Tipps zur Auswahl Ihres Projektmanagement Tools

Arbeiten Sie so, wie man es den Deutschen nachsagt? Haben Sie starre Hierarchien oder sind Sie schon im Jetzt angekommen? Schon seit mehreren Jahren entwickelt sich der Trend weg von starren, hierarchischen Organisationen hin zu flexiblen Projektarbeiten. Um diesen Weg zu unterstützen bietet es sich an, mit Projektmanagement Tools zu arbeiten. Nur welches ist das Richtige für Sie? Wir haben ein paar Tipps für Sie, wie Sie Ihre perfekte Anwendung finden können.

 

Lassen Sie die Auswahl Ihrer Projektmanagement Lösung nicht zur Qual werden

Auf dem Markt finden Sie bereits ein unüberschaubares Angebot an Projektmanagement Software. Weit über 300 Anbieter haben  es sich zur Aufgabe gemacht Ihre Projekte zu unterstützen. Die Bandbreite reicht von extrem einfachen Tools bis hin zu unfassbar komplexen Anwendungen. Eine generelle Softwarelösung gibt es aber noch nicht.

Sie haben also die Qual der Wahl. Die Wahl der falschen Software kann fatale Folgen nach sich ziehen. Es entstehen Kosten. Zeitressourcen werden verbraucht. Arbeitskraft wird gebunden und dringende Aufgaben werden nicht mit bedarfsgerechten Tools angegangen. Um Szenarien dieser Art zu vermeiden, sollten Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement Software auf relevante Kriterien achten.

Sie sollten dabei in erster Linie auf die Funktionalität der Anwendung achten. Dabei spielt die Anwenderfreundlichkeit sowie der Fokus/Ausrichtung eine entscheidende Rolle. Entscheiden Sie sich für ein Tool, welches seinem Einsatzgebiet gerecht wird. Achten Sie auf Ihre individuellen Anforderungen und Ihre persönlichen Arbeitsweisen.

 

Ermitteln Sie Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen  

Gleichen Sie im Vorfeld Ihre Projektziele mit Ihren Anforderungen an die Projektmanagement Lösung ab. Stellen Sie sich dabei folgende Fragen:

  • Welche Funktionen muss Ihre Projektmanagement Software beinhalten?
  • Wie anpassungsfähig muss die genutzte Projektmanagement Software sein?
  • Bietet sich eher eine In-Haus-Installation (On-Premise) oder die moderne Cloud-Variante an?
  • Ist es vorteilhaft, bestehende Software Plattformen mit einzubeziehen?

 

Bestimmen Sie gewünschte Klasse Ihres Projektmanagement Tools

Es gibt folgende Systeme zur Auswahl:

  • Single Projektmanagement Systeme
  • Multi Projektmanagement Systeme
  • Kollaborative Projektmanagement Systeme
  • Prozessorientierte Multi Projektmanagement Systeme
  • Ressourcenorientierte Multi Projektmanagement Systeme
  • Planungsorientierte Multi Projektmanagement Systeme
  • Serviceorientierte Multi Projektmanagement Systeme

 

Achten Sie auf die Ausrichtung bzw. den Schwerpunkt des Tools 

Trennen Sie sich von den Projekttools welche von einer intensiven Planung und einem kontinuierlichen Controlling geprägt sind. Verwenden Sie eine Softwarelösung die genauso agil ist, wie Sie. Entscheiden Sie sich für ein Tool, in welchem Sie die Projektarbeit und die Prozessteuerung so flexibel wie möglich gestalten können.

Die Wasserfallmethode zeichnet sich durch ihr lineares Vorgehensmodell aus. Die jeweiligen Phasenergebnisse sind eine bindende Vorgabe für die nachfolgende Projektphase. Diese Projektmanagement Methode kann dann in Erwägung gezogen werden, wenn klare Abfolgen und Aufgabenstellungen vorliegen. Jedoch sind die agilen Projektmanagement- methoden entwickelt worden, um die bekannten Schwächen dieser klassischen Methoden zu umgehen. Agile Softwarelösungen führen Sie weg von den veralteten Handlungsweisen und lassen Sie schnell die Vorteile des agilen Arbeitens für sich entdecken.

