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Tipps zur Auswahl Ihres Projektmanagement Tools

14. Dezember 2017/in Projectmanagement /von Vladimir Juric

Arbeiten Sie so, wie man es den Deutschen nachsagt? Haben Sie starre Hierarchien oder sind Sie schon im Jetzt angekommen? Schon seit mehreren Jahren entwickelt sich der Trend weg von starren, hierarchischen Organisationen hin zu flexiblen Projektarbeiten. Um diesen Weg zu unterstützen bietet es sich an, mit Projektmanagement Tools zu arbeiten. Nur welches ist das Richtige für Sie? Wir haben ein paar Tipps für Sie, wie Sie Ihre perfekte Anwendung finden können.

Lassen Sie die Auswahl Ihrer Projektmanagement Lösung nicht zur Qual werden

Auf dem Markt finden Sie bereits ein unüberschaubares Angebot an Projektmanagement Software. Weit über 300 Anbieter haben es sich zur Aufgabe gemacht Ihre Projekte zu unterstützen. Die Bandbreite reicht von extrem einfachen Tools bis hin zu unfassbar komplexen Anwendungen. Eine generelle Softwarelösung gibt es aber noch nicht.

Sie haben also die Qual der Wahl. Die Wahl der falschen Software kann fatale Folgen nach sich ziehen. Es entstehen Kosten. Zeitressourcen werden verbraucht. Arbeitskraft wird gebunden und dringende Aufgaben werden nicht mit bedarfsgerechten Tools angegangen. Um Szenarien dieser Art zu vermeiden, sollten Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement Software auf relevante Kriterien achten.

Sie sollten dabei in erster Linie auf die Funktionalität der Anwendung achten. Dabei spielt die Anwenderfreundlichkeit sowie der Fokus/Ausrichtung eine entscheidende Rolle. Entscheiden Sie sich für ein Tool, welches seinem Einsatzgebiet gerecht wird. Achten Sie auf Ihre individuellen Anforderungen und Ihre persönlichen Arbeitsweisen.

Ermitteln Sie Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen

Gleichen Sie im Vorfeld Ihre Projektziele mit Ihren Anforderungen an die Projektmanagement Lösung ab. Stellen Sie sich dabei folgende Fragen:

Welche Funktionen muss Ihre Projektmanagement Software beinhalten?
Wie anpassungsfähig muss die genutzte Projektmanagement Software sein?
Bietet sich eher eine In-Haus-Installation (On-Premise) oder die moderne Cloud-Variante an?
Ist es vorteilhaft, bestehende Software Plattformen mit einzubeziehen?

Bestimmen Sie gewünschte Klasse Ihres Projektmanagement Tools

Es gibt folgende Systeme zur Auswahl:

Single Projektmanagement Systeme
Multi Projektmanagement Systeme
Kollaborative Projektmanagement Systeme
Prozessorientierte Multi Projektmanagement Systeme
Ressourcenorientierte Multi Projektmanagement Systeme
Planungsorientierte Multi Projektmanagement Systeme
Serviceorientierte Multi Projektmanagement Systeme

Achten Sie auf die Ausrichtung bzw. den Schwerpunkt des Tools

Trennen Sie sich von den Projekttools welche von einer intensiven Planung und einem kontinuierlichen Controlling geprägt sind. Verwenden Sie eine Softwarelösung die genauso agil ist, wie Sie. Entscheiden Sie sich für ein Tool, in welchem Sie die Projektarbeit und die Prozessteuerung so flexibel wie möglich gestalten können.

Die Wasserfallmethode zeichnet sich durch ihr lineares Vorgehensmodell aus. Die jeweiligen Phasenergebnisse sind eine bindende Vorgabe für die nachfolgende Projektphase. Diese Projektmanagement Methode kann dann in Erwägung gezogen werden, wenn klare Abfolgen und Aufgabenstellungen vorliegen. Jedoch sind die agilen Projektmanagement- methoden entwickelt worden, um die bekannten Schwächen dieser klassischen Methoden zu umgehen. Agile Softwarelösungen führen Sie weg von den veralteten Handlungsweisen und lassen Sie schnell die Vorteile des agilen Arbeitens für sich entdecken.

Wählen Sie Ihre Projektmanagement Software nach Ihren individuellen Bedürfnissen. Überlegen Sie sich, welche Tools Sie für Ihre Projekte benötigen. Wenn Sie wissen, welche Inhalte Sie brauchen, können Sie Ihre Softwarelösung wählen. Wichtig ist dabei, dass die Anwendung all Ihre Bedürfnisse abdeckt.

