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Mach es Dir einfach: Agiles Projektmanagement für mehr Erfolg

Die Projektdeadline wurde zum dritten Mal verschoben, die Gesamtkosten sind doch höher als erwartet und die Motivation der Teammitglieder ist dementsprechend geschwächt. Das ist bei klassischer Projektplanung, die auch Wasserfallmethode genannt wird, oftmals an der Tagesordnung.

Was wäre, wenn man stattdessen den Zeit- und Kostenrahmen fest definiert und das Ergebnis als variabel ansieht? Oft kommen während des Projekts neue Erkenntnisse und Anforderungen zum am Anfang festgesetzten Ziel dazu, die nur schwer in den festen Projektplan integriert werden können.

Agiles Projektmanagement setzt auf wenige und einfache Regeln, mit denen das Projektteam selbstständig, effizient und flexibel an der erfolgreichen Fertigstellung des Projekts arbeitet.

Was ist agiles Projektmanagement

Wenn man das gesamte Projekt in kleine, flexibel anpassbare und sich wiederholende Unterschritte aufteilt, nennt man das agiles Projektmanagement. Dabei organisiert sich ein abteilungsübergreifendes Team selbst und hält durch Priorisierung und Anpassung der einzelnen Ziele das Projekt im Gang. Der Vorteil ist, dass zu jeder Zeit Änderungen möglich sind. Statt langwieriger Planung am Projektanfang setzt man somit auf kurzfristigere Planung und Abstimmung im Projektteam.

Bereits am Anfang stehen der Endtermin und die Kosten fest, das Ergebnis ist variabel und kann während des Projekts angepasst werden. Dabei ist die Frage welche Anforderungen können innerhalb des festgesetzten Rahmens umgesetzt werden?

Mittlerweile wird agiles Projektmanagement mit Scrum, Kanban & Scrumban erfolgreich in allen Geschäftsbereichen und Industrien verwendet. In verschiedenen Variationen wird es z. B. im Marketing, der Softwareentwicklung und der Eventplanung verwendet.

 

Was ist der Unterschied zu klassischem Projektmanagement

Bei der klassischen Wasserfallmethode wird der Umfang und Ergebnis des Projekts am Anfang festgelegt. Die Projektkosten und meist auch der Termin zur Fertigstellung werden geschätzt. Meist wird während des Projekts dann festgestellt, dass Zeit und Budget nicht ausreichen oder das aktuelle Ergebnis entspricht nicht den Anforderungen. Oft müssen während des Projekts der Termin zur Fertigstellung oder die Kosten angepasst werden um das festgesetzte Ziel zu erreichen.

 

Agiles Projektmanagement mit den Arbeitstechniken Scrum, Kanban & Scrumban

Bei Scrum führen viele Zwischenergebnisse zum Ziel

Step-by-Step

Bei Scrum gibt es vier Positionen für die Projektmitglieder. Das Projektziel wird durch den Produkt Owner festgesetzt, der Scrum Master sorgt für einen reibungslosen Projektablauf, das Arbeitsteam ist für die Umsetzung zuständig und die Stakeholder, die eine passive Position als Beobachter haben. Mittlerweile ist es deutschlandweit möglich sich zum zertifizierten Scrum Master oder zertifizierten Scrum Product Owner weiterzubilden und dadurch das eigene Team optimal im agilen Projektmanagement zu unterstützen.

Bei Scrum werden am Anfang die Anforderungen an das Ergebnis in einer Liste, dem sogenannten Product Backlog, zusammengefasst und priorisiert. Jeden Monat entscheidet das Team zusammen mit dem Product Owner welche Aufgaben erledigt werden. Diese Aufgaben werden in einzelne Arbeitsschritte untergliedert, die in einer Übersicht, dem Sprint Backlog, notiert werden.

Die einzelnen Arbeitsschritte sollen in einem vorher festgesetzten Zeitraum erledigt werden. Bewährt hat sich die Sprintlänge von 14 Tagen, je nach betrieblicher Anforderung kann dieser Zeitraum verkürzt bzw. verlängert werden.

