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Klassisches Projektmanagement nach PMI – das sollten Sie wissen!

Projektmanagement – jeder redet davon. Aber kaum einer weiß, dass es dafür nützliche und manchmal sogar verbindliche Standards gibt, die man unbedingt kennen sollte!

Was genau macht ein Projekt eigentlich aus? Wie ist ein Projekt definiert? Eine mögliche Antwort nach anerkanntem Standard aus dem PMBOK lautet:

„Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben zur Schaffung eines einmaligen Produktes, einer einmaligen Dienstleistung oder eines einmaligen Ergebnisses.“1 

Projekte weisen demnach folgende Eigenschaften auf:

  • Ein Projekt ist einmalig
  • Ein Projekt ist zeitlich begrenzt
  • Ein Projekt ist immer innovativ durch die Einmaligkeit der Rahmenbedingungen

Durch die meist hohe Komplexität eines Projekts wird ein Projektmanagement benötigt. Und dieses braucht Regeln –  vereinheitlichende Regeln, die einen Rahmen um ein Projekt spannen. Notwendig wird dies, da zusammenarbeitende Unternehmen oder Fachabteilungen in einem Projekt „die gleiche Sprache“ sprechen sollten um einander zu verstehen und effizient zusammenzuarbeiten. Sie sollten  also die gleichen Methoden, Best Practices und die gleichen Definitionen benutzen. Eine Übersicht über die bekanntesten Methoden haben wir hier (Jescos Artikel) für Sie zusammengetragen.

I) Einheitliche Standards seit 1969: Das Project Management Institute (PMI)

Ein solches Rahmenwerk bietet das Project Management Institute (kurz: PMI). Das PMI ist ein 1969 in den Vereinigten Staaten gegründeter Projektmanagementverband und seit 1998 akkreditierter Entwickler für Standards. Das PMI ist Herausgeber des „Guide to the Project Management Body of Knowledge“(PMBOK Guide) in dem seit 1983 gesammeltes Wissen über Projektmanagement zusammengefasst ist und Richtlinien über das Management von Projekten dargelegt wird. Das PMBOK nach PMI ist amerikanischer ANSI Standard und gleichzeitig die Grundlage für den ISO Standard 21500 „Leitfaden für Projektmanagement. Im Vergleich zu neuen Projektmanagementansätzen ist die Herangehensweise nach PMI die klassisch konservative.

Das PMI vergibt auch verschiedene Zertifizierungen für Projektmanager. Die wohl bekannteste ist die Zertifizierung zum PMP (Project Management Professional). Weltweit gibt es über 620.000 PMP’s, davon 12.000 in Deutschland – Tendenz steigend. Um die Zertifizierung zum PMP zu erhalten sind unterschiedliche Kriterien je nach Hochschulabschluss zu erfüllen:

  • Berufserfahrung im Projektmanagement von mindestens 36 Monaten (mit Hochschulabschluss) bzw. 60 Monaten (ohne Hochschulabschluss)
  • 4-stündige, sehr komplexe Prüfung
  • Verpflichtung zur Einhaltung des PMI Verhaltenskodex (Code of Conduct)
  • Die Zertifizierung muss alle drei Jahre „aufgefrischt“ werden um ihre Gültigkeit zu behalten

Damit sei sichergestellt, dass potentielle Projektmanager ausreichend qualifiziert sind um umfassende Projekte zu managen. In einigen großen Unternehmen geht es sogar soweit, dass für die Auswahl an Projektmanagern nur solche in Betracht kommen, welche als PMP zertifiziert sind. Durch die verhältnismäßig kleine Anzahl an PMP´s in Deutschland, ist es bis dato immer noch ein nützliches Alleinstellungsmerkmal. Mehr Infos gibt zu den verschiedenen Zertifizierungen gibt es hier.

II) Die 5 verschiedenen Projektphasen laut PMI

  • Initiierung : Identifizierung der Stakeholder, Erstellung einer Projekt Charter etc.
  • Planung : Definition des Leistungsumfangs/Qualität, Erstellung eines Projektstrukturplans
  • Ausführung : Beinhaltet alle Prozessschritte die notwendig sind um den Projektplan ausführen zu können
  • Überwachung und Steuerung : Alle Prozessschritte mit denen das Projekt „gemessen“ wird, Leistungsumfang und Qualität wird kontrolliert und wenn notwendig angepasst
  • Abschluss : Prozessschritte um einen formalen Abschluss des Projekts zu gewährleisten

III) Den 5 Phasen sind 10 Knowledge Areas zugeordnet

Sie sind oft Bestandteil mehrerer Prozessphasen und sind Bereiche innerhalb des Projektmanagements, die aus einer Vielzahl von häufig verwendeten Konzepten, Vorgehensweisen und Methoden bestehen.

