19 Tipps um die Produktivität in deinem Team zu steigern

Hast du manchmal den Eindruck dein Team könnte noch mehr aus sich rausholen? Oder sogar du aus dir selber? Oder hast du einfach gerade keine Lust mehr zu arbeiten und willst nur noch in den Urlaub fahren? Dann gönn es dir oder deinem Team! 51% aller untersuchten Teilnehmer sind produktiver nach dem Urlaub (Quelle & weitere Statistiken).

Montag? Oh je nicht schon wieder – denkst du dir auch? Können wir verstehen, der Produktivität geht es auch so. Mehreren Studien zu Folge ist Dienstag der produktivste Tag der Woche. Schwere Projekte von Montag auf Dienstag zu verschieben ist daher gar keine dumme Idee.

Diese und viele weitere Tipps haben wir in diesem Artikel für dich zusammengesucht. Der Artikel ist in 3 Teile aufgebaut, Organisatorische Produktivität, Produktivität in Meetings, und individuelle Produktivität.

 

Organisatorische Produktivität verbessern:

Hast du den Eindruck Kommunikation und Organisation von Projekten beansprucht zu viel deiner kostbaren Zeit? Dann vergewissere dich, dass du die folgenden Tipps befolgst:

  1. Setze klare Ziele

Beginn damit dir über die übergestellten Ziele Gedanken zu machen. Danach unterteile diese in kleinere Projekte und sei dir im Klaren darüber was dein Team maximal erreichen kann. Ziele sollten immer ambitioniert aber erreichbar gesetzt werden.

 

  1. Kommuniziere deine Erwartungshaltung

Einer der größten Fehler die du machen kannst, ist deinem Team nicht genau zu erklären was du von Ihnen erwartest. Unklarheiten führen zu Frustration, extra Arbeit und höheren Kosten.

  1. Vertraue deinem Team und gib ihnen Verantwortung

Vertrauen und Verantwortung in der Arbeit gibt Mitarbeiten Rückhalt und Motivation. Das Gefühl selbst für ein (Teil)Projekt verantwortlich zu sein steigert die Motivation und führt daher auch zu mehr Produktivität.

  1. Benutze gemeinsame Plattformen/Kalender

Die Benutzung von gemeinsamen Plattformen hat viele Vorteile.

Einerseits stellst du sicher, dass alle sich im Klaren sind welche Projekte bis wann erledigt werden müssen. Des Weiteren wissen deine Mitarbeiter, wer gerade an welchem Projekt arbeitet. Hinzu kommt auch das deine Mitarbeiter sehen wann du und der Rest des Teams verfügbar sind. Es gibt mehrere Projekt Management Methoden die solche gemeinsamen Plattformen fördern (z.B. Scrum oder Kanban).

 

  1. Benutze eine Projekt Management (PM) Software

87% aller Firmen die hohe Leistungen erbringen benutzen eine PM Software.
(Quelle & weitere Statistiken) Es gibt viele verschiedene PM Methoden die alle ihre Vor- und Nachteile haben. Manche davon eignen sich besser für IT- Projekte manche sind besser für Marketing Projekte. Die wichtigsten PM-Methoden und ihre Vor- und Nachteile findest du hier

  1. Regelmäßiges Feedback

Dieser Punkt ist wichtig um deinen Mitarbeitern deine Erwartungshaltung zu zeigen. Des Weiteren hilft regelmäßiges Feedback dabei, dass jeder Mitarbeiter weiß was erledigt ist und was noch gemacht/ überarbeitet werden muss.

  1. Halte Kommunikationskanäle stets offen

Die Kanäle helfen dir dabei deine Erwartungshaltung zu kommunizieren. Des Weiteren kannst du mit deinen Mitarbeitern über dringende Punkte diskutieren. Falls nötig kannst du das Team alarmieren, dass zum momentan Zeitpunkt mehr von Ihnen verlangt wird. Natürlich hilft es auch dabei Problem zu klären oder Unklarheiten zu überwinden.

  1. Genug Zeit für Pausen

Stelle deinem Team genug Ruhezeit zur Verfügung. Hiermit vermeidest du, dass deine Mitarbeiter sich nicht überarbeiten oder sich freinehmen weil sie ausgelaugt sind. Das kann dir auch dabei helfen wenn ein Projekt gerade dringend extra-Arbeit braucht. Deine Mitarbeiter sind zu viel mehr bereit wenn sie sich geschätzt fühlen und halbwegs ausgeruht sind.

Quelle: https://visual.ly/blog/10-infographics-to-help-your-productivity/

Produktivität in Meetings steigern:

96% aller Befragten haben zugegeben, dass sie schon mal ein Arbeitsmeeting verpasst haben. Ganze 39% haben sogar zugegeben während Meetings schon mal ein Nickerchen gemacht zu haben (Quelle & Statistiken).

Damit deine Meetings nicht auch so unproduktiv sind haben wir die folgenden Tipps für dich:

  1. Vorbereitung ist die halbe Miete

Du solltest dich immer auf Meetings vorbereiten, um nicht unnötig Zeit zu verschwenden. Sei dir im Klaren darüber welche Themen unbedingt auf der Agenda stehen sollen. Vermeide unnötige Themen, die du in einem kleineren Rahmen klären kannst. Damit wird die Zeit deiner Mitarbeiter auch nicht verschwendet. Schicke die Themen der Agenda auch an deine Kollegen, um sicherzustellen dass diese sich auch vorbereiten können.

  1. Kläre die Teilnehmerliste zuvor ab

Überleg dir vor den Meetings immer wer dabei sein muss und auf wen man verzichten kann. Durch unnötige Anwesenheit verlieren deine Kollegen nur ihre Zeit. Zu viele Teilnehmer wirken auch Kontraproduktiv, vor allem wenn sie keine Ahnung von dem Thema haben.

  1. Halte stehende Besprechungen

Über 90% aller befragten sagen das sie in Meetings Tagträumen (Quelle & Statistiken).

Das kommt meistens durch die Gemütlichkeit in Sitzungsstühlen. Stehende Besprechungen haben daher eine Reihe an Vorteilen. Sie fördern die Aufmerksamkeit und bringen mehr Energie in die Diskussion. Stehende Diskussionen führen meist zu schnelleren und qualitativ besseren Ergebnissen. Das wiederum spart deiner Firma Zeit und Geld.

Eine Methode bei der Stehende Meetings Standard sind ist Scrum. Bei dieser Projekt Management Methode trifft man sich auf einer wöchentlichen Basis um Projekte zu planen. Des Weiteren hält man kurze tägliche Meetings um Feedback zu bekommen und die nächsten Schritte zu besprechen.

  1. Erstelle klare Besprechungsregeln

Mobiltelefone können zum Beispiel in Besprechungen verboten werden welches Kollegen weniger ablenkt. Des Weiteren sollten klare Regeln bezüglich Pünktlichkeit erstellt werden um keine Zeit zu verschwenden.

Eine der nützlichsten Tools in diesem Bereich ist der Time-timer. Er ermöglicht es Zeit sinnvoll einzuteilen. Mehr dazu findest du hier:

http://time-timer.de/

  1. Übernimm eine Vorbildfunktion

Handele immer so wie du es von den anderen Teilnehmern erwarten würdest. Benehmen ist ansteckend – auch schlechtes. Daher solltest du dich immer von deiner besten Seite präsentieren. Sei höflich, aufmerksam, vorbereitet und energetisch um deine Kollegen in eine erfolgreiche Diskussion einzubinden.