Während eines Sprints trifft sich das Arbeitsteam jeden Tag für 15 Minuten zusammen (daily standup meeting) mit dem Scrum Master. In diesen kurzen Meetings wird besprochen an welchen Aufgaben die Teammitglieder arbeiten werden und auf welche Probleme sie während ihrer Arbeit gestoßen sind.

Nach erfolgreicher Fertigstellung eines Sprints werden wieder neue Aufgaben ausgewählt und der Arbeitsprozess startet von Neuem. Während der ganzen Zeit ist der Scrum Master dafür verantwortlich, dass alle Teammitglieder ihre Aufgaben verstanden haben und ungestört arbeiten können.

Vorteile von Scrum

Flexibilität & Einfachheit

  • Die Projektschritte können nach jedem Zyklus flexibel priorisiert werden.
  • Spezielle Anforderungen werden bei jedem Sprint durchdacht und umgesetzt.
  • Durch sich wiederholende, kleine Arbeitsschritte können Fehler schnell behoben werden.
  • Erfahrungen, die in einem Arbeitsschritt gesammelt werden, können bereits im nächsten Schritt angewendet werden.

 Zufriedenheit

  • Durch Selbstbestimmung bei der Arbeit sind die Teammitglieder motiviert und zufrieden.
  • Transparenz bei der Planung und Aufgabenverteilung verhindert Unzufriedenheit im Team.
  • Alle Teammitglieder stimmen sich in den täglichen Meetings ab, das sorgt für enge Zusammenarbeit und ein “Wir-Gefühl”.
  • Durch einfache, leicht verständliche Regeln kann sich das Team auf die Aufgaben konzentrieren.

 Transparenz

  • Durch regelmäßige Auswertung der Zwischenziele ist gut erkennbar, ob das Projekt im geplanten Zeit- und Kostenrahmen ist.
  • Tägliche Meetings und die Darstellung der einzelnen Aufgaben sorgen für Transparenz unter Kollegen.

 Produktivität & Qualität

  • Einfache Projektregeln und wenig Pflegeaufwand ermöglichen eine hohe Zeitersparnis.
  • Abteilungsübergreifende Teams erreichen abgerundete Ergebnisse und sorgen für Wissensaustausch im Team.
  • Änderungen am Projektziel können leicht umgesetzt werden.

 

 

Kanban macht Arbeitsabläufe sichtbar

Kanban-Board

Der Begriff Kanban kommt aus dem Japanischen und bedeutet so viel wie „Tafel“. Denn um ein kontinuierliches Arbeiten zu erreichen, werden bei der Kanban Methode alle Aufgaben und Probleme auf einer Tafel festgehalten. Dieses System wurde 1947 bei Toyota in Japan entwickelt, um die Produktivität in der Produktion zu verbessern.

Die bei Kanban verwendete Tafel ist in Spalten und Zeilen aufgeteilt, dabei werden die Aufgaben meist auf einzelnen Zetteln notiert. Für die einzelnen Arbeitsschritte gibt es jeweils eine Spalte, dadurch können die Aufgaben, wenn sie im ersten Arbeitsschritt fertig gestellt worden sind in die nächste Spalte verschoben werden. Mittlerweile gibt es digitale Kanban/Scrum Boards, die besonders für Teams geeignet sind, die nicht am gleichen Ort arbeiten. Die Projektmitglieder holen sich von dieser Kanban Tafel selbstständig ihre nächsten Aufgaben, sobald sie mit einem Arbeitsschritt fertig sind.

Um zu erreichen, dass die Teammitglieder konzentriert und zügig arbeiten können, wird eine maximale Anzahl an Aufgaben pro Spalte definiert.

Auftretende Probleme werden an der entsprechenden Stelle dargestellt und nach Betrachtung behoben. Da sowohl Aufgabe und als auch Hindernisse an einer Stelle dargestellt werden, lassen sich auftretende Verzögerungen im Arbeitsprozess frühzeitig erkennen.