  • Integration Management: Prozessschritte, in denen das Projekt grundlegend definiert wird und notwendige Prozesse sowie Aktivitäten festgesetzt werden. Dazu gehören in erster Linie der Projektmanagementplan und die Project Charter um einen ersten anwendbaren Plan aufzusetzen.
  • Scope Management: Definition des gesamten Projektumfangs und der Prozesse, die dafür notwendig sind. Wichtiger Bestandteil ist die Erstellung eines Projektstrukturplans. Dadurch wird der Umfang eines Projekts auf verschiedene Arbeitspakete herunter gebrochen.
  • Time Management: Das Time Management beschäftigt sich mit allen Prozessen die mit der zeitlichen Komponente eines Projekts korrelieren. Dazu gehört die Definition eines Terminplans oder die Festlegung von Meilensteinen. Außerdem werden Vorgangsabläufe definiert, zeitlich geschätzt und deren Ordnung bestimmt. Dies geschieht häufig in Form eines Gantt-Charts, woran dann letztendlich die Gesamtdauer eines Projekts ablesbar ist.
  • Cost Management: Wie der Name bereits verrät, werden im Cost Management zunächst alle Kostenträger geschätzt, geplant und im Anschluss kontrolliert/gesteuert. Außerdem ist vorher die Budgetierung zu planen.
  • Quality Management: Das Quality Management beinhaltet die Koordination sämtlicher Prozesse und Aktivitäten, die nötig sind, um die qualitativen Anforderungen, die innerhalb eines Projekts definiert sind, einzuhalten. Dazu werden Qualitätsmanagementsysteme benutzt. Es wird zwischen Qualitätsplanung, Qualitätssicherung und Qualitätskontrolle unterschieden.
  • Human Resources Management: Sämtliche Prozesse, die das Projektteam organisiert und leitet. Zu den Aufgaben des Human Resources Management gehört zu Anfang die Personalbedarfsplanung für das jeweilige Projekt. Der Bedarf muss im Anschluss vom Projektmanager bestmöglich in einem Projektteam zusammengestellt werden.
  • Communication Management: Im Project Communication Management werden Kommunikationskanäle geplant und festgelegt. Dies gilt für die technische als auch für die organisatorische Ebene: Wo wird wie wann kommuniziert? Des Weiteren befasst sich diese Knowledge Area mit der Verbreitung von Projektdokumentation an die entsprechenden Stellen.
  • Risk Management: Befasst sich mit allen Prozessen, die sich mit Risiken in einem Projekt beschäftigen. Dazu gehören die Identifikation möglicher Risiken, eine Überwachung der risikorelevanten Faktoren und die Erstellung eines Maßnahmenplans bei Eintreten eines Risikofalls. Außerdem steht das Risk Management in Verbindung zum Cost Management, denn für potentielle Risiken sollten immer Rücklagen im Projektbudget gebildet werden.
  • Procurement Management: Für ein zu erstellendes Produkt oder eine Dienstleistung werden häufig Dritte mit eingebunden. Im Procurement Management werden dementsprechend alle Prozesse abgebildet, die mit der Auswahl von Zulieferern und der Vertragsabwicklung mit diesen in Verbindung stehen (Vertragsangebote, Lieferantenauswahl etc.)
  • Stakeholder Management: In einem Projekt sind ausnahmslos immer verschiedene Interessensgruppen involviert. Der Projektmanager hat dafür Sorge zu tragen, dass die Bedürfnisse aller Stakeholder befriedigt werden. Dies geschieht häufig schon auf der Ebene einer aktiven Kommunikation mit der die Stakeholder in das Projekt eingebunden werden bzw. auf der ein aktiver Austausch stattfindet.

Bei PMI sind die Anzahl an Best Practices, häufig verwendeten Methoden und Prozessen nur Vorschläge für eine Nutzung. Der Projektmanager bekommt keine Kochanleitung sondern nur ein Rahmenwerk aus der er sich aus definierten Methoden das heraussucht, was für das jeweilige Projekt den größten Nutzen bringt. Das Projektteam ist für die Festlegung der angemessenen Vorgehensweisen im Projekt verantwortlich.

In den letzten Jahren gibt es allerdings einige Änderungen durch kürzer werdende Lebenszyklen, schneller werdende Prozesse und die feinere Unterteilung von Projekten in kleinere Teilprojekte. Hier setzen sich die Herangehensweisen des Agilen Projektmanagements mit Methoden wie Scrum zunehmend durch. Die Erklärung zur Scrum Infografik gibt es hier. Denn es gibt Projekte und Industrien in denen der klassische Ansatz zwar nach wie vor funktioniert, aber eine Vermischung von alten und neuen Ansätzen, oder gar ein Umschwung zu gänzlich neuen Methoden bevorsteht.

 

Literaturempehlungen:

PMBOK

PMP exam prep

 

Nützliche Zusatzinformationen:

PMP Training/Vorbereitungsvideos