kümmert.

Um Projekte zu unterteilen werden sogenannte Sprints benutzt. Sprints sind genau definierte Arbeitseinheiten. Sie dauern in der Regel 2-4 Wochen. Alle Aufgaben werden hierbei im Produkt Backlog erfasst. Um eine klare Arbeitsaufteilung zu erreichen trifft sich das Team zu sogenannten „Dailies“. Ein Daily ist ein Treffen was jeden Tag für knapp 15 Minuten stattfindet. Diese kurzen Besprechungen helfen bei einem reibungsfreien Ablauf, da alle Mitarbeiter auf den neuesten Stand der Dinge gebracht werden.

Diese Methode hat einige Vorteile im Vergleich zu den klassischen Methoden. Teammitglieder suchen sich meist selber aus an welchen Aufgaben sie mitarbeiten möchten. Dadurch wird die Motivation und Zufriedenheit des Team gestärkt. Hinzu kommt auch mehr Flexibilität. Die täglichen Besprechungen erlauben dem Team ständig den Fokus zu verschieben. Das ist sehr hilfreich wenn unerwartete Probleme auftreten oder Aufgaben länger brauchen als gedacht. Dadurch wird auch eine hohe Transparenz kreiert, da Teammitglieder immer up-to-date sind.

Scrum ist perfekt geeignet für Projekte die längere Laufzeiten haben oder Kundennähe beanspruchen. Da Sprints meist nur zwei Wochen lang sind kann man ständig neue Vorschläge miteinbringen und diese schnell und effizient testen.

6. Large-scale Scrum (LeSS)

Fast Facts:

  • Dient zur Koordination von vielen Teams
  • Verringert organisatorische Komplexität
  • Unterteilt Aufgaben ähnlich wie Scrum
  • Löst organisatorische Probleme durch simple Lösungen

Large-scale Scrum (LeSS) funktioniert ähnlich wie Scrum bloß in einem größeren Maßstab.  Es dient dazu mehrere Teams zu koordinieren und den Organisationsaufwand zu verringern. Es gibt zwei Versionen von LeSS. „Basic LeSS“ wurde dafür designt um bis zu acht Teams gleichzeitig zu koordinieren. Die zweite Version „LeSS Huge“ beinhaltet noch mehr organisatorische Tools um die gleichzeitige Arbeit von Hunderten Personen zu ermöglichen. Nachdem die Aufgaben festgelegt werden können Teammitglieder sich Ihre Aufgaben aussuchen und das Projekt wird ohne großen organisatorischen Aufwand vorangetrieben.

Diese Methode hat ihre Verwendung bisher vor allem im Telekommunikations- und Finanzsektor gefunden. Die Projekte haben sich durch den großflächigen Einsatz von Produktentwicklern und Programmierern ausgezeichnet.

 

7. Extreme Programming

Fast Facts:

  • Einsatz bei der Entwicklung von Softwareprogrammen
  • Kundenanforderung zu Beginn des Projekts teils unklar
  • Hohe Kommunikation innerhalb des Teams und mit dem Kunden
  • Funktionen der Software werden konstant verbessert und integriert

Das Extreme Programming (XP) ist eine weitere Untermethode vom Agilen Projekt Management. Wie es der Name bereits verrät wird diese Methode bei der Erstellung von Softwareprogrammen eingesetzt. Diese Methode integriert den Kunden oftmals so als ob dieser Teil des Teams wäre. Der Kunde oder der Leiter des Projektes kann die Rolle des Produktbesitzers übernehmen, welcher die Verantwortung des Projektes trägt und für die Prioritätensetzung zuständig ist.

Der Produktbesitzer muss aber jedoch eine klare Übersicht von den Anforderungen und technischen Möglichkeiten besitzen.  Des Weiteren, gibt es Entwickler (meist Programmierer) und die Benutzer welche beachtet werden müssen.

Kleine, sich wiederholende Schritte definieren den Prozess des XP um die Kundenanforderung zu erfüllen. Ähnlich wie bei Scrum werden auch hier Sprints benutzt (Verweis zu Scrum Sprint). Die Aufgaben bzw. Prioritätensetzungen können sich bei XP aber schon innerhalb eines Sprints verändern. Dadurch ist es notwendig, dass die involvierten Parteien ständig miteinander in Kontakt stehen. Bei richtiger Ausführung reduziert diese Vorgehensweise die Risiken des Projektes und steigert die Zufriedenheit der Teilnehmer. Ziel ist es dabei auch ein möglichst einfaches benutzer-freundliches Interface zu kreieren.

