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Klassisches Projektmanagement nach PMI – das sollten Sie wissen!

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Projektmanagement – jeder redet davon. Aber kaum einer weiß, dass es dafür nützliche und manchmal sogar verbindliche Standards gibt, die man unbedingt kennen sollte!

Was genau macht ein Projekt eigentlich aus? Wie ist ein Projekt definiert? Eine mögliche Antwort nach anerkanntem Standard aus dem PMBOK lautet:

„Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben zur Schaffung eines einmaligen Produktes, einer einmaligen Dienstleistung oder eines einmaligen Ergebnisses.“1 

Projekte weisen demnach folgende Eigenschaften auf:

  • Ein Projekt ist einmalig
  • Ein Projekt ist zeitlich begrenzt
  • Ein Projekt ist immer innovativ durch die Einmaligkeit der Rahmenbedingungen

Durch die meist hohe Komplexität eines Projekts wird ein Projektmanagement benötigt. Und dieses braucht Regeln –  vereinheitlichende Regeln, die einen Rahmen um ein Projekt spannen. Notwendig wird dies, da zusammenarbeitende Unternehmen oder Fachabteilungen in einem Projekt „die gleiche Sprache“ sprechen sollten um einander zu verstehen und effizient zusammenzuarbeiten. Sie sollten  also die gleichen Methoden, Best Practices und die gleichen Definitionen benutzen. Eine Übersicht über die bekanntesten Methoden haben wir hier (Jescos Artikel) für Sie zusammengetragen.

I) Einheitliche Standards seit 1969: Das Project Management Institute (PMI)

Ein solches Rahmenwerk bietet das Project Management Institute (kurz: PMI). Das PMI ist ein 1969 in den Vereinigten Staaten gegründeter Projektmanagementverband und seit 1998 akkreditierter Entwickler für Standards. Das PMI ist Herausgeber des „Guide to the Project Management Body of Knowledge“(PMBOK Guide) in dem seit 1983 gesammeltes Wissen über Projektmanagement zusammengefasst ist und Richtlinien über das Management von Projekten dargelegt wird. Das PMBOK nach PMI ist amerikanischer ANSI Standard und gleichzeitig die Grundlage für den ISO Standard 21500 „Leitfaden für Projektmanagement“. Im Vergleich zu neuen Projektmanagementansätzen ist die Herangehensweise nach PMI die klassisch konservative.

Das PMI vergibt auch verschiedene Zertifizierungen für Projektmanager. Die wohl bekannteste ist die Zertifizierung zum PMP (Project Management Professional). Weltweit gibt es über 620.000 PMP’s, davon 12.000 in Deutschland – Tendenz steigend. Um die Zertifizierung zum PMP zu erhalten sind unterschiedliche Kriterien je nach Hochschulabschluss zu erfüllen:

  • Berufserfahrung im Projektmanagement von mindestens 36 Monaten (mit Hochschulabschluss) bzw. 60 Monaten (ohne Hochschulabschluss)
  • 4-stündige, sehr komplexe Prüfung
  • Verpflichtung zur Einhaltung des PMI Verhaltenskodex (Code of Conduct)
  • Die Zertifizierung muss alle drei Jahre „aufgefrischt“ werden um ihre Gültigkeit zu behalten

Damit sei sichergestellt, dass potentielle Projektmanager ausreichend qualifiziert sind um umfassende Projekte zu managen. In einigen großen Unternehmen geht es sogar soweit, dass für die Auswahl an Projektmanagern nur solche in Betracht kommen, welche als PMP zertifiziert sind. Durch die verhältnismäßig kleine Anzahl an PMP´s in Deutschland, ist es bis dato immer noch ein nützliches Alleinstellungsmerkmal. Mehr Infos gibt zu den verschiedenen Zertifizierungen gibt es hier.

II) Die 5 verschiedenen Projektphasen laut PMI

  • Initiierung : Identifizierung der Stakeholder, Erstellung einer Projekt Charter etc.
  • Planung : Definition des Leistungsumfangs/Qualität, Erstellung eines Projektstrukturplans
  • Ausführung : Beinhaltet alle Prozessschritte die notwendig sind um den Projektplan ausführen zu können
  • Überwachung und Steuerung : Alle Prozessschritte mit denen das Projekt „gemessen“ wird, Leistungsumfang und Qualität wird kontrolliert und wenn notwendig angepasst
  • Abschluss : Prozessschritte um einen formalen Abschluss des Projekts zu gewährleisten

III) Den 5 Phasen sind 10 Knowledge Areas zugeordnet

Sie sind oft Bestandteil mehrerer Prozessphasen und sind Bereiche innerhalb des Projektmanagements, die aus einer Vielzahl von häufig verwendeten Konzepten, Vorgehensweisen und Methoden bestehen.

  • Integration Management: Prozessschritte, in denen das Projekt grundlegend definiert wird und notwendige Prozesse sowie Aktivitäten festgesetzt werden. Dazu gehören in erster Linie der Projektmanagementplan und die Project Charter um einen ersten anwendbaren Plan aufzusetzen.
  • Scope Management: Definition des gesamten Projektumfangs und der Prozesse, die dafür notwendig sind. Wichtiger Bestandteil ist die Erstellung eines Projektstrukturplans. Dadurch wird der Umfang eines Projekts auf verschiedene Arbeitspakete herunter gebrochen.
  • Time Management: Das Time Management beschäftigt sich mit allen Prozessen die mit der zeitlichen Komponente eines Projekts korrelieren. Dazu gehört die Definition eines Terminplans oder die Festlegung von Meilensteinen. Außerdem werden Vorgangsabläufe definiert, zeitlich geschätzt und deren Ordnung bestimmt. Dies geschieht häufig in Form eines Gantt-Charts, woran dann letztendlich die Gesamtdauer eines Projekts ablesbar ist.
  • Cost Management: Wie der Name bereits verrät, werden im Cost Management zunächst alle Kostenträger geschätzt, geplant und im Anschluss kontrolliert/gesteuert. Außerdem ist vorher die Budgetierung zu planen.
  • Quality Management: Das Quality Management beinhaltet die Koordination sämtlicher Prozesse und Aktivitäten, die nötig sind, um die qualitativen Anforderungen, die innerhalb eines Projekts definiert sind, einzuhalten. Dazu werden Qualitätsmanagementsysteme benutzt. Es wird zwischen Qualitätsplanung, Qualitätssicherung und Qualitätskontrolle unterschieden.
  • Human Resources Management: Sämtliche Prozesse, die das Projektteam organisiert und leitet. Zu den Aufgaben des Human Resources Management gehört zu Anfang die Personalbedarfsplanung für das jeweilige Projekt. Der Bedarf muss im Anschluss vom Projektmanager bestmöglich in einem Projektteam zusammengestellt werden.
  • Communication Management: Im Project Communication Management werden Kommunikationskanäle geplant und festgelegt. Dies gilt für die technische als auch für die organisatorische Ebene: Wo wird wie wann kommuniziert? Des Weiteren befasst sich diese Knowledge Area mit der Verbreitung von Projektdokumentation an die entsprechenden Stellen.
  • Risk Management: Befasst sich mit allen Prozessen, die sich mit Risiken in einem Projekt beschäftigen. Dazu gehören die Identifikation möglicher Risiken, eine Überwachung der risikorelevanten Faktoren und die Erstellung eines Maßnahmenplans bei Eintreten eines Risikofalls. Außerdem steht das Risk Management in Verbindung zum Cost Management, denn für potentielle Risiken sollten immer Rücklagen im Projektbudget gebildet werden.
  • Procurement Management: Für ein zu erstellendes Produkt oder eine Dienstleistung werden häufig Dritte mit eingebunden. Im Procurement Management werden dementsprechend alle Prozesse abgebildet, die mit der Auswahl von Zulieferern und der Vertragsabwicklung mit diesen in Verbindung stehen (Vertragsangebote, Lieferantenauswahl etc.)
  • Stakeholder Management: In einem Projekt sind ausnahmslos immer verschiedene Interessensgruppen involviert. Der Projektmanager hat dafür Sorge zu tragen, dass die Bedürfnisse aller Stakeholder befriedigt werden. Dies geschieht häufig schon auf der Ebene einer aktiven Kommunikation mit der die Stakeholder in das Projekt eingebunden werden bzw. auf der ein aktiver Austausch stattfindet.

Bei PMI sind die Anzahl an Best Practices, häufig verwendeten Methoden und Prozessen nur Vorschläge für eine Nutzung. Der Projektmanager bekommt keine Kochanleitung sondern nur ein Rahmenwerk aus der er sich aus definierten Methoden das heraussucht, was für das jeweilige Projekt den größten Nutzen bringt. Das Projektteam ist für die Festlegung der angemessenen Vorgehensweisen im Projekt verantwortlich.