Legen Sie den Funktionsumfang fest

Jedes Projekt stellt andere Anforderungen. Sie sind abhängig von der Branche, von der Unternehmensgröße und –form. Ebenso beeinflusst die Größe und die Komplexität eines Projektes, die Wahl einer passenden Projektmanagement Lösung. Je komplexer Ihre Projekte sind, desto umfassender solle dann auch die gewählte Anwendung sein.

Um schneller die Spreu vom Weizen zu trennen, können Sie individuelle K.O.-Kriterien aufstellen. Dabei sollten Sie berücksichtigen, dass eine Software mit einem ungemein umfangreichen Funktionsumfang nicht immer die Spreu ist. Vielmehr sollte das Programm mit den Arbeitsweisen im Unternehmen übereinstimmen, es sollte zur Zielerreichung beitragen und einen übersichtliche Darstellung des Projektes gewährleisten.

Finden Sie ein Tool welches zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt fällt es Ihnen leichter, dieses zu integrieren. Die Arbeitszeit wird minimiert und es kommt zu grundsätzlich weniger Fehlern und Projektverzögerungen.

Sind Sie bereit für die Cloud?

Bei der Entscheidung für ein cloudbasiertes Projektmanagement steht wieder die Flexibilität im Vordergrund. Sie benötigen keine Installation, Ihre Mitarbeiter können von allen Orten der Welt darauf zugreifen, Sie können mit allen Endgeräten an den Projekten arbeiten. Auch das Thema Sicherheit steht Ihnen beim Wechsel in die Cloud nicht mehr im Weg. Wenn Sie jedoch eine interne Lösung suchen, müssen Sie nicht unbedingt von web-basierten-Tools abweichen, es gibt Anbieter die ihre Anwendung als In-Haus-Installation anbieten. Der Vorteil an der Cloud-Lösung ist, dass Sie sich nicht selbst um die Server bzw. den Betrieb kümmern müssen.

Nehmen Sie ein flexibles Tool

Die Anforderungen Ihrer Projekte können sich ändern, achten Sie deshalb darauf, eine flexible Anwendung zu wählen. Sie sollten Ihre Projekte nicht Ihrem Tool anpassen müssen, sondern die Anwendung sich an Ihre Projektdynamik fügen. Mit einer agilen Anwendung können Sie auf Veränderung eingehen und unvorhergesehene Ereignisse nicht als Hindernis zu betrachten, sondern ganz einfach in Ihr Projekt integrieren.

Unser Fazit

Grundsätzlich müssen Sie die Erwartungen an Ihr Tool definieren, dabei individuelle Prioritäten setzen und entsprechend dieser, Ihre Anwendung wählen. Ob Methode, Ziel-/Nutzendefinition, Funktionsumfangs, Nutzerakzeptanz oder flexible Einsatzmöglichkeiten. Die Frage die sich stellt, lautet: „Was ist Ihnen im Bezug auf die Anforderungen und den Nutzen bei einer Projektmanagement Lösung bzw. einer Projektmanagement Software wichtig?“

Die Arbeit lohnt sich, denn die passende Anwendung vereinfacht die Projektarbeit, verbessert die Kommunikation und die Dynamik in Ihren Teams. Mit diesen Voraussetzungen, müssen Sie sich um die Nutzerakzeptanz nicht viele Gedanken machen…

Wie führe ich Objectives & Key Results (OKR) ein?

20. Oktober 2017/in Agile, Allgemein, HR, Productivity /von Vladimir Juric

Sie wollen in Ihrem Unternehmen mit Objectives & Key Results Ihre Ziele erreichen? Doch wie fängt man am besten damit an? Wie schafft man es, dieses Konzept erfolgreich in seinem Unternehmen oder Team einzuführen, ohne dass eine solche Initiative zum Rohrkrepierer wird?

1. Verstehen Sie OKR

Um OKR zu realisieren und um von den Vorteilen dieser Methode zu profitieren, muss Sie die Begeisterung von jedem Mitarbeiter wecken. Erklären Sie Ihren Kollegen das Konzept hinter OKR. Um auf dies Art die Unternehmensziele zu erreichen, müssen Sie jeden Mitarbeiter davon überzeugt haben. Zweifel könnten in der Transparenz oder Messbarkeit liegen. Der größte Unterschied liegt jedoch darin, dass es sich zwar um Kennzahlen handelt, mit welchen das Unternehmen seinen Erfolg greifbar machen kann, es sich jedoch zur Abwechslung nicht um eine Mitarbeiterbewertung und Leistungserhebung dreht. Die Mitarbeiter werden direkt an den Erfolg des Unternehmens gekoppelt und erfahren dadurch eine hohe Motivation.