  1. Erwarte Pünktlichkeit

Eines der größten Probleme bei Meetings ist die Pünktlichkeit. Pünktlich sein sollte man nicht nur aus Höflichkeit und Politesse. Man verschwendet die Zeit aller Anwesenden. Darüber hinaus ist die Zeit schwer wieder zurückzubekommen. Das bedeutet wenn auch nur 1 Team Mitglied zu spät kommt geraten alle in Stress und haben Probleme die Zeit wieder aufzuarbeiten.

 

Individuelle Produktivität verbessern:

Überarbeitung verringert Produktivität um ganze 68% (Quelle & Statistiken)! Daher ist ein organisierter Arbeitsbereich und regelmäßige Pausen von hoher Bedeutung. Weitere Tipps um deine Arbeit produktiver und stressfreier zu gestalten findest du in den folgenden Tipps:

  1. Erstelle to-do Listen & setze Prioritäten

To-do Listen helfen dir dabei nicht den Überblick zu verlieren. Vor allem wenn du viel zu tun hast helfen sie dir dabei kategorisch vorzugehen. Markiere dir die Aufgaben die zuerst erledigt werden müssen damit du nicht in Verzug gerätst. Eine Methode die dir dabei helfen kann ist die Eisenhower-Matrix.

  1. Verfolge und limitiere deine Zeit für Aufgaben

Dieser Punkt ist extrem wichtig um deine Arbeit schneller durchzuführen. Setze dir Ziele die du erreichen möchtest und dein innerer Ansporn wird gesteigert. Durch die Zeitmessungen kannst du auch deine Schnelligkeit messen und in Zukunft versuchen Aufgaben schneller zu bearbeiten. Eine bekannte Methode im Zeitmanagement ist die Pomodoro Technik. Mehr Infos dazu findest du hier

  1. Stelle Benachrichtigungen aus

Benachrichtigungen ziehen dich aus deiner momentanen Arbeit raus. Du verlierst durch sie wertvolle Konzentration und weißt am Ende nicht mehr wo du gerade warst. Nimm dir bestimmte Zeiten um deine Nachrichten oder E-Mails zu beantworten, so vermeidest du die Ablenkung. Es gibt dir trotzdem ein gutes Gewissen, weil du weißt du wirst dich zu einer anderen Zeit darum kümmern.

Auch hierzu gibt es nützlich Tools die Ablenkungen vermeiden sollen. Leechblock für Firefox und Stayfocused für Chrome ermöglichen es dir Zeit auf ablenkungsreichen Seiten einzuschränken.

  1. Fahr in die Arbeit

73% aller Befragten sagen sie arbeiten besser auf der Arbeit als von zu Hause aus. Geht dir das genauso? Dann fahr in die Arbeit! Dort wartet ein konzentrierteres Umfeld auf dich. Keine Ablenkung durch die Familie oder den Hund. Falls du aber doch von zu Hause arbeiten möchtest oder musst haben wir natürlich ein paar Empfehlungen parat damit du deine Arbeit trotzdem hinbekommst:

Für 10 Tipps zur Steigerung im Home Office hier klicken

  1. Bearbeite anstrengende Aufgaben zwischen 10h und 12h

In dieser Zeit ist der Normalbürger am produktivsten und konzentriertesten. Verschwende daher diese Zeit nicht damit E-Mails zu beantworten oder Kaffee trinken zu gehen. Das erleichtert dir auch den Rest des Tages, weil du die wichtigen Aufgaben ein großes Stück vorwärts bringst.

 

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Buchempfehlungen:

Google Design Sprint – Erfolg in nur 5 Tagen?

Viele Unternehmen, seien es Startups oder bereits bestehende Unternehmen kommen irgendwann an diesen Moment, wo sie merken, dass es ohne Änderungen nicht weitergeht. Unternehmen tun sich oft schwer mit der Frage ein neues Produkt zu entwickeln oder ein bestehendes zu optimieren. Über die Zeit, haben sich mehrere Methoden etabliert diesem Problem entgegenzuwirken. In seinem Buch, Sprint, legt das Team um Jake Knapp einen 5-tages Sprint hin und entwickelte im Silicon Valley einen Google Design Sprint, welcher in nur kürzester Zeit hervorragende Lösungen zu neuen Ideen entwickelt. Eben ein Sprint, aber wie man so schön sagt, „Schnell bedeutet nicht gleich gut, oder etwa doch?“

Was ist ein Google Sprint Prozess ?

Der Google Design Sprint Prozess ist wurde erstmals im Jahre 2010 durch Google Ventures bekannt und basiert auf dem Ansatz des Design Thinkings, einer Methode, der zum Ansatz und Lösen von neuen Ideen führt. Dieser wird meistens genutzt, wenn noch keine konkrete Idee oder Geschäftsmodell entwickelt worden ist. Design Sprint hingegen beginnt an einem bereits späteren Zeitpunkt. Es hilft dabei Projekte in kürzester Zeit, nämlich in einem 5-tages Prozess zu realisieren. Das Ziel ist es hier ein imaginäres Produkt zu erstellen, Kunden davon bereits zu überzeugen ohne dass es auch nur im Ansatz fertig ist oder viel Geld kostet.

Schauen wir uns nun den 5-tages Prozess etwas genauer an, sehen wir nur eins und zwar das Wort Sprint. Die sogenannte Sprint Woche, welche auch ausführlich in dem berühmten Buch von Jake Knapp, Sprint – Solve Big Problems and test new ideas in just five days, erklärt wird startet am Montag und endet am Freitag. Jedem Tag wird ein Motto, oder auch Ziel zugeteilt. Dieses setzen sich wie folgt zusammen:

Montag – Map („Verstehen“);

Dienstag – Sketch („Ideen sammeln“);

Mittwoch – Decide („Entscheidung treffen“);

Donnerstag – Prototype (Prototype bauen);

Freitag – Test („Testen mit Feedback von Kunden“)

 

Quelle: http://www.digital-hills.de/

Montag – Map

Am Montag wird im Rahmen des Teams die Zielsetzung erarbeitet. Hierbei ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter die Unternehmensphilosophie verstehen, damit alle optimal für das Projekt gerüstet sind. Oftmals werden bei dieser Phase andere Unternehmen als Beispiel herangezogen um einen Vergleich bzw einen Ausblick auf das mögliche Ziel zu geben. Hierbei wird auch analysiert, was das Beispiel Unternehmen gut bzw. schlecht gemacht hat.

Dienstag – Sketch

Der Dienstag wird durch „Lightening Demo“s eingeleitet, welche den Teammitgliedern Denkanstöße verpassen sollen um nachher selber individuelle, kreative Ideen zu entwickeln. Hier wird speziell individuelles Sketching über das Gruppen Brainstorming gestellt, da hier jedes Teammitglied ungestört seine Ideen einbringen kann. Alle Teammitglieder, vom Praktikanten bishin zum CEO, haben die Möglichkeit ihre Idee ins Spiel zu bringen.

Mittwoch – Decide

Mittwoch ist Entscheidungstag, bedeutet, welches Teammitglied hat den besten und am realistischsten Sketching Vorschlag entwickelt. In der Regel werden hier zwei bis drei Vorschläge konkretisiert und weiterverfolgt. Mithilfe von Stickern bewertet jeder Mitarbeiter die einzelnen Ideen der anderen Mitarbeiter. Je mehr Sticker eine Idee erhält, desto eher wird diese schlussendlich auch realisiert.

Quelle: https://medium.com/

Donnerstag – Prototype

Donnerstag ist Entwicklungstag. Nach dem die Entscheidung am Vortag gefallen ist, wird heute ein Protoytyp gebaut/ entwickelt. Durch klare Aufgabenverteilung wird dieser bis zum späten Nachmittag gebaut. Die Schwierigkeit liegt hier mit möglichstem wenig Aufwand ein plausibles, aber sich irgendwo auch echt anfühlendes Produkt, zu erstellen. Jake Knapp empfiehlt in seinem Buch die Keynote als wichtigstes Tool für diese Aufgabe.