In den letzten Jahren gibt es allerdings einige Änderungen durch kürzer werdende Lebenszyklen, schneller werdende Prozesse und die feinere Unterteilung von Projekten in kleinere Teilprojekte. Hier setzen sich die Herangehensweisen des Agilen Projektmanagements mit Methoden wie Scrum zunehmend durch. Die Erklärung zur Scrum Infografik gibt es hier. Denn es gibt Projekte und Industrien in denen der klassische Ansatz zwar nach wie vor funktioniert, aber eine Vermischung von alten und neuen Ansätzen, oder gar ein Umschwung zu gänzlich neuen Methoden bevorsteht.

 

Literaturempehlungen:

PMBOK

PMP exam prep

 

Nützliche Zusatzinformationen:

PMP Training/Vorbereitungsvideos

 

 

 

Tipps zur Auswahl Ihres Projektmanagement Tools

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Arbeiten Sie so, wie man es den Deutschen nachsagt? Haben Sie starre Hierarchien oder sind Sie schon im Jetzt angekommen? Schon seit mehreren Jahren entwickelt sich der Trend weg von starren, hierarchischen Organisationen hin zu flexiblen Projektarbeiten. Um diesen Weg zu unterstützen bietet es sich an, mit Projektmanagement Tools zu arbeiten. Nur welches ist das Richtige für Sie? Wir haben ein paar Tipps für Sie, wie Sie Ihre perfekte Anwendung finden können.

 

Lassen Sie die Auswahl Ihrer Projektmanagement Lösung nicht zur Qual werden

Auf dem Markt finden Sie bereits ein unüberschaubares Angebot an Projektmanagement Software. Weit über 300 Anbieter haben  es sich zur Aufgabe gemacht Ihre Projekte zu unterstützen. Die Bandbreite reicht von extrem einfachen Tools bis hin zu unfassbar komplexen Anwendungen. Eine generelle Softwarelösung gibt es aber noch nicht.

Sie haben also die Qual der Wahl. Die Wahl der falschen Software kann fatale Folgen nach sich ziehen. Es entstehen Kosten. Zeitressourcen werden verbraucht. Arbeitskraft wird gebunden und dringende Aufgaben werden nicht mit bedarfsgerechten Tools angegangen. Um Szenarien dieser Art zu vermeiden, sollten Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement Software auf relevante Kriterien achten.

Sie sollten dabei in erster Linie auf die Funktionalität der Anwendung achten. Dabei spielt die Anwenderfreundlichkeit sowie der Fokus/Ausrichtung eine entscheidende Rolle. Entscheiden Sie sich für ein Tool, welches seinem Einsatzgebiet gerecht wird. Achten Sie auf Ihre individuellen Anforderungen und Ihre persönlichen Arbeitsweisen.

 

Ermitteln Sie Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen  

Gleichen Sie im Vorfeld Ihre Projektziele mit Ihren Anforderungen an die Projektmanagement Lösung ab. Stellen Sie sich dabei folgende Fragen:

  • Welche Funktionen muss Ihre Projektmanagement Software beinhalten?
  • Wie anpassungsfähig muss die genutzte Projektmanagement Software sein?
  • Bietet sich eher eine In-Haus-Installation (On-Premise) oder die moderne Cloud-Variante an?
  • Ist es vorteilhaft, bestehende Software Plattformen mit einzubeziehen?

 

Bestimmen Sie gewünschte Klasse Ihres Projektmanagement Tools

Es gibt folgende Systeme zur Auswahl:

  • Single Projektmanagement Systeme
  • Multi Projektmanagement Systeme
  • Kollaborative Projektmanagement Systeme
  • Prozessorientierte Multi Projektmanagement Systeme
  • Ressourcenorientierte Multi Projektmanagement Systeme
  • Planungsorientierte Multi Projektmanagement Systeme
  • Serviceorientierte Multi Projektmanagement Systeme

 

Achten Sie auf die Ausrichtung bzw. den Schwerpunkt des Tools 

Trennen Sie sich von den Projekttools welche von einer intensiven Planung und einem kontinuierlichen Controlling geprägt sind. Verwenden Sie eine Softwarelösung die genauso agil ist, wie Sie. Entscheiden Sie sich für ein Tool, in welchem Sie die Projektarbeit und die Prozessteuerung so flexibel wie möglich gestalten können.

Die Wasserfallmethode zeichnet sich durch ihr lineares Vorgehensmodell aus. Die jeweiligen Phasenergebnisse sind eine bindende Vorgabe für die nachfolgende Projektphase. Diese Projektmanagement Methode kann dann in Erwägung gezogen werden, wenn klare Abfolgen und Aufgabenstellungen vorliegen. Jedoch sind die agilen Projektmanagement- methoden entwickelt worden, um die bekannten Schwächen dieser klassischen Methoden zu umgehen. Agile Softwarelösungen führen Sie weg von den veralteten Handlungsweisen und lassen Sie schnell die Vorteile des agilen Arbeitens für sich entdecken.

Wählen Sie Ihre Projektmanagement Software nach Ihren individuellen Bedürfnissen. Überlegen Sie sich, welche Tools Sie für Ihre Projekte benötigen. Wenn Sie wissen, welche Inhalte Sie brauchen, können Sie Ihre Softwarelösung wählen. Wichtig ist dabei, dass die Anwendung all Ihre Bedürfnisse abdeckt.

 

Legen Sie den Funktionsumfang fest 

Jedes Projekt stellt andere Anforderungen. Sie sind abhängig von der Branche, von der Unternehmensgröße und –form. Ebenso beeinflusst die Größe und die Komplexität eines Projektes, die Wahl einer passenden Projektmanagement Lösung. Je komplexer Ihre Projekte sind, desto umfassender solle dann auch die gewählte Anwendung sein.

Um schneller die Spreu vom Weizen zu trennen, können Sie individuelle K.O.-Kriterien aufstellen. Dabei sollten Sie berücksichtigen, dass eine Software mit einem ungemein umfangreichen Funktionsumfang nicht immer die Spreu ist. Vielmehr sollte das Programm mit den Arbeitsweisen im Unternehmen übereinstimmen, es sollte zur Zielerreichung beitragen und einen übersichtliche Darstellung des Projektes gewährleisten.

Finden Sie ein Tool welches zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt fällt es Ihnen leichter, dieses zu integrieren.  Die Arbeitszeit wird minimiert und es kommt zu grundsätzlich weniger Fehlern und Projektverzögerungen.

 

Sind Sie bereit für die Cloud?  

Bei der Entscheidung für ein cloudbasiertes Projektmanagement steht wieder die Flexibilität im Vordergrund. Sie benötigen keine Installation, Ihre Mitarbeiter können von allen Orten der Welt darauf zugreifen, Sie können mit allen Endgeräten an den Projekten arbeiten. Auch das Thema Sicherheit steht Ihnen beim Wechsel in die Cloud nicht mehr im Weg. Wenn Sie jedoch eine interne Lösung suchen, müssen Sie nicht unbedingt von web-basierten-Tools abweichen, es gibt Anbieter die ihre Anwendung als In-Haus-Installation anbieten. Der Vorteil an der Cloud-Lösung ist, dass Sie sich nicht selbst um die Server bzw. den Betrieb kümmern müssen.

 

Nehmen Sie ein flexibles Tool  

Die Anforderungen Ihrer Projekte können sich ändern, achten Sie deshalb darauf, eine flexible Anwendung zu wählen. Sie sollten Ihre Projekte nicht Ihrem Tool anpassen müssen, sondern die Anwendung sich an Ihre Projektdynamik fügen. Mit einer agilen Anwendung können Sie auf Veränderung eingehen und unvorhergesehene Ereignisse nicht als Hindernis zu betrachten, sondern ganz einfach in Ihr Projekt integrieren.

Unser Fazit 

Grundsätzlich müssen Sie die Erwartungen an Ihr Tool definieren, dabei individuelle Prioritäten setzen und entsprechend dieser, Ihre Anwendung wählen.  Ob Methode, Ziel-/Nutzendefinition, Funktionsumfangs, Nutzerakzeptanz oder flexible Einsatzmöglichkeiten. Die Frage die sich stellt, lautet: „Was ist Ihnen im Bezug auf die Anforderungen und den Nutzen bei einer Projektmanagement Lösung bzw. einer Projektmanagement Software wichtig?“

Die Arbeit lohnt sich, denn die passende Anwendung vereinfacht die Projektarbeit, verbessert die Kommunikation und die Dynamik in Ihren Teams. Mit diesen Voraussetzungen, müssen Sie sich um die Nutzerakzeptanz nicht viele Gedanken machen…

Leistungssteigerung im Job durch die Pomodoro Technik

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Wer kennt es nicht, Aufgaben tagelang vor sich herzuschieben? Oder sich einfach nicht dauerhaft konzentrieren zu können? Ich habe oft Probleme mit Selbstdisziplin und Konzentration. Oft schaffe ich es erst mit Zeitdruck meine Aufgaben zu erledigen. Aber produktiv sein geht auch anders, ohne Angst vor Deadlines und Zeitdruck, zum Beispiel mit der Pomodoro- Technik.

Was ist Pomodoro?