Wählen Sie Ihre Projektmanagement Software nach Ihren individuellen Bedürfnissen. Überlegen Sie sich, welche Tools Sie für Ihre Projekte benötigen. Wenn Sie wissen, welche Inhalte Sie brauchen, können Sie Ihre Softwarelösung wählen. Wichtig ist dabei, dass die Anwendung all Ihre Bedürfnisse abdeckt.

 

Legen Sie den Funktionsumfang fest 

Jedes Projekt stellt andere Anforderungen. Sie sind abhängig von der Branche, von der Unternehmensgröße und –form. Ebenso beeinflusst die Größe und die Komplexität eines Projektes, die Wahl einer passenden Projektmanagement Lösung. Je komplexer Ihre Projekte sind, desto umfassender solle dann auch die gewählte Anwendung sein.

Um schneller die Spreu vom Weizen zu trennen, können Sie individuelle K.O.-Kriterien aufstellen. Dabei sollten Sie berücksichtigen, dass eine Software mit einem ungemein umfangreichen Funktionsumfang nicht immer die Spreu ist. Vielmehr sollte das Programm mit den Arbeitsweisen im Unternehmen übereinstimmen, es sollte zur Zielerreichung beitragen und einen übersichtliche Darstellung des Projektes gewährleisten.

Finden Sie ein Tool welches zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt fällt es Ihnen leichter, dieses zu integrieren.  Die Arbeitszeit wird minimiert und es kommt zu grundsätzlich weniger Fehlern und Projektverzögerungen.

 

Sind Sie bereit für die Cloud?  

Bei der Entscheidung für ein cloudbasiertes Projektmanagement steht wieder die Flexibilität im Vordergrund. Sie benötigen keine Installation, Ihre Mitarbeiter können von allen Orten der Welt darauf zugreifen, Sie können mit allen Endgeräten an den Projekten arbeiten. Auch das Thema Sicherheit steht Ihnen beim Wechsel in die Cloud nicht mehr im Weg. Wenn Sie jedoch eine interne Lösung suchen, müssen Sie nicht unbedingt von web-basierten-Tools abweichen, es gibt Anbieter die ihre Anwendung als In-Haus-Installation anbieten. Der Vorteil an der Cloud-Lösung ist, dass Sie sich nicht selbst um die Server bzw. den Betrieb kümmern müssen.

 

Nehmen Sie ein flexibles Tool  

Die Anforderungen Ihrer Projekte können sich ändern, achten Sie deshalb darauf, eine flexible Anwendung zu wählen. Sie sollten Ihre Projekte nicht Ihrem Tool anpassen müssen, sondern die Anwendung sich an Ihre Projektdynamik fügen. Mit einer agilen Anwendung können Sie auf Veränderung eingehen und unvorhergesehene Ereignisse nicht als Hindernis zu betrachten, sondern ganz einfach in Ihr Projekt integrieren.

 

Unser Fazit 

Grundsätzlich müssen Sie die Erwartungen an Ihr Tool definieren, dabei individuelle Prioritäten setzen und entsprechend dieser, Ihre Anwendung wählen.  Ob Methode, Ziel-/Nutzendefinition, Funktionsumfangs, Nutzerakzeptanz oder flexible Einsatzmöglichkeiten. Die Frage die sich stellt, lautet: „Was ist Ihnen im Bezug auf die Anforderungen und den Nutzen bei einer Projektmanagement Lösung bzw. einer Projektmanagement Software wichtig?“

Die Arbeit lohnt sich, denn die passende Anwendung vereinfacht die Projektarbeit, verbessert die Kommunikation und die Dynamik in Ihren Teams. Mit diesen Voraussetzungen, müssen Sie sich um die Nutzerakzeptanz nicht viele Gedanken machen…