Onboarding

Onboarding ist nicht alles – aber ohne Onboarding ist Ihre Mitarbeiterbindung nichts! 

Nutzen Sie Ihr Onboarding zur Mitarbeiterbindung

Beim Onboarding werden viele organisatorische Prozesse abgewickelt, welche vermutlich über die Jahre standardisiert wurden oder gerade standardisiert werden und oft mit Hilfe von Checklisten abgearbeitet werden. Bei diesen ganzen Tasks darf man aber auf gar keinen Fall die zwischenmenschlichen Aspekte des Mitarbeiter-Onboardings vergessen. Sie begrüßen schließlich Ihren neuen Mitarbeiter oder Kollegen und somit ein neues Mitglied ihres Teams.

Man könnte zum Beispiel die Einarbeitungsunterlagen stumpf durchgehen und alle Dokumente unterschreiben lassen oder man könnte den ersten Tag nutzen um ein erstes Miteinander zu schaffen. Warum lässt man nicht zur Abwechslung alle wichtigen Dokumente (Datenschutzvereinbarung, Code of Conduct, etc.) vorab mit dem Vertrag zukommen und unterschreiben, um die Bürokratie am ersten Tag möglichst gering zu halten?

Viele nette Kleinigkeiten lassen sich vorab planen und vorbereiten.

Geben Sie Ihrem Mitarbeiter das Gefühl, dass Sie sich genauso auf Ihn gefreut haben, wie er sich auf Sie gefreut hat. 

 

Nehmen Sie sich Zeit

Stellen Sie sich vor, Sie kommen an Ihren neuen Arbeitsplatz und keiner fühlt sich so recht für sie verantwortlich. Sie sitzen die erste halbe Stunde auf irgendeinem Sofa und warten auf Ihre neuen Kollegen.

Damit sich der Neue Mitarbeiter gleich aufgenommen fühlt, blocken Sie sich am ersten Tag genügend Zeit, um ihn an die Hand zu nehmen und ihn gut in sein neues Arbeitsumfeld einzuführen.

Kleiner Tipp: Schicken Sie doch dem Team vorab schon einmal eine Mail und stellen Sie den neuen Kollegen vor, damit jeder weiß wer wann kommt.

 

Begrüßen Sie ihn herzlich

Legen Sie den Termin für seinen ersten Arbeitstag etwas später als den normalen Beginn. Eine Stunde nach offiziellem Start sind alle Kollegen angekommen, haben die ersten dringenden Sachen erledigt und es ist Zeit für den ersten Kaffee. Da sie sich genug Zeit geschaffen haben, können Sie ihn entspannt begrüßen und allen Mitarbeitern in Ruhe vorstellen.

 

Nehmen Sie ihn mit in die Mittagspause

Lassen Sie Ihren neuen Kollegen nicht im Regen stehen. Gerade zu den Pausenzeiten kann Unsicherheit auftreten; Bei wem soll er mitgehen? Wer möchte Ihn dabeihaben? Wer bleibt lieber unter sich? etc. etc. Damit genau dies nicht passiert, vereinbaren Sie vorher mit Ihrem neun Mitarbeiter das gemeinsame Mittagessen, so muss er sich keine Gedanken machen.

 

Bereiten Sie den Arbeitsplatz vor

Passwörter, Zugänge, Berechtigungen legen oft lange Wege zurück, bis sie schließlich am Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters angewandt werden können. Sorgen Sie demnach schon mal vorab dafür, dass alle wichtigen Arbeitsmaterialien vorhanden, der Rechner aufgesetzt und die benötigten Applikationen installiert sind. Dann kann der Mitarbeiter gleich in den ersten Tagen loslegen. Und bitte nicht vergessen: Die Computer liegen nicht im Vorratsraum rum, sondern müssen gegebenenfalls bestellt werden. Das gilt ebenso für die benötigten Softwarelizenzen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, für die Vorbereitung einen gewissen Vorlauf  einzuplanen.

Wenn sie bei Ihrem neuen Mitarbeiter einen bleibenden Eindruck hinterlassen möchten, können Sie mit einem Essensgutschein, etwas zu Naschen oder etwas Ausgefallenem wie einem Gutschein für einen Kickerunterricht trumpfen.

Es gibt nur einen ersten, ersten Tag in ihrem Unternehmen.

Verpassen Sie nicht die Gelegenheit ihrem neuen Mitarbeiter so viel positiven Gesprächsstoff wie möglich mit nach Hause zu geben, denn er wird diese Eindrücke noch sehr oft erzählen. Günstiger werden Sie Employer Branding nicht betreiben können.

 

Geben Sie ihm einen Buddy

Teilen Sie Ihrem Mitarbeiter einen Paten zu. Dieser kann Ihn in den nächsten Wochen mit Rat und Tat zur Seite stehen und Ihm dabei helfen, im Kollegenkreis anzukommen. Er nimmt ihn mit in die Besprechungen, Pausen und erklärt ihm die ungeschriebenen Gesetzte des Unternehmens und der Abteilungen.