2. Definieren Sie ihr Leitbild

Was wollen Sie mit Ihrem Unternehmen erreichen? Wo wollen Sie hin?
Nur wer das weiß, weiß wo seine Ziele liegen. Ein gute Möglichkeit bietet der Mission-Model-Canvas, basierend auf dem Business-Model-Canvas von Alexander Osterwalder.

3. Formulieren Sie Ihre Ziele für dieses Geschäftsjahr

Sammeln Sie alle Ziele, welche Sie gerne in diesem Geschäftsjahr erreichen würden und schreiben Sie diese nieder. Diese Ziele dienen Ihnen als Backlog, einem Art Ideen-/ Themenspeicher, auf den Sie immer wieder zurückgreifen können, um neue OKR‘s zu formulieren.

Gehen wir beispielsweise davon aus, dass wir bis Ende des Jahres ein neues Produkt einführen möchten, mit welchem Sie vor allem jüngere Kunden ansprechen wollen.

4. Nun erstellen Sie ihr erstes Objective

Betrachten Sie Ihre Jahresziele und überlegen Sie sich, wie sie diese erreichen könnten. Formulieren Sie Ihre ersten Objectives und lassen Sie bei der Wahl Ihrer O’s das Tagesgeschäft nicht außer Acht. Denken Sie daran diese sollen qualitativ und ambitioniert sein.

Sie können bei der Einführung dieser Methode zwischen zwei Methoden wählen:

* Unternehmensweite Einführung: Sie können versuchen möglichst viele Personen/Abteilungen einzubinden, indem Sie sehr umfangreiche und großzügig formulierte Objectives erstellen. Damit könnten Sie von Beginn an versuchen, alle Mitarbeiter einzubinden und von OKR zu überzeugen, gehen dabei allerdings auch das Risiko ein, dass der Versuch nach hinten losgehen wird, wenn Sie nicht die benötigten Ressourcen für das Change-Management zur Verfügung zu stellen.

* Schrittweise Einführung: Oder Sie beginnen mit wenigen Abteilungen und lernen aus der Einführung so viel möglich, ehe Sie es unternehmensweit einsetzen. Erfahrungsgemäß bietet sich dafür Marketing und Sales hervorragend an. Wenn die Einführung in diesen Abteilungen erfolgreich war und die Mitarbeiter von dieser Methode begeistert sind, können Sie OKR auf weitere Abteilungen ausweiten.

Weniger ist am Anfang mehr, beginnen Sie nicht gleich mit fünf Objektives, nehmen Sie sich am Anfang erst einmal weniger vor, es besteht im nächsten Quartal immer noch die Möglichkeit zur Steigerung. Zudem lernen Sie bei jedem Quartaldurchlauf dazu.

Ihr erstes Objective könnten sein: „Instagram als Marketing-Kanal erschließen“

5. Formulieren Sie die Key-Results (KR) zu Ihrem Objective

Was sind Ihre Schlüsselereignisse für dieses Objective. Machen Sie es messbar und bleiben Sie ambitioniert. Natürlich sollte alles im Rahmen des Realistischen bleiben, es bringt auch nichts überambitioniert zu agieren und damit Demotivation zu verbreiten.

Die möglichen Key Results (KR) wären:

Instagram als Marketinganal erschließen

einen Instagram Account eröffnen und 3 – 5 Bilder pro Woche posten, welche dem gesamten Profil ein Branding geben
einen eigenständigen, kurzen und einprägsamen Kampagnenhashtag entwickeln
50 Instagram Influencer für die Marketingkampagne gewinnen, welche perfekt zum Produkt passen
10.000 Follower gewinnen

6. Präsentieren Sie Ihre OKRs

Ihre Mitarbeiter sind bestimmt gespannt auf die ersten OKRs. Präsentieren Sie Ihnen diese und nehmen Sie das Thema bzw. die Einführung in die Hand. Am Anfang werden sich Ihren Mitarbeitern viele Fragen stellen, welche es zu klären gilt. Wer könnte was übernehmen? Wer kann welche OKR bilden? Bietet es sich an, ein KR als Inspiration für ein eigenes Objective zu nehmen oder genügt es direkt an dem KR zu arbeiten? Sobald OKR von jedem Mitarbeiter gelebt wird, werden Sie schnell die Eigendynamik und Motivation spüren. In kleineren Unternehmen können Sie die Mitarbeiter direkt in die OKR-Findung mit einbinden.