Mehr zu Extreme Programing findest du hier:

https://blogs.itemis.com/de/scrum-kompakt-extreme-programming-xp

 

8. Adaptive Project Framework (APF)

Fast Facts:

  • Fürs Management von IT-Projekten mit unklaren Anforderungen
  • Projekt wird zu Beginn in Arbeitsschritte unterteilt
  • Arbeitsschritte sind flexibel und variabel ausgelegt
  • Enge Kundeneinbeziehung
  • Kurze Arbeitszyklen um Feedback konstant miteinzubauen

Diese Methode geht davon aus, dass die meisten IT-Projekte unklare Kundenanforderungen besitzen. Kunden haben Schwierigkeiten damit ein klaren, detaillierten Plan zu entwickeln. Daher stellt diese Methode den Kontakt zum Kunden in den Mittelpunkt.

Das Adaptive Project Framework folgt zu Beginn des Projektes einer sogenannten „Work Breakdown Structure“. Hierbei wird das Projekt in viele kleine Bausteine unterteilt. Danach wird das Projekt sofort in Angriff genommen. Es dient dazu die Anforderungen der Kunden klarer zu gestalten. Des Weiteren kann der Kunde seine Anforderungen an sich das verändernde Umfeld stetig anpassen.

Wichtig hierbei sind kurze Arbeitszyklen, welche dazu dienen das Feedback des Kunden konstant miteinzubauen. APF folgt dem Motto „Probieren geht über Studieren“. Oft entstehen schon in frühen Entwicklungsphasen die ersten Resultate. Diese werden dem Kunden dann vorgelegt um seine Meinung dazu zu hören. Dann wird das Feedback eingebaut und die weiteren Schritte werden in Arbeit genommen. Diese kurzen Zyklen wiederholen sich so oft bis das Produkt fertiggestellt ist.

Kommt euch bekannt vor? Klingt ähnlich wie Scrum? Ist es aber nur teilweise.

Beide Methoden gehören zur Agile Kategorie und sind daher flexibel und haben kurze Iterationsschritte. APF ist ein Prozess der hauptsächlich für IT-Projekte verwendet wird. Hierbei sind die erwarteten Resultate sehr unklar. Dadurch muss der Kunde konstant miteingebaut werden. Scrum hingegen ist für alle möglichen Projekte geeignet. Hierbei geht es eher darum einen flexiblen Prozess zu kreieren, welcher die Möglichkeit bietet den Kunden miteinzubauen.

 

9. PMBOK von PMI

Fast Facts:

  • Leitfaden um Projekte zu managen
  • Möglichkeit sich zum zertifizierten Projektmanager ausbilden zu lassen

Ob die Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Methode tatsächlich eine Projekt Management Methode ist, ist diskutabel. Es handelt sich hierbei nicht um eine herkömmliche Methode, sondern um einen Leitfaden zum Projekt Management.

Das Project Management Institute (PMI) hat in den frühen 80er Jahren Workshops zum Thema Projekt Management gehalten. Anschließend haben sie sich dazu entschlossen einen Leitfaden zu erstellen der eine Sammlung von „Best Practices“ im Projekt Management beinhaltet. „Best Practices“ sind Ansammlungen von Techniken die sich bereits in der Praxis bewährt gemacht haben. Um diese auf einem aktuellen Stand zu halten sind über die Jahre mehrere Auflagen erschienen. Die aktuellste Version ist Nr. 5 und erschien 2013.

Manager oder Mitarbeiter können sich im Rahmen von PMI zum zertifizierten Projektmanager ausbilden lassen. Diese erhalten den Titel des „Project Management Professional“. Mehr Infos finden sie hierzu:

https://www.pmi.org/certifications

 

Das PMBOK unterteilt Projekte in 5 verschiedene Prozessgruppen. Je nach Prozessgruppe gibt es weitere Unterthemen die erklären wie man vorgehen sollte. Dies sind die 5 Prozessgruppen:

 

  1. Initiierung : Identifizierung der Stakeholder, Erstellung eines Projekt Charters etc.
  2. Planung : Definition des Leistungsumfangs, der Qualität und Erstellung einer Work Breakdown Structure (siehe Adaptive Project Framework)
  3. Ausführung : Beinhaltet alle Prozessschritte die notwendig sind um den Projektplan ausführen zu können
  4. Überwachung und Steuerung : Alle Prozessschritte mit denen das Projekt „gemessen“ wird, Prozesse, Leistungsumfang und Qualität wird kontrolliert und wenn notwendig angepasst
  5. Abschluss : Prozessschritte um einen formalen Abschluss des Projekts zu gewährleisten

Mehr Informationen zu diesem Thema findest du hier

10. PRINCE2

Fast Facts:

  • Prozessorientierte, organisierte & skalierbare Methode
  • Flexibler und einfach zu wiederholender Leitfaden
  • Anwendbar bei allen Projektarten
  • Verbreitetste Methode

PRINCE2 steht im englischen für Projects in controlled environments (Projekte in kontrollierten Umgebungen).  Diese Projekt Management Methode ist die weltweit verbreitetste Methode mit über 1 Millionen zertifizierten Managern. Online Kurse oder Workshops bieten Managern die Möglichkeit diese Methode zu erlernen.