 

Freitag – Test

Freitag ist der entscheidendste Tag der Sprint-Woche. In der Regel mit großer Aufregung verbunden werden an diesem Tage, die ein, zwei auserwählten Prototypen zusammen mit der Zielgruppe getestet und Ihnen präsentiert. Was war gut, was war schlecht? User-Feedback ist hier der wichtigste Punkt, denn nur durch effizientes Feedback im Rahmen von Verbesserungsvorschlägen ist es möglich das Produkt zu optimieren.

Einen umfassenden Guide zum Thema Agile gibt es hier: Der ultimative Agile Guide

Warum Google Design Sprint?

Quelle: http://www.gv.com/sprint/

Was lernen wir nun aus dem Prozess. Wenn der Google Design Sprint Prozess                                                                                     mit einem grünen Licht endet, dann bedeutet dies, der Auftrag zur Umsetzung des Prototyps. Im anderen Fall kann es hier aber auch zum Verwerfen der Idee kommen. Zunächst schade, aber rein rational gedacht, hat man kein Geld investiert und somit keinen finanziellen Schaden errichtet. Die investierte Zeit bekommt man nicht zurück, aber man erhält immaterielles im Gegenzug. Man erhält Expertise – man hat in 5 Tagen eine Idee entwickelt und sie zeitgleich umgesetzt. Eine Methode die vielen Firmen das Leben leichter macht. Durch die extrem positiven Feedbacks der Firmen, welche hiermit einen Erfolg verzeichnen konnten, waren stets begeistert. Bekannte Firmen, wie Slack, Airbnb oder auch BlueBottleCoffee, profitierten von der Methode. Google Classes hat z.B. binnen zwei Stunden den ersten Prototypen für ihre Brillen entwickelt. Eine Leistung, die ohne ein klares      Ziel, nicht im Ansatzweise möglich ist. Hier erkennt man, dass es tatsächlich funktionieren kann, mit einem geeigneten Sprint ein neues Produkt zu entwickeln.

Nichtsdestotrotz sind nicht nur Methoden wie Design Sprint heutzutage auf dem Markt, sondern auch Methoden wie dem Lean Startup – oder dem Design Thinking Prozess. Alle diese Methoden versprechen von sich aus den Schlüssel zum Erfolg, aber wann genau sollte man welche Methode nun benutzen?

Zunächst beschäftigt sich das Lean Startup Konzept mit der Idee ein Unternehmen mit möglichst wenig Kapital zu gründen um den finanziellen Ruin bei Nichtetalierung vorzubeugen.

Einen umfassenden Guide zum Thema Agile gibt es hier: Der ultimative Agile Guide

Welche Methode ist die beste?

 

Demnach müssen diese drei Prozesse, Google Design Sprint, Lean Startup & Design Thinking individuell betrachtet werden. Wir werden folgende Entscheidungsfaktoren näher betrachten:

  • Technologie
  • Idee/ Geschäftsmodell
  • Komplexität
  • Zeit
  • Interviews

 

Technologie

Die Technologie ist ein ganz wichtiger Entscheidungsfaktor. Hier sollte der Fokus eher auf Lean Startup (Verweis auf Artikel) & Design Sprint liegen, da beim Lean Startup ein großer Fokus darauf liegt klare Kennzahlen zu verfolgen und diese einzuhalten. Im Rahmen des Design Sprints Prozesses kann auch hier ein technologischer Prototyp binnen einer Woche entwickelt und getestet werden.

Idee

In Betracht eines Geschäftsmodells (Verlinkung Business Model Canvas, Tivity) unterscheiden wir zunächst, ob eines vorhanden ist oder nicht. Lean Startup wird verwendet, wenn bereits ein Geschäftsmodell vorhanden ist, doch Google Sprint und vor allem Design Thinking führen durch ihre verschiedenen Prozesszyklen zu einer Ideenentwicklung. Google Sprint wird daher auch oft als zugeschnittener Prozess und Design Thinking als offener Prozess bezeichnet, da beim Design Thinking zunächst der Anspruch des Kunden im Mittelpunkt steht.

Komplexität

Unter der Komplexität versteht man den Grad der Herausforderung. Handelt es sich bei dem Produkt um eine große Herausforderung sollte zunächst Google Design Sprint angewendet werden, um eine abgespeckte Version des Prototyps zu entwickeln um auf Reaktionen der Zielgruppe eingehen zu können. Steht man jedoch vor der Herausforderung überhaupt eine Idee entwickeln zu können, bietet sich natürlich wie immer das optimale Design Thinking an.

Zeit

Der Faktor Zeit spielt bei allen dreien eine wichtige Rolle, allen voran beim Design Sprint aufgrund ihrer Fünftages Tour. Hier bleibt nicht viel Zeit für ineffizientes Arbeiten. Oftmals folgt man im Rahmen dieses Faktors dem Timeboxing – Konzept. Dieses Konzept unterstützt dabei, in kurzen Deadlines, dem Kommittent nachzukommen, die einzelnen Aufgaben konzentriert und fristgerecht abzuliefern. Nur so ist gewährleistet, dass binnen Fünftagen ein plausibles Produkt entwickelt werden kann.

Beim Lean Startup wird mit einer anderen Methode Zeit gespart. Mithilfe des Prinzips des MVP („minimal viable product“) wird mit dem minimalsten Ressourceneinsatz ein Produkt in kürzester Zeit herstellt. Der Einsatz von Ressourcen reicht also gerade aus, dass das neue Produkt in ihrem Prototyp einem Kunden präsentiert werden kann.

Interviews

Zu guter Letzt schauen wir uns die Interview Lastigkeit an, welche bei allen drei Methoden relativ stark ausgeprägt ist. Durch den Unterprozess Customer Development, des Lean Startup Prozesses wird hier sehr viel Aufwand in Kundengespräche gesteckt um das optimale Produkt, zugeschnitten auf die Präferenzen des Kunden, zu entwickeln. Gleiches gilt für das Design Thinking – lieber Kunde, was möchtest Du genau von uns haben? Beim Google Sprint liegt der Interview Prozess nur auf dem letzten Tag, wo der entwickelte Prototyp der Zielgruppe präsentiert wird.

Es ist interessant zu sehen, wie die einzelnen Methoden sich gegenseitig überschneiden aber auch klar voneinander differenzieren. Wissen wir jetzt eigentlich genau, welche wir nehmen sollten? Vielmehr ist es oft ein geschicktes Zusammenmischen mehrere Methoden umso jegliche Problemstellungen und all mögliche Entscheidungsfaktoren abzudecken.

Einen umfassenden Guide zum Thema Agile gibt es hier: Der ultimative Agile Guide

Nützliche Zusatzinformation:

 

Buchempfehlungen:

 

Jake Knapp

 

Agile Leadership – Welche Methoden gibt es?

Methoden wie Scrum, Design Thinking, Lean Startup, Customer Development haben Konzeptionell und Operativ bewiesen, dass sie im Rahmen der Digitalisierung eine zentrale Rolle einnehmen. Immer mehr (Mittelständische- und Industrie-) Unternehmen adaptieren diese Methoden, welche ihren Ursprung im agilen Start-Up Umfeld haben und feiern damit große Erfolge.
Traditionelle Unternehmens- und Mitarbeiterführung stößt jedoch mit diesen agilen Methoden an ihre Grenzen. Es wird Zeit diese zu überdenken! Welche Methoden lohnen sich dennoch? Einen Überblick zu den agilen Führungs Methoden finden sie hier…

Was ist Agile Leadership?