Pomodoro ist eine Zeitmanagement Methode, die das Ziel hat, die Konzentration möglichst lange konstant zu halten. Das funktioniert indem man in Blöcken von 25 Minuten arbeitet und danach eine Pause von fünf Minuten macht. Die Pause ist wichtig, damit man danach erfrischt in die nächste Arbeitsphase starten kann.

Die Pomodoro- Technik gibt es schon seit den 80ziger Jahren. Sie wurde von Francesco Cirillo entwickelt und verwendet einen Kurzzeitwecker, um die zu erledigende Arbeit in Blöcke – die sogenannten Pomodori – und darauffolgende Pausenzeiten einzuteilen. Der Name Pomodoro stammt von dem Küchenwecker, den Cirillo durch Zufall bei seinen ersten Versuchen, eine Zeitmanagement Methode zu entwickeln, benutzte.

Im Gegensatz zu Techniken wie Getting Thing Done (GTD) ist es das Ziel von Pomodoro, insgesamt produktiver zu sein. Für die Pomodoro- Technik ist zwar einiges an Selbstdisziplin nötig, dafür hat sie auch vielen Vorteile, wie zum Beispiel die eigene Leistung besser und bewusster wahrzunehmen. Damit eignet sich die Pomodoro -Technik gut für Menschen, die solange ein Problem mit der Motivation haben, bis sie unter Zeitdruck stehen.

Was braucht man für Pomodoro?

Um mit der Pomodoro– Technik zu arbeiten braucht man nur einige wenige Werkzeuge. Und zwar sind es Dinge, die sogar jeder zu  Hause hat:

  • einen Wecker (Kurzzeitwecker, Handywecker, Stoppuhr etc.) Es gibt sogar einige Apps, extra mit Pomodoro
  • einen Stift
  • eine To Do Liste mit den zu erledigenden Aufgaben zum Abhaken
  • das Arbeitsgerät (Laptop, PC, Tablet, Collegeblock etc.)

Wie funktioniert Pomodoro?

Die Grundlegenden Prinzipien des Systems sind einfach und effektiv. Man kann die Pomodoro Technik in 6 Arbeitsschritte einteilen.

1.) Eine Aufgabe auswählen, die erledigt werden muss.

Welche Aufgabe mit Pomodoro erledigt wird ist grundsätzlich nicht von Belang. Etwas was schnell geht, länger dauert oder einfach etwas, was man schon länger vor sich herschiebt. Wichtig ist nur, dass etwas gewählt wird, das die ungeteilte Aufmerksamkeit verlangt.

2) Einen Wecker auf 25 Minuten stellen

Es hilft zu Beginn in sich zu gehen und sich im Geiste zu sagen: Ich werde jetzt 25 Minuten ohne Unterbrechung an dieser Aufgabe arbeiten. Ich schaffe das. Es sind nur 25 Minuten. Dann kann es losgehen.

3) 25 Minuten (ein Pomodoro) konzentriert an der Aufgabe arbeiten, bis der Wecker klingelt

In dieser Zeitspanne ist es wichtig, nur an dieser einen Aufgabe zu arbeiten. Sollte einem während dem laufenden Pomodoro etwas einfallen, was ebenfalls erledigt werden muss, schreibt man es sich schnell auf die To-Do Liste. Die eigentliche Aufgabe soll für die neue Aufgabe nicht unterbrochen werden.

4) Wenn der Wecker klingelt, ein Häkchen an die Aufgabe setzen

Herzlichen Glückwunsch, du hast 25 Minuten ohne Unterbrechung  an einer Aufgabe gearbeitet. Zur Belohnung darf man die Aufgabe auf der To-Do Liste abhaken.

5) Fünf Minuten Pause machen!

Um es seinem Gehirn leichter zu machen, sollte man die Pause mit etwas verbringen, dass nichts mit der Arbeit zu tun hat. Man könnte sich zur Belohnung einen Kaffee aus der Küche holen, sich mit einem Kollegen unterhalten, meditieren oder falls möglich, ein kurzes Stück spazieren gehen.

6) Alle vier Pomodoros eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten einlegen.

Nach vier erledigten Pomodoros von jeweils 25 Minuten, sollte man seinem Gehirn eine längere Pause gönnen. Die Zeitspanne sollte zwischen 20 und 30 Minuten liegen. Diese Zeit kann das Gehirn nutzen, um sich zu erholen, die neuen Informationen zu verarbeiten und sich auf die nächsten Arbeitsphasen vorzubereiten.

6 wichtige Regeln im Umgang mit Pomodoro

Die Pomodoro– Technik beinhaltet sechs Regeln an die man sich unbedingt halten sollte.

1)Ein Pomodoro ist unteilbar. Störungen sollten möglichst eliminiert werden. Man muss zwischen internen und externen Unterbrechungen unterscheiden. Interne Störungen wie zum Beispiel eine Erinnerung an eine noch zu erledigende Aufgabe. Diese können vermieden werden, indem man nur den Kerngedanken während eines Pomodoro kurz notiert, um sich später damit zu befassen. Externe Störungen durch Kollegen oder eingehende Emails sind schwieriger zu verhindern. Es empfiehlt sich sein Email Programm und sein Telefon während eines Pomodoros auszuschalten. Den Kollegen mit einer dringenden Frage sollte man auf später vertrösten.

2) Wenn eine Aufgabe so komplex ist, dass sie mehr als 5 bis 7 Pomodoros in Anspruch nimmt, sollte man sie in kleinere und weniger komplexe Aufgaben unterteilen.

3) Andersherum gilt das auch. Wenn eine Aufgabe deutlich weniger Zeit als 25 Minuten in Anspruch nimmt, sollte man sie mit anderen Aufgaben kombinieren.

4) Läuft ein Pomodoro erst einmal, wird er auch beendet. Man sollte nicht aufhören zu arbeiten, bis der Wecker klingelt. (Wenn sich eine Unterbrechung mal garnicht vermeiden lässt, sollte man besser wieder mit einem neuen Pomodoro beginnnen, als den laufenden Pomodoro fortzusetzen)

5) Immer positiv denken! Der nächste Pomodoro wird besser. Niemand ist perfekt und Übung macht den Meister.

6) Die Pomodoro- Technik sollte nicht für Freizeitaktivitäten genutzt werden. Seine Freizeit sollte man genießen und mit der Arbeitszeit gedanklich trennen.

 

Warum Pomodoro? 4 Vorteile der Pomodoro- Technik

1) Die Pomodoro-Technik arbeitet mit der Zeit und nicht gegen sie

Für viele Menschen ist die Zeit grundsätzlich der Feind. Wir sind es nun mal gewöhnt unter Zeitdruck zu arbeiten, uns an Deadlines zu halten und unter Stress zu stehen. Oft liegt das daran, dass wir unsere Zeit nicht effektiv nutzen. Pomodoro hilft dabei, mit der Zeit zu arbeiten und nicht gegen sie. Durch Steigerung unserer Produktivität, kann mehr Arbeit in weniger Zeit erledigt werden.

2) Die Pomodoro- Technik vermindert die Gefahr eines Burnouts

Wenn man sich an das Pomodoro- System mit seinen Arbeitsphasen und regelten Pausen hält, ist es fast unmöglich sich zu überarbeiten. Generell hilft Pomodoro bei der alltäglichen Stressbewältigung im Büro.

3) Die Pomodoro- Technik bringt einem bei, mit Ablenkungen umzugehen

Egal, ob eine Whatsapp Nachricht, ein Kollege, ein Gedanke oder eine E-Mail, Pomodoro hilft dabei mit den alltäglichen Ablenkungen umzugehen. Denn fast jede Ablenkung kann erstmal warten. Somit steigert die Pomodoro- Technik die Produktivität beim Arbeiten.

4) Die Pomodoro- Technik schafft eine bessere Work / Life Balance

Wenn man sich an die Pomodoro-Technik hält, steigert man seine Produktivität. Gesteigerte Produktivität führt dazu, dass man an einem Arbeitstag mehr schafft. Den meisten Menschen fällt es deutlich leichter, ihre Freizeit zu genießen, wenn sie das Gefühl haben im Büro etwas geschafft zu haben. Somit schafft Pomodoro eine bessere Work / Life Balance.

 

 

Nützliche Zusatzinformationen:

Video : How to Stop Procrastinating: The Pomodoro Technique

The Pomodoro Technique by Francesco Cirillo

 

Francesco Cirillo

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19 Tipps um die Produktivität in deinem Team zu steigern

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Hast du manchmal den Eindruck dein Team könnte noch mehr aus sich rausholen? Oder sogar du aus dir selber? Oder hast du einfach gerade keine Lust mehr zu arbeiten und willst nur noch in den Urlaub fahren? Dann gönn es dir oder deinem Team! 51% aller untersuchten Teilnehmer sind produktiver nach dem Urlaub (Quelle & weitere Statistiken).