Aber wobei genau hilft einem diese Methode?

PRINCE2 hilft Projektmanagern indem sie von Beginn bis Ende des Projektes festlegt was gemacht werden muss. Es stützt sich dabei auf sogenannte „Best Practices“.

„Best Practices“ sind Ansammlungen von Techniken die sich bereits in der Praxis bewährt gemacht haben. Die Praktiken werden bei dieser Methode in 3 Kategorien unterteilt, Themen, Prinzipien und Prozesse. Diese 3 Bereiche sollen das „wieso?“, „weshalb?“ und „warum?“ erklären. Die Kategorien werden wiederum in 7 Unterpunkte unterteilt. Es dient dazu Projekt Managern aus allen Bereichen ein Gerüst zu erschaffen, welches ihnen dabei helfen ihr Projekt mit Erfolg zu managen.

Noch weitere Fragen zu PRINCE2?

https://www.axelos.com/best-practice-solutions/prince2

 

Ökologische nachhaltige Methoden:

 11. PRiSM

Fast Facts:

  • Grünes Projektmanagement
  • Achtet neben Unternehmensinteressen auch auf den ökologischen Fußabdruck
  • Baut auf Corporate Social Responsability (Unternehmerische Gesellschaftsverantwortung)

PRiSM steht für „Projects integrating Sustainable Methods“. Übersetzt bedeutet dies „Projekte integrieren nachhaltige Methoden“. Es dient vor allem dazu ökologische, soziale und ökonomische Risiken zu vermindern.

Diese Methode baut auf den ISO Standards auf. ISO Standards werden von der Internationalen Organisation für Normung festgelegt. Die ISO Standards spezifizieren und charakterisieren Materialien, Produkte, Prozesse und Dienstleistungen damit diese im Rahmen ihres Zweckes benutzt werden. Viele dieser Normen beziehen sich auf Qualitätskontrollen oder Einsparung von Materialien in der Produktion.

Im Mittelpunkt dieser Methode stehen die 5 P’s:

  • People (Menschen)
  • Planet (Mutter Erde)
  • Profit
  • Process (Prozess)
  • Product (Produkt)

12. Lean Project Management

Fast Facts:

  • Weniger Gesamtkosten
  • Vermeidung von Verschwendung (Zeit, Arbeit, Material) die keinen zusätzlichen Wert erzeugt
  • Ausführliche Analyse momentaner Prozesse
  • Überflüssige Prozesse werden eliminiert

Beim Lean Project Management wird versucht eine abgespeckte Version des momentanen Prozesses zu erreichen. Die abgespeckte Version soll aber nicht bedeuten, dass Produkte oder Leistungen schlechter bzw. weniger werden. Man versucht lediglich Arbeitsschritte die dem Kunden keinen Mehrwert bringen zu eliminieren.

Die Lean Project Management Methode kann in 5 verschiedene Unterpunkte aufgeteilt werden um das Ziel zu erreichen:

 

  1. Specify Value: hierbei wird der Arbeitsprozess angeschaut und analysiert welche Schritte dem Kunden tatsächlich einen Mehrwert bringen.
  2. Identify the value stream: Bei diesem Schritt werden alle Arbeitsprozesse die dem Kunden einen Mehrwert bringen aneinander gekettet.
  3. Flow: Man möchte einen Fluss zwischen einzelnen Mehr werterzeugenden Aktivitäten kreieren. Dies soll möglichst ohne Verschwendung von Zeit, Arbeit oder Material entstehen.
  4. Pull: Es wird versucht auf eine Pull-Strategy zu wechseln, indem man nur produziert was der Kunde möchte.
  5. Perfection: Die ersten 4 Schritte verursachen oft Komplikationen in der Arbeitskette. Hier wird versucht alle Schritte aneinander zu Reihen und zur Perfektion zu bringen.

 

Mehr Informationen zum Thema Lean findest du unter: https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/pm-methoden-erklaert/lean-project-management-teil-1-einfuehrung/