Agiles Leadership, zu Deutsch „agile Führung“, beschäftigt sich mit der Veränderung des Führungsverhaltens und des Führungsverständnisses einzelner Mitglieder innerhalb der Organisation. Das Ganze basiert auf dem Motto: Führung durch Vorbild. Durch eine klare hierarchische Stufe ergeben sich klare Ziele und Vorgaben sowie auch Motivationsanreize für Mitarbeiter immer bestes zu leisten.

Oftmals werden die Methoden von heutiger Führung mit der von damals verglichen und man merkt, vom Inhalt sind die Methoden gar nicht so verschieden. Heutzutage wird es nur von einer modernen und nicht mehr klassischen Perspektive aus beobachtet. Dies bedeutet, Führungskräfte leben es nicht mehr vor, sondern machen es vor und zeigen wie es geht. Daher wird auch oft von Harmonisierung oder dem englischen Wort „Alignment“ gesprochen. Des Weiteren sollen durch geschickte Prozesse und klar definierte Ziele eine Orientierung geschaffen werden, in denen sich die Mitarbeiter selbst und Ihre Ziele wiederfinden können.

Was muss ein guter „Leader“ also mitbringen? Ein guter Leader sorgt für eine angenehme Atmosphäre, er schafft ein Umfeld indem seine Mitarbeiter sich gerne aufhalten und wieder zurückkehren. Ein klares Ziel vor Augen hilft bei einer dynamischen Veränderung am Markt auf Kurs zu bleiben. Alles diese Gründe umfassen also die „neuen“ Führungsprinzipien des Agile Leaderships.

Wie relevant ist das Agile Leadership für Unternehmen?

Das Prinzip beruht auf Zusammenhalt, Organisation und Struktur. Nur wer eine Organisation zusammenhalten kann, kann mit Ihnen Erfolg haben. Nach dem Motto: „Alle ziehen am selben Strang“. Insgesamt haben sich über die Zeit acht Prinzipien etabliert.

 

Veränderung

Angefangen mit dem ersten Prinzip liegt hier der Fokus auf Veränderung. Man will etwas verändern, aber man muss aufpassen wie, wann in welche Form dieses geschehen soll. Wie Ghandi damals sagte: „Taten sind besser als Worte“. Das ist eine umschriebene Regel, welcher jeder Leader verinnerlicht haben muss. Erinnern Sie sich, Sie sind die Führungsposition. Sie machen es vor und zeigen wie es geht.

Denkweise

Das zweite Prinzip handelt von der Denkweise der Leaders. Demnach sind die Ergebnisse umso besser, je kreativer und qualitativer die Ideen sind. Hochqualifizierte haben einen breiteren Blickhorizont und treffen Entscheidungen aus mehreren Perspektiven kommend. Dabei spielt eine gute Priorisierung von Ideen eine umso wichtigere Rolle.

Feedback

Das dritte Prinzip: Feedback, Feedback, Feedback: Nachdem die hochwertigen Ideen umgesetzt worden sind, muss der Kunde dem Leader seine Meinung über das Produkt im Rahmen eines kritischen Feedbacks geben. Nur durch das Feedback erkennt der Leader die Präferenzen des Kunden, die dann wiederum großen Einfluss auf zukünftige Entscheidungen des Leaders hat. Man muss sich diesen Prozess in einem Loop vorstellen, welcher sich immer und immer wiederholt.

Einstellung

Im Rahmen des vierten Prinzips versucht der Leader die Einstellung seiner Mitarbeiter zu analysieren und zu bewerten. Sein Ziel sollte es sein, alle Mitarbeiter soweit zu kennen, dass er über genug Autorität besitzt um respektiert zu werden.  Der Vorteil liegt daran, dass durch das Wissen der Leader bestimmte Probleme bewusst verhindern kann, wenn er die Präferenzen seiner Mitarbeiter kennt. Es hilft ihm also wieder in seinem ganzheitlichen Entscheidungsprozess nachhaltig Entscheidungen zu fällen.

Ehrlichkeit

Ehrlichkeit untermauert das fünfte Prinzip. Ein Leader sollte besonders starke Beziehungen zu seinen Mitarbeitern pflegen und sich gegenüber Ihnen öffnen. Nur so wird ein angenehmes Verhältnis etabliert, was die Mitarbeiter dazu veranlasst Vertrauen zu Ihrem Vorgesetzen aufzubauen.

Führung

Das sechste Prinzip stellt fest, dass Führung auf allen Ebenen innerhalb eines Unternehmens stattfinden muss. Es bringt hier nichts, nur an der Top Ebene Restrukturierungen vorzunehmen, sondern eben auch an der unteren Ebene. Nur wenn das Gesamtkonstrukt dasselbe Ziel verfolgt können Erfolge generiert werden.

Zusammenarbeit

Das letzte und siebte Prinzip konzentriert sich auf die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern. Bereits früh in der Schule bekommt man dieses zu spüren. Wer im Team Zusammenarbeit wird eher Erfolg haben als individuell handelnde Personen. Durch die Brainstorming Methode werden viele verschiedene Gedanken schnell miteinander verknüpft. Ebenfalls auch beim Google Design Sprint, wo in 5 Tagen ein Prototyp entwickelt werden soll, löste das Problem einer ineffizienten Zusammenarbeit. Hier liegt das Ziel auf einer effizienten & zunächst selbstständigen Ideenphase, welche dann später vor der Gruppe präsentiert werden. Man gibt jedem Mitarbeiter die Möglichkeit seine Ideen einzubringen. Eine faire und bereits sehr erfolgreich, angewandte Methode.

Wenn man also diese sieben Prinzipien verfolgt erhält man eine gute Übersicht zum Thema Agile Leadership und wie man damit umgehen sollte. Agile Leader werden im Rahmen dieser Prinzipien eine Reihe von Skills abgefragt. Oftmals ist es ein „Learning – by – doing“, vielmehr aber auch eine Erfahrungssache. Nur wer viel in der Welt verschiedene Menschen aus verschiedenen Kulturen und Branchen geleitet hat, kann sich diese Eigenschaften aneignen. Wie Colin Price in seinem Buch „Accelerating Performance“, welches über das Implementieren von Management Praktiken handelt, erzählt, sind Management Praktiken auch nur gut, wenn sie von den richtigen Personen implementiert werden. Daraus folgt, dass die Ideen noch so gut sein können, jedoch die Umsetzung von einer unqualifizierten Führungsperson zu einer völligen Katastrophe bzw. zum Entwicklungsstillstand des Unternehmens führen kann.

Vielmehr ist es wichtig, diese Praktiken durch gezielte Agile Führung dem Kunden zu präsentieren. Hierfür beschreibt Jake Knapp in seinem Google Design Sprint Buch ein 5 stufigen Interview Prozess, wie man mit dem entwickelten Prototyp den Kunden am besten von sich überzeugt.

Gezieltes Vorgehen um den Kunden maximal vom Produkt überzeugen zu können, erfordert höchste Vorsicht als auch Professionalität – ein weiterer Punkt des Agile Leaderships. Viele weitere Methoden sind mittlerweile heute dem Agile Leadership zugeordnet. Man kann sie auch einfache Unter- bzw. Teilprozesse nennen, da sie aus mehreren Perspektiven dem Agile Leadership helfen zu überleben.

Einen umfassenden Guide zum Thema Agile finden sie hier: Der ultimative Agile Guide 

Drei davon sind die Management 3.0, Lean Management & das OKR. 

Management 3.0

Das Management 3.0, entwickelt von Jurgen Appelo, sucht nach einem geeigneten Konzept für Führungsmethoden im Management. Mithilfe seines Buches, How to Change the World: Change Management 3.0 an dem er knapp 10 Jahre arbeitete, entwickelte ein offenes Konzept mit psychologischen Hintergedanken.