Montag? Oh je nicht schon wieder – denkst du dir auch? Können wir verstehen, der Produktivität geht es auch so. Mehreren Studien zu Folge ist Dienstag der produktivste Tag der Woche. Schwere Projekte von Montag auf Dienstag zu verschieben ist daher gar keine dumme Idee.

Diese und viele weitere Tipps haben wir in diesem Artikel für dich zusammengesucht. Der Artikel ist in 3 Teile aufgebaut, Organisatorische Produktivität, Produktivität in Meetings, und individuelle Produktivität.

 

Organisatorische Produktivität verbessern:

Hast du den Eindruck Kommunikation und Organisation von Projekten beansprucht zu viel deiner kostbaren Zeit? Dann vergewissere dich, dass du die folgenden Tipps befolgst:

  1. Setze klare Ziele

Beginn damit dir über die übergestellten Ziele Gedanken zu machen. Danach unterteile diese in kleinere Projekte und sei dir im Klaren darüber was dein Team maximal erreichen kann. Ziele sollten immer ambitioniert aber erreichbar gesetzt werden.

 

  1. Kommuniziere deine Erwartungshaltung

Einer der größten Fehler die du machen kannst, ist deinem Team nicht genau zu erklären was du von Ihnen erwartest. Unklarheiten führen zu Frustration, extra Arbeit und höheren Kosten.

  1. Vertraue deinem Team und gib ihnen Verantwortung

Vertrauen und Verantwortung in der Arbeit gibt Mitarbeiten Rückhalt und Motivation. Das Gefühl selbst für ein (Teil)Projekt verantwortlich zu sein steigert die Motivation und führt daher auch zu mehr Produktivität.

  1. Benutze gemeinsame Plattformen/Kalender

Die Benutzung von gemeinsamen Plattformen hat viele Vorteile.

Einerseits stellst du sicher, dass alle sich im Klaren sind welche Projekte bis wann erledigt werden müssen. Des Weiteren wissen deine Mitarbeiter, wer gerade an welchem Projekt arbeitet. Hinzu kommt auch das deine Mitarbeiter sehen wann du und der Rest des Teams verfügbar sind. Es gibt mehrere Projekt Management Methoden die solche gemeinsamen Plattformen fördern (z.B. Scrum oder Kanban).

 

  1. Benutze eine Projekt Management (PM) Software

87% aller Firmen die hohe Leistungen erbringen benutzen eine PM Software.
(Quelle & weitere Statistiken) Es gibt viele verschiedene PM Methoden die alle ihre Vor- und Nachteile haben. Manche davon eignen sich besser für IT- Projekte manche sind besser für Marketing Projekte. Die wichtigsten PM-Methoden und ihre Vor- und Nachteile findest du hier

  1. Regelmäßiges Feedback

Dieser Punkt ist wichtig um deinen Mitarbeitern deine Erwartungshaltung zu zeigen. Des Weiteren hilft regelmäßiges Feedback dabei, dass jeder Mitarbeiter weiß was erledigt ist und was noch gemacht/ überarbeitet werden muss.

  1. Halte Kommunikationskanäle stets offen

Die Kanäle helfen dir dabei deine Erwartungshaltung zu kommunizieren. Des Weiteren kannst du mit deinen Mitarbeitern über dringende Punkte diskutieren. Falls nötig kannst du das Team alarmieren, dass zum momentan Zeitpunkt mehr von Ihnen verlangt wird. Natürlich hilft es auch dabei Problem zu klären oder Unklarheiten zu überwinden.

  1. Genug Zeit für Pausen

Stelle deinem Team genug Ruhezeit zur Verfügung. Hiermit vermeidest du, dass deine Mitarbeiter sich nicht überarbeiten oder sich freinehmen weil sie ausgelaugt sind. Das kann dir auch dabei helfen wenn ein Projekt gerade dringend extra-Arbeit braucht. Deine Mitarbeiter sind zu viel mehr bereit wenn sie sich geschätzt fühlen und halbwegs ausgeruht sind.

Quelle: https://visual.ly/blog/10-infographics-to-help-your-productivity/

Produktivität in Meetings steigern:

96% aller Befragten haben zugegeben, dass sie schon mal ein Arbeitsmeeting verpasst haben. Ganze 39% haben sogar zugegeben während Meetings schon mal ein Nickerchen gemacht zu haben (Quelle & Statistiken).

Damit deine Meetings nicht auch so unproduktiv sind haben wir die folgenden Tipps für dich:

  1. Vorbereitung ist die halbe Miete

Du solltest dich immer auf Meetings vorbereiten, um nicht unnötig Zeit zu verschwenden. Sei dir im Klaren darüber welche Themen unbedingt auf der Agenda stehen sollen. Vermeide unnötige Themen, die du in einem kleineren Rahmen klären kannst. Damit wird die Zeit deiner Mitarbeiter auch nicht verschwendet. Schicke die Themen der Agenda auch an deine Kollegen, um sicherzustellen dass diese sich auch vorbereiten können.

  1. Kläre die Teilnehmerliste zuvor ab

Überleg dir vor den Meetings immer wer dabei sein muss und auf wen man verzichten kann. Durch unnötige Anwesenheit verlieren deine Kollegen nur ihre Zeit. Zu viele Teilnehmer wirken auch Kontraproduktiv, vor allem wenn sie keine Ahnung von dem Thema haben.

  1. Halte stehende Besprechungen

Über 90% aller befragten sagen das sie in Meetings Tagträumen (Quelle & Statistiken).

Das kommt meistens durch die Gemütlichkeit in Sitzungsstühlen. Stehende Besprechungen haben daher eine Reihe an Vorteilen. Sie fördern die Aufmerksamkeit und bringen mehr Energie in die Diskussion. Stehende Diskussionen führen meist zu schnelleren und qualitativ besseren Ergebnissen. Das wiederum spart deiner Firma Zeit und Geld.

Eine Methode bei der Stehende Meetings Standard sind ist Scrum. Bei dieser Projekt Management Methode trifft man sich auf einer wöchentlichen Basis um Projekte zu planen. Des Weiteren hält man kurze tägliche Meetings um Feedback zu bekommen und die nächsten Schritte zu besprechen.

  1. Erstelle klare Besprechungsregeln

Mobiltelefone können zum Beispiel in Besprechungen verboten werden welches Kollegen weniger ablenkt. Des Weiteren sollten klare Regeln bezüglich Pünktlichkeit erstellt werden um keine Zeit zu verschwenden.

Eine der nützlichsten Tools in diesem Bereich ist der Time-timer. Er ermöglicht es Zeit sinnvoll einzuteilen. Mehr dazu findest du hier:

http://time-timer.de/

  1. Übernimm eine Vorbildfunktion

Handele immer so wie du es von den anderen Teilnehmern erwarten würdest. Benehmen ist ansteckend – auch schlechtes. Daher solltest du dich immer von deiner besten Seite präsentieren. Sei höflich, aufmerksam, vorbereitet und energetisch um deine Kollegen in eine erfolgreiche Diskussion einzubinden.

  1. Erwarte Pünktlichkeit

Eines der größten Probleme bei Meetings ist die Pünktlichkeit. Pünktlich sein sollte man nicht nur aus Höflichkeit und Politesse. Man verschwendet die Zeit aller Anwesenden. Darüber hinaus ist die Zeit schwer wieder zurückzubekommen. Das bedeutet wenn auch nur 1 Team Mitglied zu spät kommt geraten alle in Stress und haben Probleme die Zeit wieder aufzuarbeiten.

 

Individuelle Produktivität verbessern:

Überarbeitung verringert Produktivität um ganze 68% (Quelle & Statistiken)! Daher ist ein organisierter Arbeitsbereich und regelmäßige Pausen von hoher Bedeutung. Weitere Tipps um deine Arbeit produktiver und stressfreier zu gestalten findest du in den folgenden Tipps:

  1. Erstelle to-do Listen & setze Prioritäten

To-do Listen helfen dir dabei nicht den Überblick zu verlieren. Vor allem wenn du viel zu tun hast helfen sie dir dabei kategorisch vorzugehen. Markiere dir die Aufgaben die zuerst erledigt werden müssen damit du nicht in Verzug gerätst. Eine Methode die dir dabei helfen kann ist die Eisenhower-Matrix.

  1. Verfolge und limitiere deine Zeit für Aufgaben

Dieser Punkt ist extrem wichtig um deine Arbeit schneller durchzuführen. Setze dir Ziele die du erreichen möchtest und dein innerer Ansporn wird gesteigert. Durch die Zeitmessungen kannst du auch deine Schnelligkeit messen und in Zukunft versuchen Aufgaben schneller zu bearbeiten. Eine bekannte Methode im Zeitmanagement ist die Pomodoro Technik. Mehr Infos dazu findest du hier

  1. Stelle Benachrichtigungen aus

Benachrichtigungen ziehen dich aus deiner momentanen Arbeit raus. Du verlierst durch sie wertvolle Konzentration und weißt am Ende nicht mehr wo du gerade warst. Nimm dir bestimmte Zeiten um deine Nachrichten oder E-Mails zu beantworten, so vermeidest du die Ablenkung. Es gibt dir trotzdem ein gutes Gewissen, weil du weißt du wirst dich zu einer anderen Zeit darum kümmern.