7. Fortschritt der Key Results messbar machen

Key Results können numerisch sein, dann ist es relativ leicht, den Fortschritt zu messen. Wenn es das Ziel ist 10.000 Follower zu gewinnen, kann man den Erfolg direkt ableiten und bewerten.

Bei Key Results dessen Erfolge nicht direkt ersichtlich sind – einen eigenständigen, kurzen und einprägsamen Kampagnenhashtag entwickeln – bietet es sich an, das Team die Einschätzung in Prozent selbst vornehmen zu lassen. Das Team kann in der Regel am besten beurteilen, ob und wie viel sie erreicht haben.

Bei anderen Key Results bietet sich eine Checkliste/Kanban-Board zur Bearbeitung an – Einen Instagram Account eröffnen und 3 – 5 Bilder pro Woche posten – hier sieht das Team jederzeit was zu tun ist und wie viele Aufgaben sie schon erledigt haben und so dem Endziel näher gekommen sind. Die Bewertung ergibt sich durch die Verrechnung der gesamten Tasks und den abgeschlossenen Tasks.

8. Verwaltung der OKRs

Am einfachsten lassen sich OKRs mit Hilfe von Excel Tabellen und ToDo-Listen verwalten. Die Objektives dienen als Titel und die Key Results als Tasks. Jedoch bieten sich hierfür auch Tools an, die sie nach der ersten oder zweiten OKR-Iteration unbedingt in Betracht ziehen sollten. Diese bieten vielfältige Möglichkeiten der Visualisierung und Strukturierung an.

Wenn Sie bereits in Ihrem Unternehmen agile Methoden wie z.B. Scrum eingeführt haben, empfiehlt es sich OKR nach Scrum zu organisieren. ORK und Scrum sind artverwandt und bieten im Zusammenspiel erhebliche Vorteile. Wenn Key Results direkt als Aufgabe ihren Weg in den nächsten Entwicklungs-Sprint finden, spielen Sie in der agilen Königsklasse.

Sie haben Interesse OKR in ihrem Unternehmen einzuführen und suchen ein entsprechendes Tool um ihre Objectives & Key Results managen zu können?

Kontaktieren Sie uns!

Google, LinkedIn, Intel arbeiten mit OKR - warum Sie das auch tun sollten!

13. Oktober 2017/in Agile, Allgemein, HR, Productivity /von Vladimir Juric

Objectives and Key Results

OKR ist eine Führungsmethode die in jedem Unternehmen Anwendung finden kann.
Sie hilft Ihnen Ihre Ziele zu formulieren und diese erfolgreich umzusetzen.

Firmen wie Google, LinkedIn, Intel arbeiten mit OKR. Aber auch kleinere und jüngere Unternehmen wie Westwing oder MyMüsli haben sich die Managementmethode der großen Visionäre zu eigen gemacht und begonnen, die Vorteile der OKR für sich zu nutzen.

Mit Hilfe von Objectives and Key Results können Sie, durch formulierte Quartalsziele und messbare Schlüsselergebnisse, Ihre Unternehmensziele konsequent verfolgen, agil agieren und Ihre Mitarbeiter motivieren!

Deshalb sollte Sie OKR in Ihrer Firma etablieren:

OKR hilft, Ihre Unternehmensziele zu konkretisieren und diese mit der Arbeit ihrer Mitarbeiter zu verbinden
OKR kann ein Wir-Gefühl schaffen und durch Transparenz und Kommunikation ihre Mitarbeiter motivieren
OKR bieten einen Rahmen für selbständiges Arbeiten und eigene Vorgehensweisen
Dadurch, dass OKR die Unternehmensziele direkt an die Arbeit der Mitarbeiter koppelt, verleihen sie der Arbeit Sinn Die Methode ist leicht zu verstehen und lässt sich somit schnell implementieren
OKR hilft bei der Priorisierung von Aufgaben
Mit OKR finden Sie den richtigen Fokus für das nächste Quartal
Mit OKR können Sie den Erfolg messbar machen, ohne dabei Leistungsdruck durch Performancebewertung auf die Mitarbeiter auszuüben
OKR verbindet die langfristige Visionen, Missionen, Werte und Strategien mit der kurzfristigen operativen Planung
OKR kann durch die Koppelung mit SCRUM Meetings und Abstimmungen beschleunigen
OKR erleichtert die richtige Verwendung knapper Ressourcen

