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Prioritäten setzen mit Hilfe der Eisenhower Matrix

Dwight D. Eisenhower, der 34. Präsident der Vereinigten Staaten, hat mal gesagt: “I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.” (Ich habe zwei Arten von Problemen, die Dringenden und die Wichtigen. Die Dringenden sind meistens nicht wichtig und die Wichtigen sind nie dringend.)

Ob privat oder bei der Arbeit, Zeitmanagement stellt für viele ein großes Problem dar. Es ist schwierig zu entscheiden, welche Aufgaben höchste Priorität haben und somit als Erstes erledigt werden müssen. Gerade für eine ausgewogene Work Life Balance ist es unerlässlich zwischen Wichtigem und Dringendem zu unterscheiden. Denn es kann leicht passieren, dass man sein Leben von den dringenden Aufgaben beherrschen lässt und sich die wichtigen Dinge hintenanstellen müssen. Die Eisenhower Matrix hilft eine ausgewogene Balance zwischen privaten und beruflichen Aufgaben zu schaffen.

 

Prioritaeten Matrix

 

Wie funktioniert das Eisenhower-Prinzip? –> Differenzierung der Aufgaben

Beim Eisenhower Prinzip muss man sich folgende Fragen stellen:

  1. Welche Punkte der To Do List sind wichtig und dringend?
  2. Welche Aufgaben sind wichtig aber nicht unbedingt dringend?
  3. Welche Tätigkeiten sind nicht wichtig, aber dringend?
  4. Und zu guter Letzt: Was ist weder wichtig noch dringend?

Die zu erledigenden Aufgaben werden dann auf vier Quadranten eingeteilt. Für die vier verschiedenen Quadranten gibt es unterschiedliche Anweisungen wie man mit den zugeteilten Aufgaben verfahren sollte.

 

Wichtig und dringend (MANAGE):

In diesem Quadranten werden ausschließlich Krisen, dringende Probleme und Aufgaben mit Deadline eingetragen, aus dem privaten Leben, sowie im Büro. Diese dürfen auf keinen Fall weiter delegiert werden.

Sofort erledigen!

 

Wichtig, aber nicht dringend (FOKUS):

In den „Fokus“ – Bereich gehören zum Beispiel Planungen, Präsentationen, Vorbereitungen und Geschäftsbeziehungen, die es aufzubauen oder zu pflegen gilt. Sport, Gesundheit, Zeit mit Familie/ Freunden verbringen und Auszeiten gehören aber genauso in diesen Quadranten.

Exakten Termin festlegen und selbst erledigen!

 

Nicht wichtig, aber dringend (BESCHRÄNKE):

Organisatorisches, Berichte, Telefonate und Emails sollte man versuchen auf ein Minimum zu beschränken. Denn sie halten von der eigentlichen Arbeit ab und unterbrechen den Workflow. Diese Aufgaben dürfen durchaus an Mitarbeiter weitergegeben werden.

Investment minimalisieren! (Engagement minimalisieren)

 

Weder wichtig, noch dringend (VERMEIDE):

Triviales, Aufgaben ohne Impact, lange Telefonate, Junkmails und andere Zeitfresser gilt es zu vermeiden.

Nicht bearbeiten! Mit diesen Aufgaben verschwendet man nur seine Zeit.

 

Alles in Allem hilft das Eisenhower Prinzip bei der Differenzierung und Priorisierung von Aufgaben. Es schafft eine bessere Work Life Balance und erhöht die Produktivität am Arbeitsplatz.

 

Die häufigsten Produktivitätskiller am Arbeitsplatz – und wie Sie Ihre Produktivität verbessern

Zahlreiche Studien beschäftigen sich mit dem Thema Produktivität am Arbeitsplatz. Doch was verringert Konzentration und Produktivität tatsächlich? Gibt es praktische Lifehacks um dem entgegen zu wirken?

Das Onlineportal Careerbuilder hat herausgefunden, dass privates Handynutzen, soziale Medien, privates Surfen im Netz, Klatsch und Tratsch und Mails die größten Produktivitätskiller im Büro sind.

Produktivitaetskiller

Gefahr durch Ablenkung

Produktionskiller: Emails

Laut einer Studie verbringen Angestellte wöchentlich einen Arbeitstag, also rund 7,5 Stunden, mit dem Lesen und Beantworten von Mails. Dazu gehört auch das anschließende wieder eindenken in die vorherige Arbeit, die durch das Bearbeiten der Mails unterbrochen wurde. 

Bei Emails ist es hilfreich einen bestimmten Zeitraum festzulegen, in welchem man sie bearbeitet. So ist am Rest des Tages kontinuierliches Arbeiten ohne Ablenkungen möglich. Für bestimmte Mailadressen sollte man eine Ausnahme machen. So könnte man alle Mails vom Chef oder wichtigen Geschäftspartnern in einen  extra Ordner leiten. Um nichts wichtiges zu verpassen, sollte dieser Ordner mehrfach am Tag kontrolliert werden.

