Beiträge

Prioritäten setzen mit Hilfe der Eisenhower Matrix

Dwight D. Eisenhower, der 34. Präsident der Vereinigten Staaten, hat mal gesagt: “I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.” (Ich habe zwei Arten von Problemen, die Dringenden und die Wichtigen. Die Dringenden sind meistens nicht wichtig und die Wichtigen sind nie dringend.)

Ob privat oder bei der Arbeit, Zeitmanagement stellt für viele ein großes Problem dar. Es ist schwierig zu entscheiden, welche Aufgaben höchste Priorität haben und somit als Erstes erledigt werden müssen. Gerade für eine ausgewogene Work Life Balance ist es unerlässlich zwischen Wichtigem und Dringendem zu unterscheiden. Denn es kann leicht passieren, dass man sein Leben von den dringenden Aufgaben beherrschen lässt und sich die wichtigen Dinge hintenanstellen müssen. Die Eisenhower Matrix hilft eine ausgewogene Balance zwischen privaten und beruflichen Aufgaben zu schaffen.

 

Prioritaeten Matrix

 

Wie funktioniert das Eisenhower-Prinzip? –> Differenzierung der Aufgaben

Beim Eisenhower Prinzip muss man sich folgende Fragen stellen:

  1. Welche Punkte der To Do List sind wichtig und dringend?
  2. Welche Aufgaben sind wichtig aber nicht unbedingt dringend?
  3. Welche Tätigkeiten sind nicht wichtig, aber dringend?
  4. Und zu guter Letzt: Was ist weder wichtig noch dringend?

Die zu erledigenden Aufgaben werden dann auf vier Quadranten eingeteilt. Für die vier verschiedenen Quadranten gibt es unterschiedliche Anweisungen wie man mit den zugeteilten Aufgaben verfahren sollte.

 

Wichtig und dringend (MANAGE):

In diesem Quadranten werden ausschließlich Krisen, dringende Probleme und Aufgaben mit Deadline eingetragen, aus dem privaten Leben, sowie im Büro. Diese dürfen auf keinen Fall weiter delegiert werden.

Sofort erledigen!

 

Wichtig, aber nicht dringend (FOKUS):

In den „Fokus“ – Bereich gehören zum Beispiel Planungen, Präsentationen, Vorbereitungen und Geschäftsbeziehungen, die es aufzubauen oder zu pflegen gilt. Sport, Gesundheit, Zeit mit Familie/ Freunden verbringen und Auszeiten gehören aber genauso in diesen Quadranten.

Exakten Termin festlegen und selbst erledigen!

 

Nicht wichtig, aber dringend (BESCHRÄNKE):

Organisatorisches, Berichte, Telefonate und Emails sollte man versuchen auf ein Minimum zu beschränken. Denn sie halten von der eigentlichen Arbeit ab und unterbrechen den Workflow. Diese Aufgaben dürfen durchaus an Mitarbeiter weitergegeben werden.

Investment minimalisieren! (Engagement minimalisieren)

 

Weder wichtig, noch dringend (VERMEIDE):

Triviales, Aufgaben ohne Impact, lange Telefonate, Junkmails und andere Zeitfresser gilt es zu vermeiden.

Nicht bearbeiten! Mit diesen Aufgaben verschwendet man nur seine Zeit.

 

Alles in Allem hilft das Eisenhower Prinzip bei der Differenzierung und Priorisierung von Aufgaben. Es schafft eine bessere Work Life Balance und erhöht die Produktivität am Arbeitsplatz.