OKR ist …

agil
In einem Rhythmus von 3 Montan werden Ziele gesetzt, realisiert und wieder hinterfragt. So kann sich Ihr Unternehmen den Marktveränderungen schnell anpassen.
simpel
Das Konzept ist einfach aber effektiv.
kontinuierlich
Jedes Quartal werden neue Ziele gesteckt und innerhalb der 3 Monate erreicht.
dynamisch
Im Unternehmen wird mit OKR abteilungsübergreifend zusammen gearbeitet.
transparent
Jeder Mitarbeiter kennt die Unternehmensziele und weiß wo es hin gehen soll.
motivierend
Die Mitarbeiter arbeiten direkt an den Unternehmenszielen mit und wissen genau welchen Zweck ihre Arbeit erfüllt.
ambitioniert
OKR’s werden ambitioniert formuliert, um sich keine Grenzen nach oben zu setzen.

OKR ist kein …

Mitarbeiterbewertungssystem
Nicht jede Führungsmethode muss den Menschen messbar machen. Diese dient vielmehr der Mitarbeitermotivation und der Förderung der Dynamik im Unternehmen. Negative Zielerreichungen werden nicht sanktioniert, sondern zur Verbesserung zukünftiger OKRs verwendet.
Starrer/ Hierarchischer Prozess
Anfänglich folgt auch OKR dem Top-Down Ansatz, da das Unternehmen die großen OKR vorgibt. Danach erfolgt jedoch die Inspiration eher von unten nach oben, da die Mitarbeiter eigene OKR bilden um die OKR des Unternehmens zu erreichen. OKR verbindet ca. 40% der Ziele des Managements mit 60% der Ziele aus dem operativen Bereich.
Selbstläufer
OKR ist eine Arbeitsweise und –Philosophie, welche vor allen im Unternehmen verstanden und gelebt werden muss, um mit Ihr die Ziele zu erreichen. OKR muss in die DNA des Unternehmens übergehen.

Die Objektives

Es werden maximal 5 Objectives pro Quartal vom Unternehmen definiert.
Diese sind qualitativ, herausfordernd, ambitioniert und knüpfen direkt an das Leitbild des Unternehmens an.

Wenn Sie sich beispielsweise das Jahresziel gesetzt haben, ein neues Produkt auf den Markt zu bringen, welches überwiegend jüngere Kunden ansprechen soll, so könnte ihr Objective lauten: „Instagramm als Marketingkanal erschließen“.
Die Objectives sind sehr ambitioniert gesteckt, das bedeutet, dass es nicht das Ziel ist, 100% der Objectives zu erreichen. Vielmehr wurde bereits ein Erfolg erzielt, wenn 60-80% erreicht wurden. Der Status des Objectives errechnet sich aus den messbaren Key Results, die Objectives alleine sind nicht messbar. Nicht erfüllte Ziele werden nicht zwangsläufig ins folgende Quartal übertragen – wenn drei Monate erfolglos oder gar nicht an einem Ziel gearbeitet wurde, sollte besser die Relevanz des OKR hinterfragt werden.

Key Results

Genauso ambitioniert (aber messbar) sind die Schlüsselereignisse welche zum Erreichen der Objectives beitragen. Zu jedem Objective werden Maximal 4 Key Results formuliert.
Gehen wir von unserem oberen Objective „Instagram als Marketingkanal erschließen “ aus, so könnte ein Key Results sein, „10.000 Follower auf Instagramm gewinnen“.
Dieses Ziel ist klar messbar. Die KR sind ambitioniert gesteckt. Auch hier ist das Ziel ebenfalls nicht bei 100% erreicht. Hier wurde ebenfalls bereits ein Erfolg erzielt, wenn 60-80% erreicht wurden.
Hierbei steht der Gedanke im Vordergrund, sich Luft nach oben zu lassen – Think Big- nicht das der Erfolg ab einem gewissen Punkt stagniert, nur da das Ziel erreicht wurde, obwohl mehr möglich gewesen wären. Warum bei 6000 Follower stoppen, wenn es auch 8000 hätten werden können.