Auch hierzu gibt es nützlich Tools die Ablenkungen vermeiden sollen. Leechblock für Firefox und Stayfocused für Chrome ermöglichen es dir Zeit auf ablenkungsreichen Seiten einzuschränken.

  1. Fahr in die Arbeit

73% aller Befragten sagen sie arbeiten besser auf der Arbeit als von zu Hause aus. Geht dir das genauso? Dann fahr in die Arbeit! Dort wartet ein konzentrierteres Umfeld auf dich. Keine Ablenkung durch die Familie oder den Hund. Falls du aber doch von zu Hause arbeiten möchtest oder musst haben wir natürlich ein paar Empfehlungen parat damit du deine Arbeit trotzdem hinbekommst:

Für 10 Tipps zur Steigerung im Home Office hier klicken

  1. Bearbeite anstrengende Aufgaben zwischen 10h und 12h

In dieser Zeit ist der Normalbürger am produktivsten und konzentriertesten. Verschwende daher diese Zeit nicht damit E-Mails zu beantworten oder Kaffee trinken zu gehen. Das erleichtert dir auch den Rest des Tages, weil du die wichtigen Aufgaben ein großes Stück vorwärts bringst.

 

Zusatzinformation:

Buchempfehlungen:

12 Projekt Management Methoden um effektiver zu arbeiten

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Wie? Es gibt mehr als eine Projekt Management Methode? Und die meisten davon sind für mein Unternehmen besser geeignet als die klassische Methode? Weiß keiner davon oder weshalb werden weniger als 1/3 aller Projekte im festgelegten Zeit- und Kostenrahmen erfüllt?

 

Damit dein Projekt nicht auch so endet stellen wir dir in dieser Liste die 12 beliebtesten Projekt Management Methoden vor. Noch dazu, gehen sogar einen Schritt weiter und helfen dir dabei eine Methode auszusuchen die für dein Unternehmen am besten passt.

 

Die traditionellen, schrittweise ablaufenden Methoden:

1. Wasserfall/ traditionelle Methode:

Fast Facts:

  • Für Projekte mit Aufgaben die voneinander abhängig sind
  • Geeignet für kurze Projekte die reibungslos verlaufen
  • Fehleinschätzungen der Projektlänge (zu optimistisch) bei größeren Projekten

Diese Methode funktioniert wie ein Wasserfall mit mehreren Stufen. Wenn das Wasser bzw. Project die erste Stufe absolviert hat geht es weiter zur nächsten Stufe und kann nicht mehr zurückkommen. Die Aufgaben legt der Projekt Manager vor Beginn fest, plant sie bis ins Detail und absolviert sie schrittweise.

Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/2/26/Wasserfall_in_der_Gr uga_3.jpg

Diese Methode ist hilfreich, wenn es sich um ein kleines Projekt von kurzer Dauer handelt und die Aufgaben gut definierbar sind. Des Weiteren, wird diese Methode gerne in der Produktion verwendet, da es sich dort um sequenzielle Abläufe handelt.

Eindeutig nicht zu empfehlen ist die Wasserfall-Methode für umfangreichere Projekte in denen die Aufgaben und Reihenfolgen nicht klar definierbar sind. Projektzeitpläne und Abhängigkeiten von Aufgaben müssen konstant mitverfolgt werden um Stillstandskosten und höhere Gesamtkosten zu vermeiden.

 

2. Critical Path Methode (CPM)

Fast Facts: 

  • Für Projekte mit Aufgaben die voneinander abhängig sind
  • Geeignet für kurze Projekte die reibungslos verlaufen
  • Fehleinschätzungen der Projektlänge (zu optimistisch aber besser als Wasserfall- Methode)
  • Bestandteile des Projekts werden auf Erfüllungslänge examiniert

Die „Critical Path“ (kritische Pfad) Methode ähnelt der Wasserfall-Methode indem sie auf einen sequenziellen Ablauf der Aufgaben setzt. Im Gegensatz zur vorigen Methode werden hier die Aufgaben mit den längsten Abwicklungszeiten bestimmt und aneinander gereiht, sodass das Projekt von kurzer Dauer ist.

Diese Methode ist flexibler als die Wasserfall- Methode, da der kritische Pfad von Beginn an festgelegt wurde. Das bietet Projektmanagern mehr Freiraum in der Planung von Aufgaben die nicht Bestandteil des kritischen Pfads sind. Die Vor- und Nachteile sind weitestgehend ähnlich zu der Wasserfall- Methode. Eine der größten Problematiken, ist das auf die Ressourcenaufteilung nicht viel acht gegeben wird. Daher kann es zu Verzögerungen im kritischen Pfad kommen wenn z.B. nicht genügend Arbeitskräfte zu einem bestimmten Zeitpunkt vorhanden sind.

CPM findet Anwendung in vielen Industrien (z.B. Bauindustrie, Software Development, Forschung, usw.) und wird meisten in der Verbindung mit PERT-charts benutzt. PERT steht für Program Evaluation Review Technique und wird auf Deutsch Ereignis-Knoten-Darstellung genannt. Es ist ein Graph der aufweist welche Schritte in welcher Reihenfolge absolviert werden müssen.

Quelle: http://www.acqnotes.com/acqnote/tasks/critical-path-critical-path-method

Die Pfeile stellen die Aufgabenreihenfolge dar. Dabei stehen die roten Pfeile für den kritischen Pfad.

Falls du noch weitere Informationen über diese Methode bekommen möchtest folge am besten diesem Link:

http://erfolgreich-projekte-leiten.de/kritischer-pfad/

 

3. Critical Chain Methode (CCM)

Fast Facts: 

  • Für Projekte mit Aufgaben die voneinander abhängig sind
  • Weniger Fehleinschätzungen der Projektlänge
  • Bestandteile des Projekts werden auf Erfüllungslänge examiniert
  • Ressourcen werden auch in Betracht genommen

Die Critical Chain Methode ähnelt der Critical Path Methode. Beide erkennen an, dass es kritische Aufgaben gibt die ein Projekt hinauszögern können. Daher werden diese Aufgaben in beiden Methoden zuerst bearbeitet.

Die Critical Chain Methode geht aber noch einen Schritt weiter. Sie erkennt an, dass schlechte Ressourcenallokationen ein weiterer Faktor für Verzögerungen sind. Daher weist die CCM den kritischen Aufgaben Ressourcen von Beginn an zu. Des Weiteren werden bei CCM Zeitpolster eingebaut. Dies dient dazu Raum für Fehler einzuräumen und trotzdem noch dem Zeitplan zu folgen.

Wenn du mehr zu den Unterschieden zwischen CPM und CCM herausfinden möchten, folge diesem Link:

http://www.na-businesspress.com/gershonweb.pdf

 

Agile Projekt Management Methoden:

Agiles Projektmanagement setzt auf wenige und einfache Regeln, mit denen das Projektteam selbstständig, effizient und flexibel an der erfolgreichen Fertigstellung des Projekts arbeitet.

Der Hauptunterschied zu den klassischen Methoden liegt darin, dass Agile Methoden viel flexibler mit Problemen umgehen können. Hinzu kommt das Agile Methoden durch kleine sich wiederholende Schritte ihre Kunden besser in den Prozess einbringen, welches wiederum zu höherer Kundenzufriedenheit führt. Agile Projekt Management Methoden werden heutzutage in allen Geschäftsbereichen benutzt (z.B. Marketing, Softwareentwicklung, Eventplanung).

Weitere Information zum Thema Agile können sie im Agilen Manifest nachlesen. Das Manifest besteht aus 12 Prinzipien die „Agile“ festlegen. Diese können Sie hier nachlesen:

 

4. Kanban

Fast Facts: 

  • Hohe Transparenz (Klare Übersicht der Projektstände)
  • Effizienz & Schnelligkeit (Probleme werden frühzeitig erkannt & behoben da die Aufgaben in begrenzte Arbeitsschritte aufgeteilt werden)
  • Flexibilität & Zufriedenheit

Toyota ist ein Unternehmen, welches heutzutage bekannt für seine Produktivität und Kontrolmechanismen ist. Eine dieser erfolgreichen Methoden hat das Unternehmen schon im Jahre 1947 in Japan entwickelt.

„Kanban“ bedeutet auf Deutsch Tafel und wird online oder offline genauso verwendet. Man unterteilt die Tafel in Spalten, die anzeigen in welcher Phase sich die Arbeitsschritte momentan befinden. Wird ein Schritt absolviert geht er in die nächste Phase über. Bei fehlerhaften Arbeitsschritten kann man die Aufgabe eben so leicht zurückversetzen und Verweise zu den Problemen schreiben. Die Tafel besteht aus vielen kleinen Zetteln die einfach zu verschieben sind, ebenso wie digitale Tools das ermöglichen.