 

Produktionskiller: Soziale Medien

Soziale Netzwerke wie Facebook, Youtube und Twitter stören den Arbeitsalltag maßgeblich. Das ergab eine Umfrage bei der Büroangestellte zum Thema Produktivität am Arbeitsplatz befragt wurden.

Wer kennt das nicht? Kurz bei Facebook schauen was es Neues gibt. Den Wetterbericht für die nächsten Tage googeln. Dann noch schnell den Kollegen ein lustiges Youtube-Video auf dem Tablet zeigen.

Pausen nutzen

Das sind alles Dinge, die zwar nur eine Minute dauern, sich aber über den Tag summieren. In Maßen ist es völlig in Ordnung sich zwischendurch mit anderen Dingen zu beschäftigen. Allerdings nur solange es nicht mitten in einem Arbeitsintervall stattfindet. Die Pause nach den Arbeitsphasen kann man nutzen, um sich mit den Kollegen auszutauschen oder einen Kaffee aus der Küche zu holen.

Versuchungen widerstehen

Um sich nicht hinreißen zulassen mal eben auf den sozialen Netzwerken nachzuschauen oder im Internet zu surfen, gibt es verschiedene Erweiterungen für den Browser, die bestimmte Seiten temporär oder komplett sperren. Für Firefox gibt es zum Beispiel LeechBlock und für Chrome StayFocusd 

Wenn die Versuchung nicht mehr da ist, fällt es viel leichter sich zu konzentrieren.

 

Produktivitäskiller: Smartphone

 Es ist empfehlenswert sein Handy während der Arbeitszeit in den „Nicht-Stören-Modus“ zustellen. In diesem Modus legt man eine bestimmte Zeit fest in der man nicht bei seiner Arbeit unterbrochen werden will. Während diesem Zeitraum bleibt das Handy stumm. Wenn man für einige wenige Nummern erreichbar bleiben möchte, kann man diese als Ausnahme festlegen. Fast jedes Betriebssystem verfügt mittlerweile über einen solchen“Nicht-Stören-Modus“. Er ist sinnvoll, weil die ständige Ablenkung durch das Smartphone den Arbeitsrhythmus immer wieder aufs Neue stört. So stellen Sie den „Nicht-Stören-Modus“ bei einem iPhone oder iPad ein. Bei Smartphones mit dem Android Betriebssystem gibt es die kostenlose App „Do Not Disturb“. Das Konzept hierbei ist ähnlich.

 

Produktionskiller Klatsch und Tratsch

Gegen die Unterbrechungen, die von den Kollegen ausgehen, ist es schwieriger etwas zu unternehmen. Besonders wenn man in einem Großraumbüro arbeitet, wird man schnell abgelenkt. Zunächst sollte man den Kollegen vor einer Arbeitsphase mitteilen, dass man jetzt die nächsten 30 Minuten möglichst nicht angesprochen werden will. Die kurzen Pausen zwischendurch können für den Informationsaustausch genutzt werden. Manche Arbeitgeber erlauben es auch mit Kopfhörern Musik zu hören. Grade Kopfhörer die Umgebungsgeräusche ausblenden sind fürs konzentrierte Arbeiten am besten geeignet.

Wenn man zwischendurch Anrufe entgegen nehmen muss, eignen sich Kopfhörer mit integriertem Headset. So kann man das Großraumbüro um sich herum besser ausblenden. Dabei sollte man aber entspannende Musik wählen, die einen nicht ablenkt. Auf Streamingportalen wie zum Beispiel Spotify und Onlineplattformen wie Youtube findet man viele Konzentrations-Playlists. Alternativ bietet das Homeoffice eine gute Möglichkeit ungestört zu arbeiten, sofern Ihr Chef dies in Betracht zieht. Ein neuer Trend sind die sogenannten Busylights.

Diese sind ideal für Großraumbüros. Sie zeigen den Kollegen schon von Weitem an, dass man nicht gestört werden will oder gerade telefoniert. Man stellt sich einfach eins auf den Schreibtisch. Wenn man nicht angesprochen werden will, schaltet die rote Leuchte an.

 

Produktivitätskiller: Konzentration

Es ist wissenschaftlich bewiesen, dass sich ein Mensch maximal 90 Minuten am Stück konzentrieren kann. Deswegen dauern Schulstunden und Vorlesungen auch höchstens 90 Minuten, bevor es eine Pause gibt. Auch Multitasking kann, laut einer Studie, die eigene Produktivität um bis zu 40% verringern.

 

Was kann ich also tun, um meine Produktivität zu verbessern?

Einsicht ist der erste Schritt zur Besserung

Zunächst ist das Erkennen seiner persönlichen Produktivitätskiller wichtig. Nehmen Sie sich Zeit und analysieren Sie wodurch Sie oft abgelenkt werden.