Sollte es Probleme bei der Erfüllung der KR geben, ist das nicht auf die Leistung des Mitarbeiters zurückzuführen. Vielmehr sollte in Lernprozess beginnen. Hinterfragen Sie die Relevanz des Key Results oder ob die ambitionierten Erwartungen einfach zu hoch waren.

OKR im Unternehmen

Wie oben angedeutet geschieht der erste Schritt nach dem Top-Down Ansatz. Die Unternehmensführung definiert die neuen OKRs für das Quartal. Danach erfolgt die Inspiration von unten nach oben, die Mitarbeiter überlegen sich, wie sie durch Ihre Arbeit oder die Arbeit ihrer Abteilungen zum Erreichen der Unternehmensziele beitragen können. Nachdem alle Ziele definiert wurden, wird begonnen, an den Key Results zu arbeiten um die Objectives zu realisieren.
Alle Mitarbeiter ziehen an einem Strang und arbeiten Abteilungsübergreifend zusammen.
Auf jeder Ebenen dürfen maximal fünf OKR definiert werden. Das bedeutet das sich keine Abteilung oder einzelne Person mehr als 5 OKR zuweisen sollte.

Sie haben Interesse OKR in ihrem Unternehmen einzuführen und suchen ein entsprechendes Tool um ihre Objectives & Key Results managen zu können?

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Mach es Dir einfach: Agiles Projektmanagement für mehr Erfolg

27. Januar 2017/in Projectmanagement /von Vladimir Juric

Die Projektdeadline wurde zum dritten Mal verschoben, die Gesamtkosten sind doch höher als erwartet und die Motivation der Teammitglieder ist dementsprechend geschwächt. Das ist bei klassischer Projektplanung, die auch Wasserfallmethode genannt wird, oftmals an der Tagesordnung.

Was wäre, wenn man stattdessen den Zeit- und Kostenrahmen fest definiert und das Ergebnis als variabel ansieht? Oft kommen während des Projekts neue Erkenntnisse und Anforderungen zum am Anfang festgesetzten Ziel dazu, die nur schwer in den festen Projektplan integriert werden können.

Agiles Projektmanagement setzt auf wenige und einfache Regeln, mit denen das Projektteam selbstständig, effizient und flexibel an der erfolgreichen Fertigstellung des Projekts arbeitet.

Was ist agiles Projektmanagement

Wenn man das gesamte Projekt in kleine, flexibel anpassbare und sich wiederholende Unterschritte aufteilt, nennt man das agiles Projektmanagement. Dabei organisiert sich ein abteilungsübergreifendes Team selbst und hält durch Priorisierung und Anpassung der einzelnen Ziele das Projekt im Gang. Der Vorteil ist, dass zu jeder Zeit Änderungen möglich sind. Statt langwieriger Planung am Projektanfang setzt man somit auf kurzfristigere Planung und Abstimmung im Projektteam.

Bereits am Anfang stehen der Endtermin und die Kosten fest, das Ergebnis ist variabel und kann während des Projekts angepasst werden. Dabei ist die Frage welche Anforderungen können innerhalb des festgesetzten Rahmens umgesetzt werden?

Mittlerweile wird agiles Projektmanagement mit Scrum, Kanban & Scrumban erfolgreich in allen Geschäftsbereichen und Industrien verwendet. In verschiedenen Variationen wird es z. B. im Marketing, der Softwareentwicklung und der Eventplanung verwendet.

Was ist der Unterschied zu klassischem Projektmanagement

Bei der klassischen Wasserfallmethode wird der Umfang und Ergebnis des Projekts am Anfang festgelegt. Die Projektkosten und meist auch der Termin zur Fertigstellung werden geschätzt. Meist wird während des Projekts dann festgestellt, dass Zeit und Budget nicht ausreichen oder das aktuelle Ergebnis entspricht nicht den Anforderungen. Oft müssen während des Projekts der Termin zur Fertigstellung oder die Kosten angepasst werden um das festgesetzte Ziel zu erreichen.

Agiles Projektmanagement mit den Arbeitstechniken Scrum, Kanban & Scrumban

Bei Scrum führen viele Zwischenergebnisse zum Ziel

Bei Scrum gibt es vier Positionen für die Projektmitglieder. Das Projektziel wird durch den Produkt Owner festgesetzt, der Scrum Master sorgt für einen reibungslosen Projektablauf, das Arbeitsteam ist für die Umsetzung zuständig und die Stakeholder, die eine passive Position als Beobachter haben. Mittlerweile ist es deutschlandweit möglich sich zum zertifizierten Scrum Master oder zertifizierten Scrum Product Owner weiterzubilden und dadurch das eigene Team optimal im agilen Projektmanagement zu unterstützen.