Simples Kanban Board:

Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/d/d3/Simple-kanban-board-.jpg

Online Kanban (oder 5. Scrum) Boards helfen Teams dabei sich besser zu koordinieren vor allem wenn diese nicht am gleichen Standort arbeiten. Eine klare Übersicht der Arbeitsschritte vereinfacht den Teams das Leben und fördert ihre Produktivität. Teammitglieder suchen sich bei dieser Methode ihre Aufgaben selber aus, welches wiederum Ihre Motivation fördert.

Um die Tabelle übersichtlich zu halten werden die Anzahl der maximalen Einträge pro Zeile vom Team zuvor definiert. Daher ist diese Methode vor allem für kleinere Projekte oder regelmäßig anstehende Aufgaben gut geeignet.

 

5. Scrum

Fast Facts:

  • Hohe Flexibilität (Fehler können schnell behoben werden durch sich wiederholende Arbeitsschritte)
  • Zufriedenheit (Höhere Motivation der Teammitglieder durch Selbstbestimmung der Aufgaben & der Kunden durch Inklusion in den Entwicklungsprozess)
  • Produktivität, Qualität & Transparenz (Zeitersparnisse durch einfache Projektregeln, dafür kurze tägliche Meetings)

Bei Scrum werden zu Beginn eines Projektes die Aufgaben zusammengefasst, priorisiert und in einer Liste hinterlegt, dem sogenannten Produkt Backlog. Dafür ist der Produkt Owner zuständig, der die Ziele des Projektes festlegt. Die Aufgaben werden dann in einzelne Arbeitsschritte untergliedert, worum sich der Scrum Master kümmert.

Um Projekte zu unterteilen werden sogenannte Sprints benutzt. Sprints sind genau definierte Arbeitseinheiten. Sie dauern in der Regel 2-4 Wochen. Alle Aufgaben werden hierbei im Produkt Backlog erfasst. Um eine klare Arbeitsaufteilung zu erreichen trifft sich das Team zu sogenannten „Dailies“. Ein Daily ist ein Treffen was jeden Tag für knapp 15 Minuten stattfindet. Diese kurzen Besprechungen helfen bei einem reibungsfreien Ablauf, da alle Mitarbeiter auf den neuesten Stand der Dinge gebracht werden.

Diese Methode hat einige Vorteile im Vergleich zu den klassischen Methoden. Teammitglieder suchen sich meist selber aus an welchen Aufgaben sie mitarbeiten möchten. Dadurch wird die Motivation und Zufriedenheit des Team gestärkt. Hinzu kommt auch mehr Flexibilität. Die täglichen Besprechungen erlauben dem Team ständig den Fokus zu verschieben. Das ist sehr hilfreich wenn unerwartete Probleme auftreten oder Aufgaben länger brauchen als gedacht. Dadurch wird auch eine hohe Transparenz kreiert, da Teammitglieder immer up-to-date sind.

Scrum ist perfekt geeignet für Projekte die längere Laufzeiten haben oder Kundennähe beanspruchen. Da Sprints meist nur zwei Wochen lang sind kann man ständig neue Vorschläge miteinbringen und diese schnell und effizient testen.

6. Large-scale Scrum (LeSS)

Fast Facts:

  • Dient zur Koordination von vielen Teams
  • Verringert organisatorische Komplexität
  • Unterteilt Aufgaben ähnlich wie Scrum
  • Löst organisatorische Probleme durch simple Lösungen

Large-scale Scrum (LeSS) funktioniert ähnlich wie Scrum bloß in einem größeren Maßstab.  Es dient dazu mehrere Teams zu koordinieren und den Organisationsaufwand zu verringern. Es gibt zwei Versionen von LeSS. „Basic LeSS“ wurde dafür designt um bis zu acht Teams gleichzeitig zu koordinieren. Die zweite Version „LeSS Huge“ beinhaltet noch mehr organisatorische Tools um die gleichzeitige Arbeit von Hunderten Personen zu ermöglichen. Nachdem die Aufgaben festgelegt werden können Teammitglieder sich Ihre Aufgaben aussuchen und das Projekt wird ohne großen organisatorischen Aufwand vorangetrieben.

Diese Methode hat ihre Verwendung bisher vor allem im Telekommunikations- und Finanzsektor gefunden. Die Projekte haben sich durch den großflächigen Einsatz von Produktentwicklern und Programmierern ausgezeichnet.

 

7. Extreme Programming

Fast Facts:

  • Einsatz bei der Entwicklung von Softwareprogrammen
  • Kundenanforderung zu Beginn des Projekts teils unklar
  • Hohe Kommunikation innerhalb des Teams und mit dem Kunden
  • Funktionen der Software werden konstant verbessert und integriert

Das Extreme Programming (XP) ist eine weitere Untermethode vom Agilen Projekt Management. Wie es der Name bereits verrät wird diese Methode bei der Erstellung von Softwareprogrammen eingesetzt. Diese Methode integriert den Kunden oftmals so als ob dieser Teil des Teams wäre. Der Kunde oder der Leiter des Projektes kann die Rolle des Produktbesitzers übernehmen, welcher die Verantwortung des Projektes trägt und für die Prioritätensetzung zuständig ist.

Der Produktbesitzer muss aber jedoch eine klare Übersicht von den Anforderungen und technischen Möglichkeiten besitzen.  Des Weiteren, gibt es Entwickler (meist Programmierer) und die Benutzer welche beachtet werden müssen.

Kleine, sich wiederholende Schritte definieren den Prozess des XP um die Kundenanforderung zu erfüllen. Ähnlich wie bei Scrum werden auch hier Sprints benutzt (Verweis zu Scrum Sprint). Die Aufgaben bzw. Prioritätensetzungen können sich bei XP aber schon innerhalb eines Sprints verändern. Dadurch ist es notwendig, dass die involvierten Parteien ständig miteinander in Kontakt stehen. Bei richtiger Ausführung reduziert diese Vorgehensweise die Risiken des Projektes und steigert die Zufriedenheit der Teilnehmer. Ziel ist es dabei auch ein möglichst einfaches benutzer-freundliches Interface zu kreieren.

Mehr zu Extreme Programing findest du hier:

https://blogs.itemis.com/de/scrum-kompakt-extreme-programming-xp

 

8. Adaptive Project Framework (APF)

Fast Facts:

  • Fürs Management von IT-Projekten mit unklaren Anforderungen
  • Projekt wird zu Beginn in Arbeitsschritte unterteilt
  • Arbeitsschritte sind flexibel und variabel ausgelegt
  • Enge Kundeneinbeziehung
  • Kurze Arbeitszyklen um Feedback konstant miteinzubauen

Diese Methode geht davon aus, dass die meisten IT-Projekte unklare Kundenanforderungen besitzen. Kunden haben Schwierigkeiten damit ein klaren, detaillierten Plan zu entwickeln. Daher stellt diese Methode den Kontakt zum Kunden in den Mittelpunkt.

Das Adaptive Project Framework folgt zu Beginn des Projektes einer sogenannten „Work Breakdown Structure“. Hierbei wird das Projekt in viele kleine Bausteine unterteilt. Danach wird das Projekt sofort in Angriff genommen. Es dient dazu die Anforderungen der Kunden klarer zu gestalten. Des Weiteren kann der Kunde seine Anforderungen an sich das verändernde Umfeld stetig anpassen.

Wichtig hierbei sind kurze Arbeitszyklen, welche dazu dienen das Feedback des Kunden konstant miteinzubauen. APF folgt dem Motto „Probieren geht über Studieren“. Oft entstehen schon in frühen Entwicklungsphasen die ersten Resultate. Diese werden dem Kunden dann vorgelegt um seine Meinung dazu zu hören. Dann wird das Feedback eingebaut und die weiteren Schritte werden in Arbeit genommen. Diese kurzen Zyklen wiederholen sich so oft bis das Produkt fertiggestellt ist.

Kommt euch bekannt vor? Klingt ähnlich wie Scrum? Ist es aber nur teilweise.

Beide Methoden gehören zur Agile Kategorie und sind daher flexibel und haben kurze Iterationsschritte. APF ist ein Prozess der hauptsächlich für IT-Projekte verwendet wird. Hierbei sind die erwarteten Resultate sehr unklar. Dadurch muss der Kunde konstant miteingebaut werden. Scrum hingegen ist für alle möglichen Projekte geeignet. Hierbei geht es eher darum einen flexiblen Prozess zu kreieren, welcher die Möglichkeit bietet den Kunden miteinzubauen.

 

9. PMBOK von PMI

Fast Facts:

  • Leitfaden um Projekte zu managen
  • Möglichkeit sich zum zertifizierten Projektmanager ausbilden zu lassen

Ob die Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Methode tatsächlich eine Projekt Management Methode ist, ist diskutabel. Es handelt sich hierbei nicht um eine herkömmliche Methode, sondern um einen Leitfaden zum Projekt Management.