 

Lassen Sie ihn ein Teil des Big Pictures werden

Jedes Unternehmen/Team arbeitet anders, nehmen Sie sich Zeit Ihrem neuen Mitarbeiter diese näher zu bringen und geben Sie ihm die Möglichkeit sich einzufinden. Ein Unternehmen muss seine Mission und seiner Werte leben und dafür müssen sie von den Mitarbeitern gelebt werden.

 

Geben Sie ihm einen Leitfaden an die Hand

Viele Fragen in der ersten Zeit wie: „Was ist, wenn ich krank bin?“, „Wie laufen die Pausen ab?“, „Wie läuft die Zusammenarbeit?“, „Erster/Letzter im Büro?“ „Musik?“ „Arbeitszeiten?“, „Homeoffice?“, „Uraub?“ und vieles mehr….

Vielleicht haben Sie sich die Zeit genommen und einen schön aufbereiteten Leitfaden erstellt, in welchem noch mal alle Gewohnheiten/Besonderheiten/Regelungen niedergeschrieben sind. Senden Sie im dieses Dokument als Anhang an einer netten Willkommens E-Mail. Wenn er sich unsicher ist, kann er jederzeit darauf zurückgreifen.

 

Geben Sie ihm etwas Zeit für sich

Viele neue Eindrücke prasseln am Ersten Tag auf neue Mitarbeiter ein, geben Sie ihnen deshalb Zeit zum Durchatmen. Vielleicht kann sich der Neue den Leitfaden in Ruhe durchlesen, sich mit den neuen Programmen oder mit dem Intranet vertraut machen, sich die Termine der nächsten Tage ansehen oder die ersten Eindrücke reflektieren.

 

Aber lassen Sie ihm keine Zeit für Langeweile

Mitarbeiter sind am Anfang besonders Motiviert und energiegeladen, nutzen Sie dies um Ihn an das Arbeitspensum zu gewöhnen. Geben Sie ihm gleich die ersten kleinen Aufgaben, lassen Sie ihn mitwirken. Produktive Arbeit motiviert und fördert das Zugehörigkeitsgefühl. Besprechen Sie zusammen die Ziele der nächsten Tage.

 

Schicken Sie ihn pünktlich in den Feierabend

Schicken Sie ihn die ersten Tage nach Hause. Gerade zu Beginn möchte kein Mitarbeiter das Gefühl vermitteln schnell Nachhause zur wollen. Aber gerade die ersten Tage sind informationsreich und anstrengend. Schicken sie Ihn pünktlich nach Hause und nehmen Sie ihm die Ungewissheit wann er gehen darf.

 

Bleiben Sie authentisch

Bleiben Sie immer Sie selbst. Es gibt viele Trends, nicht jeder muss mitgemacht werden. Schmücken Sie sich nicht mit Werten oder Besonderheiten welche am Ende doch nicht gelebt werden.Wenn Ihr Unternehmen der Typ Krawattenträger ist, dann tragen sie eine. Der Neue freut sich, wenn er nicht die Katze im Sack gekauft hat.

 

Geben und nehmen Sie Feedback

Vergessen Sie bitte nicht, dass das Mitarbeiter-Onboarding nach dem 1. Tag noch nicht beendet ist.  Es gibt die unterschiedlichsten Rhythmen, 1 Tag – 1 Woche – 1 Monat, 3 Stunden – 3 Tage – 3 Wochen – 3 Monate…. Wichtig ist nur, dass Sie sich für Ihren neuen Mitarbeiter interessieren und es Ihnen wichtig ist, dass er gut in Ihrem Unternehmen ankommt. Ebenso sollten Sie Ihrem Kollegen die Chance geben, Feedback an Sie zu richten. Nutzen Sie dabei die Möglichkeit und erfragen Sie, wie ihm das Onboarding gefallen hat und ob er Ideen hat, wie man es weiter verbessern könnte. Wenn Sie ein positives Feedback erhalten haben, fragen Sie ob er nicht gewillt ist, seine Meinung bei kununu oder glassdoor weiterzugeben.

 

Nutzen Sie Tools für Ihren Onboarding-Plan

Die Checklisten, Feedbackgespräche, Schulungen, Trainings müssen geplant, als auch umgesetzt werden. Erstellen Sie bereits im Vorfeld die Termine und laden Sie die benötigten Personen dazu ein. Nutzen Sie für die Checklisten Tools, mit denen Sie jederzeit ein genauen Überblick zu Status und Fortschritt einsehen können und die Aufgaben ganz klar aufgeteilt, zugewiesen und mit einer Fälligkeit versehen sind. Nichts ist schlimmer als eine Checkliste in Word oder Excel, die nach dem ersten Tag nicht mehr aktualisiert worden ist…

 

Fazit 

Am Ende können wir Ihnen nur sagen, bleiben Sie authentisch. Jeder weiß, dass der erste Tag immer aufregend und spannend ist, nehmen Sie dem Neuen die Anspannung und zeigen Sie ihm warum er sich für Sie entschieden hat. Nur die Mitarbeiter die sich wohl fühlen, entwickeln Leidenschaft für Ihr Unternehmen. Und wer weiß, vielleicht lesen sie auch auf kununu und Co. darüber.