Bei Scrum werden am Anfang die Anforderungen an das Ergebnis in einer Liste, dem sogenannten Product Backlog, zusammengefasst und priorisiert. Jeden Monat entscheidet das Team zusammen mit dem Product Owner welche Aufgaben erledigt werden. Diese Aufgaben werden in einzelne Arbeitsschritte untergliedert, die in einer Übersicht, dem Sprint Backlog, notiert werden.

Die einzelnen Arbeitsschritte sollen in einem vorher festgesetzten Zeitraum erledigt werden. Bewährt hat sich die Sprintlänge von 14 Tagen, je nach betrieblicher Anforderung kann dieser Zeitraum verkürzt bzw. verlängert werden.

Während eines Sprints trifft sich das Arbeitsteam jeden Tag für 15 Minuten zusammen (daily standup meeting) mit dem Scrum Master. In diesen kurzen Meetings wird besprochen an welchen Aufgaben die Teammitglieder arbeiten werden und auf welche Probleme sie während ihrer Arbeit gestoßen sind.

Nach erfolgreicher Fertigstellung eines Sprints werden wieder neue Aufgaben ausgewählt und der Arbeitsprozess startet von Neuem. Während der ganzen Zeit ist der Scrum Master dafür verantwortlich, dass alle Teammitglieder ihre Aufgaben verstanden haben und ungestört arbeiten können.

Vorteile von Scrum

Flexibilität & Einfachheit

Die Projektschritte können nach jedem Zyklus flexibel priorisiert werden.

Spezielle Anforderungen werden bei jedem Sprint durchdacht und umgesetzt.

Durch sich wiederholende, kleine Arbeitsschritte können Fehler schnell behoben werden.

Erfahrungen, die in einem Arbeitsschritt gesammelt werden, können bereits im nächsten Schritt angewendet werden.

Zufriedenheit

Durch Selbstbestimmung bei der Arbeit sind die Teammitglieder motiviert und zufrieden.

Transparenz bei der Planung und Aufgabenverteilung verhindert Unzufriedenheit im Team.

Alle Teammitglieder stimmen sich in den täglichen Meetings ab, das sorgt für enge Zusammenarbeit und ein “Wir-Gefühl”.

Durch einfache, leicht verständliche Regeln kann sich das Team auf die Aufgaben konzentrieren.

Transparenz

Durch regelmäßige Auswertung der Zwischenziele ist gut erkennbar, ob das Projekt im geplanten Zeit- und Kostenrahmen ist.

Tägliche Meetings und die Darstellung der einzelnen Aufgaben sorgen für Transparenz unter Kollegen.

Produktivität & Qualität

Einfache Projektregeln und wenig Pflegeaufwand ermöglichen eine hohe Zeitersparnis.

Abteilungsübergreifende Teams erreichen abgerundete Ergebnisse und sorgen für Wissensaustausch im Team.

Änderungen am Projektziel können leicht umgesetzt werden.

Kanban macht Arbeitsabläufe sichtbar

Der Begriff Kanban kommt aus dem Japanischen und bedeutet so viel wie „Tafel“. Denn um ein kontinuierliches Arbeiten zu erreichen, werden bei der Kanban Methode alle Aufgaben und Probleme auf einer Tafel festgehalten. Dieses System wurde 1947 bei Toyota in Japan entwickelt, um die Produktivität in der Produktion zu verbessern.

Die bei Kanban verwendete Tafel ist in Spalten und Zeilen aufgeteilt, dabei werden die Aufgaben meist auf einzelnen Zetteln notiert. Für die einzelnen Arbeitsschritte gibt es jeweils eine Spalte, dadurch können die Aufgaben, wenn sie im ersten Arbeitsschritt fertig gestellt worden sind in die nächste Spalte verschoben werden. Mittlerweile gibt es digitale Kanban/Scrum Boards, die besonders für Teams geeignet sind, die nicht am gleichen Ort arbeiten. Die Projektmitglieder holen sich von dieser Kanban Tafel selbstständig ihre nächsten Aufgaben, sobald sie mit einem Arbeitsschritt fertig sind.