Im Gegensatz zu Scrum wird bei Kanban also das Projekt nicht aufgeteilt, es werden lediglich alle Arbeitsschritte und die auftretenden Hindernisse dargestellt. Kanban eignet sich eher für regelmäßig anstehende Aufgaben und kleine Projekte.

Vorteile bei Kanban

Transparenz

  • Klare Übersicht des Projektstands durch Darstellung und Gliederung aller Aufgaben.

 Effizienz

  • Probleme können eindeutig und frühzeitig identifiziert werden.
  • Konzentriertes, fokussiertes Arbeiten der Projektmitglieder wird ermöglicht.
  • Wiederkehrende Probleme können leicht erkannt und behoben werden.

 Schnelligkeit

  • Die Begrenzung der Aufgaben pro Arbeitsschritt sorgt für eine schnelle Abwicklung.
  • Multitasking und regelmäßiges Verschieben der Aufgaben wird vermieden.

 Flexibilität

  • Wegen der wenigen Regeln ist das Kanban Prinzip individuell anpassbar.

 Zufriedenheit

  • Die Selbstbestimmung bei der Arbeit macht die Teammitglieder motiviert und zufrieden.
  • Durch einfache Regeln kann sich das Team auf die einzelnen Aufgaben konzentrieren.

 

 

Scrumban – die Arbeitsmethoden von Scrum werden mit Kanban dargestellt

Mit Scrum zu arbeiten erfordert vom Projektteam viel Disziplin. Mittlerweile hat sich als dritte, agile Projektmanagementmethode Scrumban entwickelt, die eine Mischung aus Scrum und Kanban ist. Häufig wird Scrumban nicht als solches eingeführt, vielmehr entsteht es in der betrieblichen Praxis. Projektteams, die bereits Kanban nutzen, fangen beispielsweise an, sich täglich zu treffen (daily standup meeting) und verwenden noch weitere Elemente aus Scrum, wie die Arbeitsaufteilung in Sprints. Denn oft ergibt sich Scrumban daraus, dass der Arbeitsprozess auf dem Kanban Board dargestellt wird und gleichzeitig je nach Unternehmen einzelne Elemente aus Scrum verwendet werden.

Das ermöglicht eine starke, flexible Anpassung an das Unternehmen und bietet die Vorteile beider Methoden. Dabei ist es wichtig die Elemente sinnvoll zu kombinieren und darauf zu achten, dass die grundlegenden Prinzipien erhalten bleiben. Bei falschem Aufweichen der Regeln kann es zu Fehlern im Projekt führen. Denn wenn z. B. der Scrum Master zum alt bekannten Projektmanager gemacht wird, dann kann das Arbeitsteam die anstehenden Aufgaben nicht mehr eigenverantwortlich auswählen und ist deswegen in kürzester Zeit überfordert.

 

Agiles Projektmanagement im eigenen Unternehmen

Vielseitig in fast jedem Unternehmen einsetzbar, macht agiles Projektmanagement für Projektteams und Management einen großen Unterschied im täglichen Arbeiten. Durch leicht verständliche Regeln, Flexibilität und stetige Verbesserung an bestehenden Prozessen ist es eine Arbeitsmethode, die für hochwertige Ergebnisse und Zufriedenheit im Team sorgt.

Für den einfachen Wechsel von der Wasserfallmethode hin zu agilem Projektmanagement mit Scrum oder Kanban gibt es Workshops und Agenturen, die Betriebe professionell unterstützen. Dabei ist es wichtig, sich das eigene Unternehmen mit den existierenden Strukturen anzusehen und dann ein individuell angepasstes, agiles Projektmanagement einzuführen. Wer diese Variante des Projektmanagements erst einmal ausprobieren möchte findet evtl. unsere Kanban Vorlagen und Checkliste zum Ausdrucken hilfreich.

Habt Ihr schon Erfahrungen mit agilem Projektmanagement gemacht? Denkt Ihr darüber nach es bei Euch im Unternehmen einzuführen?

Schreibt uns unter info@tivity.one, wir freuen uns auf Euer Feedback.