Leistungssteigerung im Job durch die Pomodoro Technik
Wer kennt es nicht, Aufgaben tagelang vor sich herzuschieben? Oder sich einfach nicht dauerhaft konzentrieren zu können? Ich habe oft Probleme mit Selbstdisziplin und Konzentration. Oft schaffe ich es erst mit Zeitdruck meine Aufgaben zu erledigen. Aber produktiv sein geht auch anders, ohne Angst vor Deadlines und Zeitdruck, zum Beispiel mit der Pomodoro- Technik.
Was ist Pomodoro?
Pomodoro ist eine Zeitmanagement Methode, die das Ziel hat, die Konzentration möglichst lange konstant zu halten. Das funktioniert indem man in Blöcken von 25 Minuten arbeitet und danach eine Pause von fünf Minuten macht. Die Pause ist wichtig, damit man danach erfrischt in die nächste Arbeitsphase starten kann.
Die Pomodoro- Technik gibt es schon seit den 80ziger Jahren. Sie wurde von Francesco Cirillo entwickelt und verwendet einen Kurzzeitwecker, um die zu erledigende Arbeit in Blöcke – die sogenannten Pomodori – und darauffolgende Pausenzeiten einzuteilen. Der Name Pomodoro stammt von dem Küchenwecker, den Cirillo durch Zufall bei seinen ersten Versuchen, eine Zeitmanagement Methode zu entwickeln, benutzte.
Im Gegensatz zu Techniken wie Getting Thing Done (GTD) ist es das Ziel von Pomodoro, insgesamt produktiver zu sein. Für die Pomodoro- Technik ist zwar einiges an Selbstdisziplin nötig, dafür hat sie auch vielen Vorteile, wie zum Beispiel die eigene Leistung besser und bewusster wahrzunehmen. Damit eignet sich die Pomodoro -Technik gut für Menschen, die solange ein Problem mit der Motivation haben, bis sie unter Zeitdruck stehen.
Was braucht man für Pomodoro?
Um mit der Pomodoro– Technik zu arbeiten braucht man nur einige wenige Werkzeuge. Und zwar sind es Dinge, die sogar jeder zu Hause hat:
- einen Wecker (Kurzzeitwecker, Handywecker, Stoppuhr etc.) Es gibt sogar einige Apps, extra mit Pomodoro
- einen Stift
- eine To Do Liste mit den zu erledigenden Aufgaben zum Abhaken
- das Arbeitsgerät (Laptop, PC, Tablet, Collegeblock etc.)
Wie funktioniert Pomodoro?
Die Grundlegenden Prinzipien des Systems sind einfach und effektiv. Man kann die Pomodoro Technik in 6 Arbeitsschritte einteilen.
1.) Eine Aufgabe auswählen, die erledigt werden muss.
Welche Aufgabe mit Pomodoro erledigt wird ist grundsätzlich nicht von Belang. Etwas was schnell geht, länger dauert oder einfach etwas, was man schon länger vor sich herschiebt. Wichtig ist nur, dass etwas gewählt wird, das die ungeteilte Aufmerksamkeit verlangt.
2) Einen Wecker auf 25 Minuten stellen
Es hilft zu Beginn in sich zu gehen und sich im Geiste zu sagen: Ich werde jetzt 25 Minuten ohne Unterbrechung an dieser Aufgabe arbeiten. Ich schaffe das. Es sind nur 25 Minuten. Dann kann es losgehen.
3) 25 Minuten (ein Pomodoro) konzentriert an der Aufgabe arbeiten, bis der Wecker klingelt
In dieser Zeitspanne ist es wichtig, nur an dieser einen Aufgabe zu arbeiten. Sollte einem während dem laufenden Pomodoro etwas einfallen, was ebenfalls erledigt werden muss, schreibt man es sich schnell auf die To-Do Liste. Die eigentliche Aufgabe soll für die neue Aufgabe nicht unterbrochen werden.
4) Wenn der Wecker klingelt, ein Häkchen an die Aufgabe setzen
Herzlichen Glückwunsch, du hast 25 Minuten ohne Unterbrechung an einer Aufgabe gearbeitet. Zur Belohnung darf man die Aufgabe auf der To-Do Liste abhaken.
5) Fünf Minuten Pause machen!
Um es seinem Gehirn leichter zu machen, sollte man die Pause mit etwas verbringen, dass nichts mit der Arbeit zu tun hat. Man könnte sich zur Belohnung einen Kaffee aus der Küche holen, sich mit einem Kollegen unterhalten, meditieren oder falls möglich, ein kurzes Stück spazieren gehen.