Um zu erreichen, dass die Teammitglieder konzentriert und zügig arbeiten können, wird eine maximale Anzahl an Aufgaben pro Spalte definiert.

Auftretende Probleme werden an der entsprechenden Stelle dargestellt und nach Betrachtung behoben. Da sowohl Aufgabe und als auch Hindernisse an einer Stelle dargestellt werden, lassen sich auftretende Verzögerungen im Arbeitsprozess frühzeitig erkennen.

Im Gegensatz zu Scrum wird bei Kanban also das Projekt nicht aufgeteilt, es werden lediglich alle Arbeitsschritte und die auftretenden Hindernisse dargestellt. Kanban eignet sich eher für regelmäßig anstehende Aufgaben und kleine Projekte.

Kostenloser Download

Vorteile bei Kanban

Transparenz

Klare Übersicht des Projektstands durch Darstellung und Gliederung aller Aufgaben.

Effizienz

Probleme können eindeutig und frühzeitig identifiziert werden.
Konzentriertes, fokussiertes Arbeiten der Projektmitglieder wird ermöglicht.
Wiederkehrende Probleme können leicht erkannt und behoben werden.

Schnelligkeit

Die Begrenzung der Aufgaben pro Arbeitsschritt sorgt für eine schnelle Abwicklung.
Multitasking und regelmäßiges Verschieben der Aufgaben wird vermieden.

Flexibilität

Wegen der wenigen Regeln ist das Kanban Prinzip individuell anpassbar.

Zufriedenheit

Die Selbstbestimmung bei der Arbeit macht die Teammitglieder motiviert und zufrieden.
Durch einfache Regeln kann sich das Team auf die einzelnen Aufgaben konzentrieren.

Scrumban – die Arbeitsmethoden von Scrum werden mit Kanban dargestellt

Mit Scrum zu arbeiten erfordert vom Projektteam viel Disziplin. Mittlerweile hat sich als dritte, agile Projektmanagementmethode Scrumban entwickelt, die eine Mischung aus Scrum und Kanban ist. Häufig wird Scrumban nicht als solches eingeführt, vielmehr entsteht es in der betrieblichen Praxis. Projektteams, die bereits Kanban nutzen, fangen beispielsweise an, sich täglich zu treffen (daily standup meeting) und verwenden noch weitere Elemente aus Scrum, wie die Arbeitsaufteilung in Sprints. Denn oft ergibt sich Scrumban daraus, dass der Arbeitsprozess auf dem Kanban Board dargestellt wird und gleichzeitig je nach Unternehmen einzelne Elemente aus Scrum verwendet werden.

Das ermöglicht eine starke, flexible Anpassung an das Unternehmen und bietet die Vorteile beider Methoden. Dabei ist es wichtig die Elemente sinnvoll zu kombinieren und darauf zu achten, dass die grundlegenden Prinzipien erhalten bleiben. Bei falschem Aufweichen der Regeln kann es zu Fehlern im Projekt führen. Denn wenn z. B. der Scrum Master zum alt bekannten Projektmanager gemacht wird, dann kann das Arbeitsteam die anstehenden Aufgaben nicht mehr eigenverantwortlich auswählen und ist deswegen in kürzester Zeit überfordert.

Agiles Projektmanagement im eigenen Unternehmen

Vielseitig in fast jedem Unternehmen einsetzbar, macht agiles Projektmanagement für Projektteams und Management einen großen Unterschied im täglichen Arbeiten. Durch leicht verständliche Regeln, Flexibilität und stetige Verbesserung an bestehenden Prozessen ist es eine Arbeitsmethode, die für hochwertige Ergebnisse und Zufriedenheit im Team sorgt.

Für den einfachen Wechsel von der Wasserfallmethode hin zu agilem Projektmanagement mit Scrum oder Kanban gibt es Workshops und Agenturen, die Betriebe professionell unterstützen. Dabei ist es wichtig, sich das eigene Unternehmen mit den existierenden Strukturen anzusehen und dann ein individuell angepasstes, agiles Projektmanagement einzuführen. Wer diese Variante des Projektmanagements erst einmal ausprobieren möchte findet evtl. unsere Kanban Vorlagen und Checkliste zum Ausdrucken hilfreich.

Habt Ihr schon Erfahrungen mit agilem Projektmanagement gemacht? Denkt Ihr darüber nach es bei Euch im Unternehmen einzuführen?

Schreibt uns unter info@tivity.one, wir freuen uns auf Euer Feedback.