In seinem Buch stellt er nicht nur 3.0 vor, sondern auch 1.0 und 2.0 sowie ihre Unterschiede. Das Management 1.0 beschäftigt sich mit der klassischen Managementmethode, welche von Frederick W. Taylor ins Leben gerufen wurde. Dieses Modell zielte auf feste Hierarchien, in dem intelligente, gutausgebildete Führungskräfte die weniger Kompetenten ausbildeten und sie bei ihrer Arbeit beobachten.

Management 2.0 hingegen sollte der Durchbruch werden, in dem die Fehler von 1.0 beseitigt wurden. Was ist passiert? Richtig, genau das Gegenteil, in dem neue Problemlösungsideen wie Balance Scorecard oder Six Sigma nicht anspringen und es somit keine Erfolge gab. Ein Hauptgrund für den Misserfolg war die immer noch alte, hierarchische Struktur aus 1.0.

Quelle: https://www.humansmatter.org/

Nun Management 3.0 sollte den Durchbruch bringen. Den Durchbruch für komplexe Organisationen mit Ausblick auf Veränderung in der Zukunft. Das Ziel ist es, die Entscheidungsposition zu dezentralisieren und Strukturen zu schaffen, die auf dem Bottom-Up Ansatz beruhen. Damit Führungskräfte eine Firma nach dem Management 3.0 Prinzip führen können, brauchen sie bestimmte Fähigkeiten. Die Führungsposition muss also in der Lage sein, komplexe Systeme und Strukturen zu verstehen, weiter aber auch wichtige Menschenkenntnisse sprich Soziale Kompetenz mitbringen.

Management 3.0: Zukunftsmodell und Perspektive für Führungskräfte in modernen und agilen Organisationen?

Was also ist es, was Agile Führung so besonders macht? Zunächst schwappt das Ganze von der Wirtschaft auch auf andere Bereiche. Egal wo man komplexe Systemstrukturen findet, findet man Agile. Die Anregungen von Jurgen Appelo sind Ansätze wie es funktionieren könnte. Es ist nicht leicht und das sagt auch er, aber an einem Versuch es einmal umzusetzen bei unserer digitalen Transformation führt kein Weg dran vorbei.

Oftmals redet von einem Dilemma – einem Dilemma das mit Veränderung von Strukturen entsteht.  Zunächst kritisiert er die neue Perspektive & die neue Einstellung zum Management im Vergleich zu dem traditionellen Ansatz eher als radikal. Die Veränderung ist zu heftig für die Digitalisierung. Insbesondere das mittlere Management, das Herz der Firma, durchläuft harte Veränderungen, was nicht immer zum Wohle der Firma verläuft. Viele Mitarbeiter fühlen sich überrumpelt, verlieren Kontrolle, Einfluss und Rückendeckung von eigenen Mitarbeitern. Man könnte vielleicht von einer Teufelsspirale sprechen. Diese Folgen entstehen laut Appelo vor allem dann, wenn es an kompetenter Führungskraft fehlt. Einem Phänomen, dem wir schon mal begegnet sind. Ohne gute Führungskräfte gibt es keinen Fortschritt, sondern eher Stillstand oder Rückgang.

Was ist also das Problem?

Die Führungskräfte müssen sich vor allen anderen Mitarbeitern verändern bevor es diese zuerst tun. Der Autoritätsprozess darf sich daher bei internen Veränderungen auf keinen Fall verändern. Es gilt wieder: Führung durch Vorbild. „Die dort oben machen es vor und erklären es denen da unten“.

Quelle: https://www.estrategy-magazin.de/

Was brauchen wir? Ziel sind persönliche Perspektiven kombiniert mit Kompetenz. Ohne diese zwei Eigenschaften wird es niemals funktionieren.

Lean Management

Eine weitere Methode des Agile Leadership ist das Lean Management. Das Lean Management beschäftigt sich mit dem Managementansatz einer Dezentralisierung als auch einer Simultanisierung. Hier wird eine große Überschneidung zum Management 3.0 gezeigt, da auch dort die Entscheidungsfaktoren bzw. das Entscheidungsverhalten dezentralisiert, sprich auf mehrere Führungsebenen umgelegt wird. Es wird also darauf abgezielt eine prozessorientierte Unternehmensführung zu gestalten mit dem Ziel höchstmöglich effizient, kundenorientiert und kostensparend zu agieren. All diese Prozesse können unternehmensintern oder unternehmensextern stattfinden.

Kundenorientierung

Der Lean Management Prozess folgt 5 Prinzipien. Zunächst das erste und eigentlich auch wichtigste Prinzip umfasst die exakte Kundenorientierung. Hierbei ist es Wichtigkeit drauf zu achten, dass die Wünsche und Interessen des Kunden vollständig abgedeckt werden. Zweifelt der Kunde an einer Stelle könnte das den Absprung zur Konkurrenz bedeuten.

Quelle: http://www.tcw.de/

Identifikation 

Das zweite Prinzip kümmert sich um Identifikation des Wertestroms. Hierbei werden die Prozesse in Teilprozesse zerlegt, um die Effizienz zu erhöhen.

Flussprinzip

Das dritte Prinzip nennt sich das Fluss-Prinzip, bedeutet, dass alle Prozesse am Ende so auszulegen sind, dass diese zu einem gesamtfunktionierenden Prozess, also ohne Unterbrechungen und Verzögerungen, ineinander führen.

Pull-Prinzip

Das vierte Prinzip, das sogenannte Pull-Prinzip, läuft genau anderes herum. Ausgehend vom Kunden, wenn dieser eine Bestellung aufgibt, läuft der Prozess rückwärts zum produzierenden Unternehmen. Hier fällt auch oft der Begriff Just-in-time, welcher die punktgenaue Produktion von Produkten widerspiegelt.

Verbesserung

Das letzte Prinzip des Lean Management Prozesses sehnt sich nach kontinuierlicher Verbesserung, eben dem Prozess der aufgrund von Kundenfeedback immer weiter vorangetrieben wird. Es zeigt also hier eine weitere Methode, wie man das Management verändern kann. Die Ähnlichkeit zwischen diesen beiden Methoden liegt sehr nahe, aber dennoch unterscheiden sie sich in wichtigen Eigenschaften.

Für mich als Unternehmer eine perfekte Chance meine Firmenmission neuauszulegen und gezielt Veränderungen vorzunehmen und diese dann reibungslos umzusetzen.

Die wohl berühmteste Methode ist die von Intel-Mitgründer Andy Grove erfundene Objective and Key Results (OKR) Methode (Verlinkung Tivity Artikel, Einführung in die OKR). Durch schnelles Wachstum geraten oft wichtige Themenfelder in Vergessenheit, so dass der Entwicklungsprozess einer wachsenden Firma schnell unübersichtlich werden kann. Im Jahre 1999 wurde sie erstmal bekannt, als Investor John Doerr diese bei Google einsetzte. Wie der Name schon sagt sollen bei dieser Managementmethode „Objectives“ (Ziele) mit „Key Results“ (Meilensteinen) verknüpft werden. Das Ziel der Methode hilft Unternehmen in einem Rahmen von drei Monaten klar, differenzierte Ziele auf Unternehmens- als auch Mitarbeiterebene zu etablieren.

Einen umfassenden Guide zum Thema Agile finden sie hier: Der ultimative Agile Guide 

Was macht OKR?