6) Alle vier Pomodoros eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten einlegen.
Nach vier erledigten Pomodoros von jeweils 25 Minuten, sollte man seinem Gehirn eine längere Pause gönnen. Die Zeitspanne sollte zwischen 20 und 30 Minuten liegen. Diese Zeit kann das Gehirn nutzen, um sich zu erholen, die neuen Informationen zu verarbeiten und sich auf die nächsten Arbeitsphasen vorzubereiten.
6 wichtige Regeln im Umgang mit Pomodoro
Die Pomodoro– Technik beinhaltet sechs Regeln an die man sich unbedingt halten sollte.
1)Ein Pomodoro ist unteilbar. Störungen sollten möglichst eliminiert werden. Man muss zwischen internen und externen Unterbrechungen unterscheiden. Interne Störungen wie zum Beispiel eine Erinnerung an eine noch zu erledigende Aufgabe. Diese können vermieden werden, indem man nur den Kerngedanken während eines Pomodoro kurz notiert, um sich später damit zu befassen. Externe Störungen durch Kollegen oder eingehende Emails sind schwieriger zu verhindern. Es empfiehlt sich sein Email Programm und sein Telefon während eines Pomodoros auszuschalten. Den Kollegen mit einer dringenden Frage sollte man auf später vertrösten.
2) Wenn eine Aufgabe so komplex ist, dass sie mehr als 5 bis 7 Pomodoros in Anspruch nimmt, sollte man sie in kleinere und weniger komplexe Aufgaben unterteilen.
3) Andersherum gilt das auch. Wenn eine Aufgabe deutlich weniger Zeit als 25 Minuten in Anspruch nimmt, sollte man sie mit anderen Aufgaben kombinieren.
4) Läuft ein Pomodoro erst einmal, wird er auch beendet. 
Man sollte nicht aufhören zu arbeiten, bis der Wecker klingelt. (Wenn sich eine Unterbrechung mal garnicht vermeiden lässt, sollte man besser wieder mit einem neuen Pomodoro beginnnen, als den laufenden Pomodoro fortzusetzen)
5) Immer positiv denken! Der nächste Pomodoro wird besser. Niemand ist perfekt und Übung macht den Meister.
6) Die Pomodoro- Technik sollte nicht für Freizeitaktivitäten genutzt werden. Seine Freizeit sollte man genießen und mit der Arbeitszeit gedanklich trennen.
Warum Pomodoro? 4 Vorteile der Pomodoro- Technik
1) Die Pomodoro-Technik arbeitet mit der Zeit und nicht gegen sie
Für viele Menschen ist die Zeit grundsätzlich der Feind. Wir sind es nun mal gewöhnt unter Zeitdruck zu arbeiten, uns an Deadlines zu halten und unter Stress zu stehen. Oft liegt das daran, dass wir unsere Zeit nicht effektiv nutzen. Pomodoro hilft dabei, mit der Zeit zu arbeiten und nicht gegen sie. Durch Steigerung unserer Produktivität, kann mehr Arbeit in weniger Zeit erledigt werden.
2) Die Pomodoro- Technik vermindert die Gefahr eines Burnouts
Wenn man sich an das Pomodoro- System mit seinen Arbeitsphasen und regelten Pausen hält, ist es fast unmöglich sich zu überarbeiten. Generell hilft Pomodoro bei der alltäglichen Stressbewältigung im Büro.
3) Die Pomodoro- Technik bringt einem bei, mit Ablenkungen umzugehen
Egal, ob eine Whatsapp Nachricht, ein Kollege, ein Gedanke oder eine E-Mail, Pomodoro hilft dabei mit den alltäglichen Ablenkungen umzugehen. Denn fast jede Ablenkung kann erstmal warten. Somit steigert die Pomodoro- Technik die Produktivität beim Arbeiten.
4) Die Pomodoro- Technik schafft eine bessere Work / Life Balance
Wenn man sich an die Pomodoro-Technik hält, steigert man seine Produktivität. Gesteigerte Produktivität führt dazu, dass man an einem Arbeitstag mehr schafft. Den meisten Menschen fällt es deutlich leichter, ihre Freizeit zu genießen, wenn sie das Gefühl haben im Büro etwas geschafft zu haben. Somit schafft Pomodoro eine bessere Work / Life Balance.
Nützliche Zusatzinformationen:
Video : How to Stop Procrastinating: The Pomodoro Technique
The Pomodoro Technique by Francesco Cirillo
Francesco Cirillo