Das Project Management Institute (PMI) hat in den frühen 80er Jahren Workshops zum Thema Projekt Management gehalten. Anschließend haben sie sich dazu entschlossen einen Leitfaden zu erstellen der eine Sammlung von „Best Practices“ im Projekt Management beinhaltet. „Best Practices“ sind Ansammlungen von Techniken die sich bereits in der Praxis bewährt gemacht haben. Um diese auf einem aktuellen Stand zu halten sind über die Jahre mehrere Auflagen erschienen. Die aktuellste Version ist Nr. 5 und erschien 2013.

Manager oder Mitarbeiter können sich im Rahmen von PMI zum zertifizierten Projektmanager ausbilden lassen. Diese erhalten den Titel des „Project Management Professional“. Mehr Infos finden sie hierzu:

https://www.pmi.org/certifications

 

Das PMBOK unterteilt Projekte in 5 verschiedene Prozessgruppen. Je nach Prozessgruppe gibt es weitere Unterthemen die erklären wie man vorgehen sollte. Dies sind die 5 Prozessgruppen:

 

  1. Initiierung : Identifizierung der Stakeholder, Erstellung eines Projekt Charters etc.
  2. Planung : Definition des Leistungsumfangs, der Qualität und Erstellung einer Work Breakdown Structure (siehe Adaptive Project Framework)
  3. Ausführung : Beinhaltet alle Prozessschritte die notwendig sind um den Projektplan ausführen zu können
  4. Überwachung und Steuerung : Alle Prozessschritte mit denen das Projekt „gemessen“ wird, Prozesse, Leistungsumfang und Qualität wird kontrolliert und wenn notwendig angepasst
  5. Abschluss : Prozessschritte um einen formalen Abschluss des Projekts zu gewährleisten

Mehr Informationen zu diesem Thema findest du hier

10. PRINCE2

Fast Facts:

  • Prozessorientierte, organisierte & skalierbare Methode
  • Flexibler und einfach zu wiederholender Leitfaden
  • Anwendbar bei allen Projektarten
  • Verbreitetste Methode

PRINCE2 steht im englischen für Projects in controlled environments (Projekte in kontrollierten Umgebungen).  Diese Projekt Management Methode ist die weltweit verbreitetste Methode mit über 1 Millionen zertifizierten Managern. Online Kurse oder Workshops bieten Managern die Möglichkeit diese Methode zu erlernen.

Aber wobei genau hilft einem diese Methode?

PRINCE2 hilft Projektmanagern indem sie von Beginn bis Ende des Projektes festlegt was gemacht werden muss. Es stützt sich dabei auf sogenannte „Best Practices“.

„Best Practices“ sind Ansammlungen von Techniken die sich bereits in der Praxis bewährt gemacht haben. Die Praktiken werden bei dieser Methode in 3 Kategorien unterteilt, Themen, Prinzipien und Prozesse. Diese 3 Bereiche sollen das „wieso?“, „weshalb?“ und „warum?“ erklären. Die Kategorien werden wiederum in 7 Unterpunkte unterteilt. Es dient dazu Projekt Managern aus allen Bereichen ein Gerüst zu erschaffen, welches ihnen dabei helfen ihr Projekt mit Erfolg zu managen.

Noch weitere Fragen zu PRINCE2?

https://www.axelos.com/best-practice-solutions/prince2

 

Ökologische nachhaltige Methoden:

 11. PRiSM

Fast Facts:

  • Grünes Projektmanagement
  • Achtet neben Unternehmensinteressen auch auf den ökologischen Fußabdruck
  • Baut auf Corporate Social Responsability (Unternehmerische Gesellschaftsverantwortung)

PRiSM steht für „Projects integrating Sustainable Methods“. Übersetzt bedeutet dies „Projekte integrieren nachhaltige Methoden“. Es dient vor allem dazu ökologische, soziale und ökonomische Risiken zu vermindern.

Diese Methode baut auf den ISO Standards auf. ISO Standards werden von der Internationalen Organisation für Normung festgelegt. Die ISO Standards spezifizieren und charakterisieren Materialien, Produkte, Prozesse und Dienstleistungen damit diese im Rahmen ihres Zweckes benutzt werden. Viele dieser Normen beziehen sich auf Qualitätskontrollen oder Einsparung von Materialien in der Produktion.

Im Mittelpunkt dieser Methode stehen die 5 P’s:

  • People (Menschen)
  • Planet (Mutter Erde)
  • Profit
  • Process (Prozess)
  • Product (Produkt)

12. Lean Project Management

Fast Facts:

  • Weniger Gesamtkosten
  • Vermeidung von Verschwendung (Zeit, Arbeit, Material) die keinen zusätzlichen Wert erzeugt
  • Ausführliche Analyse momentaner Prozesse
  • Überflüssige Prozesse werden eliminiert

Beim Lean Project Management wird versucht eine abgespeckte Version des momentanen Prozesses zu erreichen. Die abgespeckte Version soll aber nicht bedeuten, dass Produkte oder Leistungen schlechter bzw. weniger werden. Man versucht lediglich Arbeitsschritte die dem Kunden keinen Mehrwert bringen zu eliminieren.

Die Lean Project Management Methode kann in 5 verschiedene Unterpunkte aufgeteilt werden um das Ziel zu erreichen:

 

  1. Specify Value: hierbei wird der Arbeitsprozess angeschaut und analysiert welche Schritte dem Kunden tatsächlich einen Mehrwert bringen.
  2. Identify the value stream: Bei diesem Schritt werden alle Arbeitsprozesse die dem Kunden einen Mehrwert bringen aneinander gekettet.
  3. Flow: Man möchte einen Fluss zwischen einzelnen Mehr werterzeugenden Aktivitäten kreieren. Dies soll möglichst ohne Verschwendung von Zeit, Arbeit oder Material entstehen.
  4. Pull: Es wird versucht auf eine Pull-Strategy zu wechseln, indem man nur produziert was der Kunde möchte.
  5. Perfection: Die ersten 4 Schritte verursachen oft Komplikationen in der Arbeitskette. Hier wird versucht alle Schritte aneinander zu Reihen und zur Perfektion zu bringen.

 

Mehr Informationen zum Thema Lean findest du unter: https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/pm-methoden-erklaert/lean-project-management-teil-1-einfuehrung/

 

 

Mach es Dir einfach: Agiles Projektmanagement für mehr Erfolg

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Die Projektdeadline wurde zum dritten Mal verschoben, die Gesamtkosten sind doch höher als erwartet und die Motivation der Teammitglieder ist dementsprechend geschwächt. Das ist bei klassischer Projektplanung, die auch Wasserfallmethode genannt wird, oftmals an der Tagesordnung.

Was wäre, wenn man stattdessen den Zeit- und Kostenrahmen fest definiert und das Ergebnis als variabel ansieht? Oft kommen während des Projekts neue Erkenntnisse und Anforderungen zum am Anfang festgesetzten Ziel dazu, die nur schwer in den festen Projektplan integriert werden können.

Agiles Projektmanagement setzt auf wenige und einfache Regeln, mit denen das Projektteam selbstständig, effizient und flexibel an der erfolgreichen Fertigstellung des Projekts arbeitet.

Was ist agiles Projektmanagement

Wenn man das gesamte Projekt in kleine, flexibel anpassbare und sich wiederholende Unterschritte aufteilt, nennt man das agiles Projektmanagement. Dabei organisiert sich ein abteilungsübergreifendes Team selbst und hält durch Priorisierung und Anpassung der einzelnen Ziele das Projekt im Gang. Der Vorteil ist, dass zu jeder Zeit Änderungen möglich sind. Statt langwieriger Planung am Projektanfang setzt man somit auf kurzfristigere Planung und Abstimmung im Projektteam.

Bereits am Anfang stehen der Endtermin und die Kosten fest, das Ergebnis ist variabel und kann während des Projekts angepasst werden. Dabei ist die Frage welche Anforderungen können innerhalb des festgesetzten Rahmens umgesetzt werden?

Mittlerweile wird agiles Projektmanagement mit Scrum, Kanban & Scrumban erfolgreich in allen Geschäftsbereichen und Industrien verwendet. In verschiedenen Variationen wird es z. B. im Marketing, der Softwareentwicklung und der Eventplanung verwendet.

 

Was ist der Unterschied zu klassischem Projektmanagement

Bei der klassischen Wasserfallmethode wird der Umfang und Ergebnis des Projekts am Anfang festgelegt. Die Projektkosten und meist auch der Termin zur Fertigstellung werden geschätzt. Meist wird während des Projekts dann festgestellt, dass Zeit und Budget nicht ausreichen oder das aktuelle Ergebnis entspricht nicht den Anforderungen. Oft müssen während des Projekts der Termin zur Fertigstellung oder die Kosten angepasst werden um das festgesetzte Ziel zu erreichen.