  • OKR ist simpel, transparent und unglaublich dynamisch
  • Versichert den richtigen Fokus in den nächsten drei Monate
  • Stärkung der Kommunikation unter Mitarbeitern
  • Vision, Mission und Strategie kurzfristig an das operative anzuschließen

Das interessante hierbei ist, dass die Ziele zwar motivierend wirken aber eigentlich jedoch nicht erreichbar sind. Es handelt sich also um ein Ziel, welches eventuell in der langen Frist erreicht werden könnte. Die Meilensteine hingegen sind messbare Ergebnisse wie z.B. im Jahre 2020 Umsatz von 500 Mio €. Mit dem Vorteil ein festes Ereignis zu haben, lässt sich später die Zielerreichung besser analysieren und bewerten. Bei einem Ziel („Objective“) ist die Messung dahingegen schwierig.

Diese Methode gibt Mitarbeiter die Hilfe sich in drei Monaten mit einem Ziel zu identifizieren und für dieses ihre optimale Exzellenz unter Beweis zu stellen. Nicht nur das ist auch ein Grund warum große Firmen wie Google, LinkedIn, Twitter und viele weitere diese Methode für Ihr Unternehmen nutzen.

Agile Leadership, Lean Management, Management 3.0, OKR: Welche ist nun die beste?

Alle diese Managementmethoden haben sich bereits etabliert, viele Firmen sind mit Ihnen groß geworden, dennoch bleibt die Frage: Warum gibt es so viele? Schafft es keiner, alle diese genannten und noch weitere so zu bündeln und sie zu einer optimalen, sagen wir, perfekten Methode zusammenzuschließen?

Das Agile Leadership fokussiert sich auf Führungsprinzipien, das Management 3.0 verdeutlicht die neuen, digitalisierten Methoden von morgen, das Lean Management verändert die Unternehmensstruktur von Zentralisierung zu Dezentralisierung und entzerrt somit die Entscheidungsgewalt einzelner Führungspositionen und das OKR liefert eine Methode das Erreichen von Unternehmens- und Mitarbeiterzielen einfacher und realistischer zu gestalten.

Wie man sieht, irgendwie macht es alles Sinn. Alle Methoden helfen den Unternehmen auf ihre eigene Art & Weise aber es wird nie eine Einzige geben, die alle Varianten abdeckt. Viele werden sagen, es hat sich doch eigentlich in den Methoden kaum etwas verändert. Svenja Hofert hat dies sehr gut da gelegt, in dem sie den Kern der Agilität untersucht hat.

Agilität im Kern bedeutet eben sich generell auf alle Arten von Veränderungen über die Zeit einzustellen und auf diese so schnell wie möglich reagieren zu können. Auch sie fand heraus, dass dafür eine perfekte Organisationstruktur notwendig ist.

In der Zukunft werden weitere Methoden entwickelt werden, die die von heute in ihrer Exzellenz überholt werden, aber eines ist klar, es wird und es muss immer neue Methoden geben, welche den aktuellen Geschehnissen am Markt folgen werden. In 50 Jahre Jahren reden wir also nicht mehr über den Wandel der Digitalisierung, sondern über etwas Neues, wovon alle jetzt nur träumen können.

Einen umfassenden Guide zum Thema Agile finden sie hier: Der ultimative Agile Guide 

Nützliche Zusatzinformation:

Buchempfehlungen:

Jurgen Appelo

Svenja Hofert

John Doerr

Tipps zur Auswahl Ihres Projektmanagement Tools

Arbeiten Sie so, wie man es den Deutschen nachsagt? Haben Sie starre Hierarchien oder sind Sie schon im Jetzt angekommen? Schon seit mehreren Jahren entwickelt sich der Trend weg von starren, hierarchischen Organisationen hin zu flexiblen Projektarbeiten. Um diesen Weg zu unterstützen bietet es sich an, mit Projektmanagement Tools zu arbeiten. Nur welches ist das Richtige für Sie? Wir haben ein paar Tipps für Sie, wie Sie Ihre perfekte Anwendung finden können.

 

Lassen Sie die Auswahl Ihrer Projektmanagement Lösung nicht zur Qual werden

Auf dem Markt finden Sie bereits ein unüberschaubares Angebot an Projektmanagement Software. Weit über 300 Anbieter haben  es sich zur Aufgabe gemacht Ihre Projekte zu unterstützen. Die Bandbreite reicht von extrem einfachen Tools bis hin zu unfassbar komplexen Anwendungen. Eine generelle Softwarelösung gibt es aber noch nicht.

Sie haben also die Qual der Wahl. Die Wahl der falschen Software kann fatale Folgen nach sich ziehen. Es entstehen Kosten. Zeitressourcen werden verbraucht. Arbeitskraft wird gebunden und dringende Aufgaben werden nicht mit bedarfsgerechten Tools angegangen. Um Szenarien dieser Art zu vermeiden, sollten Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement Software auf relevante Kriterien achten.

Sie sollten dabei in erster Linie auf die Funktionalität der Anwendung achten. Dabei spielt die Anwenderfreundlichkeit sowie der Fokus/Ausrichtung eine entscheidende Rolle. Entscheiden Sie sich für ein Tool, welches seinem Einsatzgebiet gerecht wird. Achten Sie auf Ihre individuellen Anforderungen und Ihre persönlichen Arbeitsweisen.

 

Ermitteln Sie Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen  

Gleichen Sie im Vorfeld Ihre Projektziele mit Ihren Anforderungen an die Projektmanagement Lösung ab. Stellen Sie sich dabei folgende Fragen:

  • Welche Funktionen muss Ihre Projektmanagement Software beinhalten?
  • Wie anpassungsfähig muss die genutzte Projektmanagement Software sein?
  • Bietet sich eher eine In-Haus-Installation (On-Premise) oder die moderne Cloud-Variante an?
  • Ist es vorteilhaft, bestehende Software Plattformen mit einzubeziehen?

 

Bestimmen Sie gewünschte Klasse Ihres Projektmanagement Tools

Es gibt folgende Systeme zur Auswahl:

  • Single Projektmanagement Systeme
  • Multi Projektmanagement Systeme
  • Kollaborative Projektmanagement Systeme
  • Prozessorientierte Multi Projektmanagement Systeme
  • Ressourcenorientierte Multi Projektmanagement Systeme
  • Planungsorientierte Multi Projektmanagement Systeme
  • Serviceorientierte Multi Projektmanagement Systeme

 

Achten Sie auf die Ausrichtung bzw. den Schwerpunkt des Tools 

Trennen Sie sich von den Projekttools welche von einer intensiven Planung und einem kontinuierlichen Controlling geprägt sind. Verwenden Sie eine Softwarelösung die genauso agil ist, wie Sie. Entscheiden Sie sich für ein Tool, in welchem Sie die Projektarbeit und die Prozessteuerung so flexibel wie möglich gestalten können.

Die Wasserfallmethode zeichnet sich durch ihr lineares Vorgehensmodell aus. Die jeweiligen Phasenergebnisse sind eine bindende Vorgabe für die nachfolgende Projektphase. Diese Projektmanagement Methode kann dann in Erwägung gezogen werden, wenn klare Abfolgen und Aufgabenstellungen vorliegen. Jedoch sind die agilen Projektmanagement- methoden entwickelt worden, um die bekannten Schwächen dieser klassischen Methoden zu umgehen. Agile Softwarelösungen führen Sie weg von den veralteten Handlungsweisen und lassen Sie schnell die Vorteile des agilen Arbeitens für sich entdecken.

Wählen Sie Ihre Projektmanagement Software nach Ihren individuellen Bedürfnissen. Überlegen Sie sich, welche Tools Sie für Ihre Projekte benötigen. Wenn Sie wissen, welche Inhalte Sie brauchen, können Sie Ihre Softwarelösung wählen. Wichtig ist dabei, dass die Anwendung all Ihre Bedürfnisse abdeckt.