Produktivitaet verbessern

Persönliche Grundbedürfnisse

Es ist wichtig, dass die Voraussetzungen stimmen und alle Grundbedürfnisse erfüllt sind. Es ist konzentrationsfördernd sich gesund zu ernähren, Sport zu treiben, ausreichend zu schlafen und genug zu trinken. Denn wenn die Voraussetzungen nicht stimmen, ist es für unser Gehirn schwer sich auf etwas Anderes zu konzentrieren.

 

Arbeitseinteilung hilft die Produktivität zu steigern

Wie vorhin schon erwähnt, beträgt die maximale Konzentrationsspanne eines Menschen um die 90 Minuten. Man sollte seine Arbeit also in Zeitintervalle von 60 bis 90 Minuten einteilen.


Die Pomodoro Technik

  • Die Pomodoro Technik geht sogar noch weiter. Bei ihr dauern die Arbeitsphasen 25 Minuten.
  • Darauf folgen 5 Minuten Pause. Dieser Ablauf wird drei mal wiederholt.
  • Anschließend macht man 15 Minuten Pause.
  • Durch die kurzen, intensiven Intervalle soll die Konzentration konstant gehalten werden.


Eisenhower Matrix

Außerdem kann es helfen seine Aufgaben zu priorisieren. Dabei ist die sogenannte Eisenhower Matrix sehr hilfreich. In ihr werden die Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortiert, um zu entscheiden was wann erledigt werden sollte. Die vier Kategorien gehen von dringend/wichtig bis nicht dringend/nicht wichtig. Durch diese Bewertung ist es einfacher zu entscheiden, welche Aufgaben sofort erledigt werden sollten und welche eventuell sogar gar nicht gemacht werden müssen.

 

Voraussetzungen an den Arbeitsplatz

Ein ordentlicher Arbeitsplatz, an dem man sich wohlfühlt, ist mindestens genauso wichtig.

Arbeitsplatz (2)

Bürostuhl und Schreibtisch

Zu einem guten Arbeitsplatz gehören ein bequemer Bürostuhl, der Rückenschmerzen vorbeugt. Außerdem ein großer Schreibtisch, auf dem man viel Platz hat seine Unterlagen auszubreiten. Nichts ist schädlicher für die Produktivität, als ständig aufstehen zu müssen, um Ordner wegzuräumen. Hier ein etwas skurriles, aber sehr interessantes Beispiel für den absolut perfekten BürostuhlDie Altwork Station kann kaum noch als Bürostuhl bezeichnet werden. In ihr kann man PC-Arbeiten im Stehen, Sitzen und Liegen erledigen. Man kann sogar zwischendurch ein erfrischendes Powernap machen.

 

Licht und Temperatur

Genügend Licht, vor allem Tageslicht, sollte vorhanden sein. Es gibt inzwischen sogar Lampen, die Tageslicht mitsamt Schatten simulieren können. „Durch die Kombination unterschiedlicher LED-Typen ist sogar eine dynamische Anpassung an den individuellen Lichtfarben-Bedarf möglich, um die Illusion zu perfektionieren.“ (Wolfgang Messer, „Unsichtbare“ Tageslicht-Simulation) Die richtige Temperatur ist ebenfalls entscheidend. Denn wer schwitzt oder friert, dem fällt es schwerer sich zu konzentrieren.

 

Pflanzen am Arbeitsplatz

Auch Pflanzen am Arbeitsplatz haben einen positiven Einfluss auf  die Atmosphäre im Büro. Denn laut einer Studie machen grüne Büros Angestellte glücklicher und produktiver.

 

Zusammenfassung

Um sich nicht von den ständig eintreffenden Emails ablenken zu lassen, hilft es, wenn man sich für jeden Tag einen festen Zeitraum zum Bearbeiten der Mails festlegt. So ist man den Rest des Tages gedanklich frei von Emails.

Beim Produktionskiller Soziale Medien gilt, Pausen nutzen und den Versuchungen widerstehen. Wer Hilfe bei der Selbstdisziplin braucht, kann Tools wie Stayfocusd und LeechBlock verwenden.

Der Ablenkung durch das Smartphone zu entgehen, fällt leichter, wenn beim Handy während der Arbeitszeit der „Nicht Stören Modus“  (beim iPhone) eingestellt ist. Gegen das laute Großraumbüro lässt sich mit Kopfhörern oder dem Prinzip der Busylights  vorgehen. Eine weitere Alternative bietet in manchen Fällen auch das Homeoffice.

Um wirklich produktiv zu sein, muss man konzentriert arbeiten. Für die Konzentration ist es wichtig Pausen zu machen. Die Pomodoro Technik und das Eisenhower Prinzip fördern ebenfalls die Konzentration.

Vernünftig arbeiten kann man nur, wenn der Arbeitsplatz groß genug und einigermaßen bequem ist. Er sollte hell beleuchtet sein und die Temperatur darf nicht zu warm oder kalt eingestellt sein.

Alles in Allem verbessert man seine Produktivität, indem man sich in Selbstdisziplin übt, auf das Wesentliche konzentriert, Pausen macht und das ein oder andere Tool zur Hilfe nimmt.