 

Agiles Projektmanagement mit den Arbeitstechniken Scrum, Kanban & Scrumban

Bei Scrum führen viele Zwischenergebnisse zum Ziel

Step-by-Step

Bei Scrum gibt es vier Positionen für die Projektmitglieder. Das Projektziel wird durch den Produkt Owner festgesetzt, der Scrum Master sorgt für einen reibungslosen Projektablauf, das Arbeitsteam ist für die Umsetzung zuständig und die Stakeholder, die eine passive Position als Beobachter haben. Mittlerweile ist es deutschlandweit möglich sich zum zertifizierten Scrum Master oder zertifizierten Scrum Product Owner weiterzubilden und dadurch das eigene Team optimal im agilen Projektmanagement zu unterstützen.

Bei Scrum werden am Anfang die Anforderungen an das Ergebnis in einer Liste, dem sogenannten Product Backlog, zusammengefasst und priorisiert. Jeden Monat entscheidet das Team zusammen mit dem Product Owner welche Aufgaben erledigt werden. Diese Aufgaben werden in einzelne Arbeitsschritte untergliedert, die in einer Übersicht, dem Sprint Backlog, notiert werden.

Die einzelnen Arbeitsschritte sollen in einem vorher festgesetzten Zeitraum erledigt werden. Bewährt hat sich die Sprintlänge von 14 Tagen, je nach betrieblicher Anforderung kann dieser Zeitraum verkürzt bzw. verlängert werden.

Während eines Sprints trifft sich das Arbeitsteam jeden Tag für 15 Minuten zusammen (daily standup meeting) mit dem Scrum Master. In diesen kurzen Meetings wird besprochen an welchen Aufgaben die Teammitglieder arbeiten werden und auf welche Probleme sie während ihrer Arbeit gestoßen sind.

Nach erfolgreicher Fertigstellung eines Sprints werden wieder neue Aufgaben ausgewählt und der Arbeitsprozess startet von Neuem. Während der ganzen Zeit ist der Scrum Master dafür verantwortlich, dass alle Teammitglieder ihre Aufgaben verstanden haben und ungestört arbeiten können.

Vorteile von Scrum

Flexibilität & Einfachheit

  • Die Projektschritte können nach jedem Zyklus flexibel priorisiert werden.
  • Spezielle Anforderungen werden bei jedem Sprint durchdacht und umgesetzt.
  • Durch sich wiederholende, kleine Arbeitsschritte können Fehler schnell behoben werden.
  • Erfahrungen, die in einem Arbeitsschritt gesammelt werden, können bereits im nächsten Schritt angewendet werden.

 Zufriedenheit

  • Durch Selbstbestimmung bei der Arbeit sind die Teammitglieder motiviert und zufrieden.
  • Transparenz bei der Planung und Aufgabenverteilung verhindert Unzufriedenheit im Team.
  • Alle Teammitglieder stimmen sich in den täglichen Meetings ab, das sorgt für enge Zusammenarbeit und ein “Wir-Gefühl”.
  • Durch einfache, leicht verständliche Regeln kann sich das Team auf die Aufgaben konzentrieren.

 Transparenz

  • Durch regelmäßige Auswertung der Zwischenziele ist gut erkennbar, ob das Projekt im geplanten Zeit- und Kostenrahmen ist.
  • Tägliche Meetings und die Darstellung der einzelnen Aufgaben sorgen für Transparenz unter Kollegen.

 Produktivität & Qualität

  • Einfache Projektregeln und wenig Pflegeaufwand ermöglichen eine hohe Zeitersparnis.
  • Abteilungsübergreifende Teams erreichen abgerundete Ergebnisse und sorgen für Wissensaustausch im Team.
  • Änderungen am Projektziel können leicht umgesetzt werden.

 

 

Kanban macht Arbeitsabläufe sichtbar

Kanban-Board

Der Begriff Kanban kommt aus dem Japanischen und bedeutet so viel wie „Tafel“. Denn um ein kontinuierliches Arbeiten zu erreichen, werden bei der Kanban Methode alle Aufgaben und Probleme auf einer Tafel festgehalten. Dieses System wurde 1947 bei Toyota in Japan entwickelt, um die Produktivität in der Produktion zu verbessern.

Die bei Kanban verwendete Tafel ist in Spalten und Zeilen aufgeteilt, dabei werden die Aufgaben meist auf einzelnen Zetteln notiert. Für die einzelnen Arbeitsschritte gibt es jeweils eine Spalte, dadurch können die Aufgaben, wenn sie im ersten Arbeitsschritt fertig gestellt worden sind in die nächste Spalte verschoben werden. Mittlerweile gibt es digitale Kanban/Scrum Boards, die besonders für Teams geeignet sind, die nicht am gleichen Ort arbeiten. Die Projektmitglieder holen sich von dieser Kanban Tafel selbstständig ihre nächsten Aufgaben, sobald sie mit einem Arbeitsschritt fertig sind.

Um zu erreichen, dass die Teammitglieder konzentriert und zügig arbeiten können, wird eine maximale Anzahl an Aufgaben pro Spalte definiert.

Auftretende Probleme werden an der entsprechenden Stelle dargestellt und nach Betrachtung behoben. Da sowohl Aufgabe und als auch Hindernisse an einer Stelle dargestellt werden, lassen sich auftretende Verzögerungen im Arbeitsprozess frühzeitig erkennen.

Im Gegensatz zu Scrum wird bei Kanban also das Projekt nicht aufgeteilt, es werden lediglich alle Arbeitsschritte und die auftretenden Hindernisse dargestellt. Kanban eignet sich eher für regelmäßig anstehende Aufgaben und kleine Projekte.

Kostenloser Download

Vorteile bei Kanban

Transparenz

  • Klare Übersicht des Projektstands durch Darstellung und Gliederung aller Aufgaben.

 Effizienz

  • Probleme können eindeutig und frühzeitig identifiziert werden.
  • Konzentriertes, fokussiertes Arbeiten der Projektmitglieder wird ermöglicht.
  • Wiederkehrende Probleme können leicht erkannt und behoben werden.

 Schnelligkeit

  • Die Begrenzung der Aufgaben pro Arbeitsschritt sorgt für eine schnelle Abwicklung.
  • Multitasking und regelmäßiges Verschieben der Aufgaben wird vermieden.

 Flexibilität

  • Wegen der wenigen Regeln ist das Kanban Prinzip individuell anpassbar.

 Zufriedenheit

  • Die Selbstbestimmung bei der Arbeit macht die Teammitglieder motiviert und zufrieden.
  • Durch einfache Regeln kann sich das Team auf die einzelnen Aufgaben konzentrieren.

 

 

Scrumban – die Arbeitsmethoden von Scrum werden mit Kanban dargestellt

Mit Scrum zu arbeiten erfordert vom Projektteam viel Disziplin. Mittlerweile hat sich als dritte, agile Projektmanagementmethode Scrumban entwickelt, die eine Mischung aus Scrum und Kanban ist. Häufig wird Scrumban nicht als solches eingeführt, vielmehr entsteht es in der betrieblichen Praxis. Projektteams, die bereits Kanban nutzen, fangen beispielsweise an, sich täglich zu treffen (daily standup meeting) und verwenden noch weitere Elemente aus Scrum, wie die Arbeitsaufteilung in Sprints. Denn oft ergibt sich Scrumban daraus, dass der Arbeitsprozess auf dem Kanban Board dargestellt wird und gleichzeitig je nach Unternehmen einzelne Elemente aus Scrum verwendet werden.

Das ermöglicht eine starke, flexible Anpassung an das Unternehmen und bietet die Vorteile beider Methoden. Dabei ist es wichtig die Elemente sinnvoll zu kombinieren und darauf zu achten, dass die grundlegenden Prinzipien erhalten bleiben. Bei falschem Aufweichen der Regeln kann es zu Fehlern im Projekt führen. Denn wenn z. B. der Scrum Master zum alt bekannten Projektmanager gemacht wird, dann kann das Arbeitsteam die anstehenden Aufgaben nicht mehr eigenverantwortlich auswählen und ist deswegen in kürzester Zeit überfordert.

 

Agiles Projektmanagement im eigenen Unternehmen

Vielseitig in fast jedem Unternehmen einsetzbar, macht agiles Projektmanagement für Projektteams und Management einen großen Unterschied im täglichen Arbeiten. Durch leicht verständliche Regeln, Flexibilität und stetige Verbesserung an bestehenden Prozessen ist es eine Arbeitsmethode, die für hochwertige Ergebnisse und Zufriedenheit im Team sorgt.

Für den einfachen Wechsel von der Wasserfallmethode hin zu agilem Projektmanagement mit Scrum oder Kanban gibt es Workshops und Agenturen, die Betriebe professionell unterstützen. Dabei ist es wichtig, sich das eigene Unternehmen mit den existierenden Strukturen anzusehen und dann ein individuell angepasstes, agiles Projektmanagement einzuführen. Wer diese Variante des Projektmanagements erst einmal ausprobieren möchte findet evtl. unsere Kanban Vorlagen und Checkliste zum Ausdrucken hilfreich.

Habt Ihr schon Erfahrungen mit agilem Projektmanagement gemacht? Denkt Ihr darüber nach es bei Euch im Unternehmen einzuführen?

Schreibt uns unter info@tivity.one, wir freuen uns auf Euer Feedback.