 

Legen Sie den Funktionsumfang fest 

Jedes Projekt stellt andere Anforderungen. Sie sind abhängig von der Branche, von der Unternehmensgröße und –form. Ebenso beeinflusst die Größe und die Komplexität eines Projektes, die Wahl einer passenden Projektmanagement Lösung. Je komplexer Ihre Projekte sind, desto umfassender solle dann auch die gewählte Anwendung sein.

Um schneller die Spreu vom Weizen zu trennen, können Sie individuelle K.O.-Kriterien aufstellen. Dabei sollten Sie berücksichtigen, dass eine Software mit einem ungemein umfangreichen Funktionsumfang nicht immer die Spreu ist. Vielmehr sollte das Programm mit den Arbeitsweisen im Unternehmen übereinstimmen, es sollte zur Zielerreichung beitragen und einen übersichtliche Darstellung des Projektes gewährleisten.

Finden Sie ein Tool welches zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt fällt es Ihnen leichter, dieses zu integrieren.  Die Arbeitszeit wird minimiert und es kommt zu grundsätzlich weniger Fehlern und Projektverzögerungen.

 

Sind Sie bereit für die Cloud?  

Bei der Entscheidung für ein cloudbasiertes Projektmanagement steht wieder die Flexibilität im Vordergrund. Sie benötigen keine Installation, Ihre Mitarbeiter können von allen Orten der Welt darauf zugreifen, Sie können mit allen Endgeräten an den Projekten arbeiten. Auch das Thema Sicherheit steht Ihnen beim Wechsel in die Cloud nicht mehr im Weg. Wenn Sie jedoch eine interne Lösung suchen, müssen Sie nicht unbedingt von web-basierten-Tools abweichen, es gibt Anbieter die ihre Anwendung als In-Haus-Installation anbieten. Der Vorteil an der Cloud-Lösung ist, dass Sie sich nicht selbst um die Server bzw. den Betrieb kümmern müssen.

 

Nehmen Sie ein flexibles Tool  

Die Anforderungen Ihrer Projekte können sich ändern, achten Sie deshalb darauf, eine flexible Anwendung zu wählen. Sie sollten Ihre Projekte nicht Ihrem Tool anpassen müssen, sondern die Anwendung sich an Ihre Projektdynamik fügen. Mit einer agilen Anwendung können Sie auf Veränderung eingehen und unvorhergesehene Ereignisse nicht als Hindernis zu betrachten, sondern ganz einfach in Ihr Projekt integrieren.

 

Unser Fazit 

Grundsätzlich müssen Sie die Erwartungen an Ihr Tool definieren, dabei individuelle Prioritäten setzen und entsprechend dieser, Ihre Anwendung wählen.  Ob Methode, Ziel-/Nutzendefinition, Funktionsumfangs, Nutzerakzeptanz oder flexible Einsatzmöglichkeiten. Die Frage die sich stellt, lautet: „Was ist Ihnen im Bezug auf die Anforderungen und den Nutzen bei einer Projektmanagement Lösung bzw. einer Projektmanagement Software wichtig?“

Die Arbeit lohnt sich, denn die passende Anwendung vereinfacht die Projektarbeit, verbessert die Kommunikation und die Dynamik in Ihren Teams. Mit diesen Voraussetzungen, müssen Sie sich um die Nutzerakzeptanz nicht viele Gedanken machen…

Mach es Dir einfach: Agiles Projektmanagement für mehr Erfolg

Die Projektdeadline wurde zum dritten Mal verschoben, die Gesamtkosten sind doch höher als erwartet und die Motivation der Teammitglieder ist dementsprechend geschwächt. Das ist bei klassischer Projektplanung, die auch Wasserfallmethode genannt wird, oftmals an der Tagesordnung.

Was wäre, wenn man stattdessen den Zeit- und Kostenrahmen fest definiert und das Ergebnis als variabel ansieht? Oft kommen während des Projekts neue Erkenntnisse und Anforderungen zum am Anfang festgesetzten Ziel dazu, die nur schwer in den festen Projektplan integriert werden können.

Agiles Projektmanagement setzt auf wenige und einfache Regeln, mit denen das Projektteam selbstständig, effizient und flexibel an der erfolgreichen Fertigstellung des Projekts arbeitet.

Was ist agiles Projektmanagement

Wenn man das gesamte Projekt in kleine, flexibel anpassbare und sich wiederholende Unterschritte aufteilt, nennt man das agiles Projektmanagement. Dabei organisiert sich ein abteilungsübergreifendes Team selbst und hält durch Priorisierung und Anpassung der einzelnen Ziele das Projekt im Gang. Der Vorteil ist, dass zu jeder Zeit Änderungen möglich sind. Statt langwieriger Planung am Projektanfang setzt man somit auf kurzfristigere Planung und Abstimmung im Projektteam.

Bereits am Anfang stehen der Endtermin und die Kosten fest, das Ergebnis ist variabel und kann während des Projekts angepasst werden. Dabei ist die Frage welche Anforderungen können innerhalb des festgesetzten Rahmens umgesetzt werden?

Mittlerweile wird agiles Projektmanagement mit Scrum, Kanban & Scrumban erfolgreich in allen Geschäftsbereichen und Industrien verwendet. In verschiedenen Variationen wird es z. B. im Marketing, der Softwareentwicklung und der Eventplanung verwendet.

 

Was ist der Unterschied zu klassischem Projektmanagement

Bei der klassischen Wasserfallmethode wird der Umfang und Ergebnis des Projekts am Anfang festgelegt. Die Projektkosten und meist auch der Termin zur Fertigstellung werden geschätzt. Meist wird während des Projekts dann festgestellt, dass Zeit und Budget nicht ausreichen oder das aktuelle Ergebnis entspricht nicht den Anforderungen. Oft müssen während des Projekts der Termin zur Fertigstellung oder die Kosten angepasst werden um das festgesetzte Ziel zu erreichen.

 

Agiles Projektmanagement mit den Arbeitstechniken Scrum, Kanban & Scrumban

Bei Scrum führen viele Zwischenergebnisse zum Ziel

Step-by-Step

Bei Scrum gibt es vier Positionen für die Projektmitglieder. Das Projektziel wird durch den Produkt Owner festgesetzt, der Scrum Master sorgt für einen reibungslosen Projektablauf, das Arbeitsteam ist für die Umsetzung zuständig und die Stakeholder, die eine passive Position als Beobachter haben. Mittlerweile ist es deutschlandweit möglich sich zum zertifizierten Scrum Master oder zertifizierten Scrum Product Owner weiterzubilden und dadurch das eigene Team optimal im agilen Projektmanagement zu unterstützen.

Bei Scrum werden am Anfang die Anforderungen an das Ergebnis in einer Liste, dem sogenannten Product Backlog, zusammengefasst und priorisiert. Jeden Monat entscheidet das Team zusammen mit dem Product Owner welche Aufgaben erledigt werden. Diese Aufgaben werden in einzelne Arbeitsschritte untergliedert, die in einer Übersicht, dem Sprint Backlog, notiert werden.

Die einzelnen Arbeitsschritte sollen in einem vorher festgesetzten Zeitraum erledigt werden. Bewährt hat sich die Sprintlänge von 14 Tagen, je nach betrieblicher Anforderung kann dieser Zeitraum verkürzt bzw. verlängert werden.

Während eines Sprints trifft sich das Arbeitsteam jeden Tag für 15 Minuten zusammen (daily standup meeting) mit dem Scrum Master. In diesen kurzen Meetings wird besprochen an welchen Aufgaben die Teammitglieder arbeiten werden und auf welche Probleme sie während ihrer Arbeit gestoßen sind.

Nach erfolgreicher Fertigstellung eines Sprints werden wieder neue Aufgaben ausgewählt und der Arbeitsprozess startet von Neuem. Während der ganzen Zeit ist der Scrum Master dafür verantwortlich, dass alle Teammitglieder ihre Aufgaben verstanden haben und ungestört arbeiten können.

Vorteile von Scrum

Flexibilität & Einfachheit

  • Die Projektschritte können nach jedem Zyklus flexibel priorisiert werden.
  • Spezielle Anforderungen werden bei jedem Sprint durchdacht und umgesetzt.
  • Durch sich wiederholende, kleine Arbeitsschritte können Fehler schnell behoben werden.
  • Erfahrungen, die in einem Arbeitsschritt gesammelt werden, können bereits im nächsten Schritt angewendet werden.

 Zufriedenheit

  • Durch Selbstbestimmung bei der Arbeit sind die Teammitglieder motiviert und zufrieden.
  • Transparenz bei der Planung und Aufgabenverteilung verhindert Unzufriedenheit im Team.
  • Alle Teammitglieder stimmen sich in den täglichen Meetings ab, das sorgt für enge Zusammenarbeit und ein “Wir-Gefühl”.
  • Durch einfache, leicht verständliche Regeln kann sich das Team auf die Aufgaben konzentrieren.

 Transparenz

  • Durch regelmäßige Auswertung der Zwischenziele ist gut erkennbar, ob das Projekt im geplanten Zeit- und Kostenrahmen ist.
  • Tägliche Meetings und die Darstellung der einzelnen Aufgaben sorgen für Transparenz unter Kollegen.

 Produktivität & Qualität

  • Einfache Projektregeln und wenig Pflegeaufwand ermöglichen eine hohe Zeitersparnis.
  • Abteilungsübergreifende Teams erreichen abgerundete Ergebnisse und sorgen für Wissensaustausch im Team.
  • Änderungen am Projektziel können leicht umgesetzt werden.

 

 

Kanban macht Arbeitsabläufe sichtbar

Kanban-Board

Der Begriff Kanban kommt aus dem Japanischen und bedeutet so viel wie „Tafel“. Denn um ein kontinuierliches Arbeiten zu erreichen, werden bei der Kanban Methode alle Aufgaben und Probleme auf einer Tafel festgehalten. Dieses System wurde 1947 bei Toyota in Japan entwickelt, um die Produktivität in der Produktion zu verbessern.

Die bei Kanban verwendete Tafel ist in Spalten und Zeilen aufgeteilt, dabei werden die Aufgaben meist auf einzelnen Zetteln notiert. Für die einzelnen Arbeitsschritte gibt es jeweils eine Spalte, dadurch können die Aufgaben, wenn sie im ersten Arbeitsschritt fertig gestellt worden sind in die nächste Spalte verschoben werden. Mittlerweile gibt es digitale Kanban/Scrum Boards, die besonders für Teams geeignet sind, die nicht am gleichen Ort arbeiten. Die Projektmitglieder holen sich von dieser Kanban Tafel selbstständig ihre nächsten Aufgaben, sobald sie mit einem Arbeitsschritt fertig sind.

Um zu erreichen, dass die Teammitglieder konzentriert und zügig arbeiten können, wird eine maximale Anzahl an Aufgaben pro Spalte definiert.

Auftretende Probleme werden an der entsprechenden Stelle dargestellt und nach Betrachtung behoben. Da sowohl Aufgabe und als auch Hindernisse an einer Stelle dargestellt werden, lassen sich auftretende Verzögerungen im Arbeitsprozess frühzeitig erkennen.

Im Gegensatz zu Scrum wird bei Kanban also das Projekt nicht aufgeteilt, es werden lediglich alle Arbeitsschritte und die auftretenden Hindernisse dargestellt. Kanban eignet sich eher für regelmäßig anstehende Aufgaben und kleine Projekte.

Kostenloser Download

Vorteile bei Kanban

Transparenz

  • Klare Übersicht des Projektstands durch Darstellung und Gliederung aller Aufgaben.

 Effizienz

  • Probleme können eindeutig und frühzeitig identifiziert werden.
  • Konzentriertes, fokussiertes Arbeiten der Projektmitglieder wird ermöglicht.
  • Wiederkehrende Probleme können leicht erkannt und behoben werden.

 Schnelligkeit

  • Die Begrenzung der Aufgaben pro Arbeitsschritt sorgt für eine schnelle Abwicklung.
  • Multitasking und regelmäßiges Verschieben der Aufgaben wird vermieden.

 Flexibilität

  • Wegen der wenigen Regeln ist das Kanban Prinzip individuell anpassbar.

 Zufriedenheit

  • Die Selbstbestimmung bei der Arbeit macht die Teammitglieder motiviert und zufrieden.
  • Durch einfache Regeln kann sich das Team auf die einzelnen Aufgaben konzentrieren.

 

 

Scrumban – die Arbeitsmethoden von Scrum werden mit Kanban dargestellt

Mit Scrum zu arbeiten erfordert vom Projektteam viel Disziplin. Mittlerweile hat sich als dritte, agile Projektmanagementmethode Scrumban entwickelt, die eine Mischung aus Scrum und Kanban ist. Häufig wird Scrumban nicht als solches eingeführt, vielmehr entsteht es in der betrieblichen Praxis. Projektteams, die bereits Kanban nutzen, fangen beispielsweise an, sich täglich zu treffen (daily standup meeting) und verwenden noch weitere Elemente aus Scrum, wie die Arbeitsaufteilung in Sprints. Denn oft ergibt sich Scrumban daraus, dass der Arbeitsprozess auf dem Kanban Board dargestellt wird und gleichzeitig je nach Unternehmen einzelne Elemente aus Scrum verwendet werden.

Das ermöglicht eine starke, flexible Anpassung an das Unternehmen und bietet die Vorteile beider Methoden. Dabei ist es wichtig die Elemente sinnvoll zu kombinieren und darauf zu achten, dass die grundlegenden Prinzipien erhalten bleiben. Bei falschem Aufweichen der Regeln kann es zu Fehlern im Projekt führen. Denn wenn z. B. der Scrum Master zum alt bekannten Projektmanager gemacht wird, dann kann das Arbeitsteam die anstehenden Aufgaben nicht mehr eigenverantwortlich auswählen und ist deswegen in kürzester Zeit überfordert.

 

Agiles Projektmanagement im eigenen Unternehmen

Vielseitig in fast jedem Unternehmen einsetzbar, macht agiles Projektmanagement für Projektteams und Management einen großen Unterschied im täglichen Arbeiten. Durch leicht verständliche Regeln, Flexibilität und stetige Verbesserung an bestehenden Prozessen ist es eine Arbeitsmethode, die für hochwertige Ergebnisse und Zufriedenheit im Team sorgt.

Für den einfachen Wechsel von der Wasserfallmethode hin zu agilem Projektmanagement mit Scrum oder Kanban gibt es Workshops und Agenturen, die Betriebe professionell unterstützen. Dabei ist es wichtig, sich das eigene Unternehmen mit den existierenden Strukturen anzusehen und dann ein individuell angepasstes, agiles Projektmanagement einzuführen. Wer diese Variante des Projektmanagements erst einmal ausprobieren möchte findet evtl. unsere Kanban Vorlagen und Checkliste zum Ausdrucken hilfreich.

Habt Ihr schon Erfahrungen mit agilem Projektmanagement gemacht? Denkt Ihr darüber nach es bei Euch im Unternehmen einzuführen?

Schreibt uns unter info@tivity.one, wir freuen uns auf Euer Feedback.